9 tendenze nei viaggi d'affari da tenere d'occhio

I viaggi d'affari sono destinati a subire cambiamenti significativi nel prossimo anno. Dall'integrazione tra lavoro e tempo libero, all'evoluzione del ruolo delle società di gestione dei viaggi, diverse tendenze stanno plasmando il futuro dei viaggi aziendali, con un impatto sulle operazioni, sulle finanze e sulla tecnologia.

Comprendere queste tendenze aiuta i viaggiatori e i dirigenti a prepararsi a rispondere in modo strategico per garantire la massima efficienza, il risparmio dei costi e politiche di viaggio efficaci. Scopri 5 motivi per viaggiare con maggiore sicurezza.

Ecco una panoramica delle nove tendenze del settore dei viaggi d'affari. 

1. La Trasformazione Digitale nei viaggi d'affari

La tecnologia svolge da tempo un ruolo chiave nella gestione dei viaggi e si prevede che la sua influenza sia destinata a crescere nel 2024. Dai portali di prenotazione aziendale online ai programmi di gestione dei viaggi basati su cloud, la tecnologia sta rendendo i viaggi d'affari più facili ed efficienti.

La tecnologia per la gestione delle interruzioni dei viaggi sta diventando sempre più disponibile, monitorando voli e treni e avvisando i viaggiatori e i loro datori di lavoro di ritardi, cancellazioni e alternative. Questi strumenti aiutano a ridurre al minimo le interruzioni e i tempi di inattività e a creare o avviare rapidamente piani di riserva.

Anche il miglioramento dell'accesso a Internet in volo è in corso, in quanto le compagnie aeree e i vettori di telefonia mobile collaborano per fornire connessioni Internet ad alta velocità, consentendo ai dipendenti di rimanere produttivi anche ad alta quota.

Le code virtuali consentono ai viaggiatori di prenotare un posto in fila in vari punti di controllo dell'aeroporto, invece di aspettare in una fila fisica. L'aeroporto internazionale di Seattle-Tacoma è stato uno dei primi negli Stati Uniti a utilizzare questa tecnologia per risolvere l'affollamento delle file di controllo.

L'intelligenza artificiale e il machine learning stanno progredendo e aiutando gli assistenti virtuali a comprendere le preferenze dei viaggiatori e a fornire risultati di ricerca più personalizzati. Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale forniscono anche aggiornamenti in tempo reale sullo stato dei voli, check-in virtuali, check-out e avvisi di offerte.

2. "Bleisure Travel": mescolare affari e tempo libero

Il concetto di viaggio “bleisure” che prevede la combinazione di viaggi di lavoro e attività di svago, ha acquisito un notevole slancio, soprattutto tra i professionisti più giovani. Questa tendenza riflette un cambiamento di atteggiamento nei confronti dell'equilibrio tra lavoro e vita privata, con i dipendenti che sfruttano la flessibilità dei viaggi per esplorare nuove destinazioni e immergersi in esperienze culturali diverse. Dal prolungamento dei viaggi di lavoro all'inserimento di attività ricreative nei loro itinerari, i viaggi bleisure offrono un approccio nuovo ai viaggi aziendali.

La tendenza dei "viaggi bleisure" consente inoltre ai dipendenti di lavorare ovunque, controllando i fogli di calcolo a bordo piscina oppure partecipando alle riunioni in una località di montagna. Un recente sondaggio condotto da Ernst & Young su 16.000 dipendenti ha rilevato che:

• il 90% dei dipendenti desidera flessibilità su quando e dove lavorare
• il 54% lascerà il lavoro se non ottiene la flessibilità desiderata
• il 65% ritiene che una modalità di lavoro ibrida possa aumentare la produttività e la creatività
• Il 54% ritiene che abbia un impatto positivo sulla capacità di risolvere i problemi in modo efficiente

In un podcast di SAP Concur Conversations, Rachel D'Argenio, Americas Mobility Market Leader di EY, ha sottolineato che il lavoro ibrido, compreso il tempo libero, è molto complesso, con questioni politiche, fiscali, di mantenimento e di produttività da risolvere.

"Quando si guarda al lavoro remoto o ibrido, le aziende pensano: <<Permetto solo il lavoro da casa o permetto il lavoro da qualsiasi luogo, ma cosa significa veramente?>>", ha detto D'Argenio.

3. Iniziative di sostenibilità: integrazione di pratiche eco-compatibili nei programmi di viaggio

Con la crescente consapevolezza dei problemi ambientali, la sostenibilità è emersa come una considerazione chiave nei viaggi aziendali. Le organizzazioni stanno sempre più abbracciando pratiche eco-compatibili, come optare per modalità di trasporto alternative, scegliere alloggi con certificazioni ecologiche e implementare politiche di viaggio senza carta. Dando priorità alla sostenibilità, le aziende non solo riducono il loro impatto sulle emissioni di carbonio, ma dimostrano anche il loro impegno verso la responsabilità sociale.

Per esempio, alcuni viaggiatori cercheranno alternative al viaggio in aereo, altri chiederanno itinerari e conferme di viaggio senza carta, cercheranno di soggiornare in hotel che utilizzano pratiche sostenibili o cercheranno di noleggiare auto elettriche quando sono in viaggio. I dipartimenti di viaggio aziendali stanno anche producendo relazioni annuali che quantificano ed evidenziano il loro impegno per la sostenibilità.

4. Sicurezza e benessere: trend sulla sicurezza dei viaggiatori

Le conseguenze della pandemia hanno sottolineato l'importanza della sicurezza e del benessere dei viaggiatori. Con la graduale ripresa dei viaggi, si stanno implementando protocolli di sicurezza rigorosi per garantire la salute e la sicurezza dei viaggiatori. Tecnologie come lo screening self-service dei passeggeri e l'identificazione biometrica stanno rivoluzionando la sicurezza aeroportuale, migliorando l'efficienza e riducendo al minimo i contatti. Inoltre, le aziende danno priorità al benessere dei dipendenti, offrendo risorse e supporto per affrontare i problemi di salute fisica ed emotiva durante il viaggio.

La TSA sta per introdurre lo screening self-service dei passeggeri PreCheck all'aeroporto internazionale Harry Reid di Las Vegas, con l'obiettivo di ridurre il numero di perquisizioni. I passeggeri entrano in una console di controllo individuale e scansionano il proprio documento d'identità. La tecnologia esegue quindi una scansione dei bagagli alla ricerca di oggetti proibiti e controlla i passeggeri. Le porte di ingresso e di uscita sono automatizzate e, in caso di problemi, il personale della TSA viene avvisato per fornire assistenza.

La biometria avrà probabilmente un ruolo sempre più importante nei controlli, sostituendo alla fine l'identificazione fisica e accelerando i tempi di controllo.

In una realtà di viaggio post-pandemia, gli obblighi di diligenza del datore di lavoro assumono componenti sempre più complesse. Oltre a proteggere i dipendenti durante i viaggi, gli obblighi di diligenza si concentrano sempre più sul benessere dei dipendenti, con particolare attenzione alla salute fisica ed emotiva. Nuovi programmi stanno anche cercando di ampliare le definizioni di benessere dei dipendenti per rispondere alle esigenze specifiche dei viaggiatori.

5. Strategie di budgeting e risparmio: ottimizzare la qualità senza compromessi

In un'epoca di incertezza economica, l'ottimizzazione dei costi rimane una priorità assoluta per le organizzazioni. Le soluzioni integrate per la gestione dei viaggi e delle spese consentono alle aziende di snellire i processi, ridurre le spese amministrative e ottenere risparmi significativi. Consolidando le spese di viaggio e sfruttando l'analisi dei dati, i professionisti della finanza possono ottenere preziose informazioni sui modelli di spesa, identificare aree di ottimizzazione e negoziare accordi favorevoli con i fornitori di viaggi, il tutto semplificando e snellendo il processo di viaggio aziendale sia per i viaggiatori che per i travel manager.

6. L'evoluzione delle Travel Management Companies (TMCs): cosa c'è di nuovo?

Con l'evolversi delle dinamiche dei viaggi d'affari, le Travel Management Companies (TMCs) si stanno adattando per soddisfare le mutate esigenze dei viaggiatori e delle organizzazioni. Approcci digital-first, iniziative di sostenibilità e opzioni di prenotazione flessibili stanno ridisegnando il panorama delle TMCs. Inoltre, le TMCs stanno sfruttando tecnologie avanzate per migliorare l'esperienza degli utenti, snellire i processi di prenotazione e fornire servizi personalizzati in base alle preferenze individuali.

L'approccio digital-first, insieme all'attenzione per la sostenibilità e il lavoro ibrido, fanno si che le TMCs devono essere versatili e in grado di offrire più modalità di trasporto e di alloggio per soddisfare i diversi dati demografici e le aspettative dei viaggiatori.

Le TMCs devono anche essere agili per far fronte al crescente numero di interruzioni del viaggio a livello globale dovute alle condizioni meteorologiche e alle aspettative di riduzione delle emissioni di carbonio delle aziende.

L'autoprogrammazione e la prenotazione continuano ad aumentare, il che significa che le TMCs stanno dedicando tempo alla messa a punto delle interfacce utente sulle applicazioni web e mobile. La semplificazione del processo di prenotazione contribuisce a migliorare l'efficienza dei viaggiatori (e dei loro assistenti) e a portare a migliori tassi di adozione.

7. Collaborazione tra dipartimenti: allineare i viaggi d'affari agli obiettivi dell'organizzazione

In un ambiente aziendale sempre più interconnesso, la collaborazione tra i reparti è essenziale per allineare i viaggi d'affari agli obiettivi organizzativi. I team di finanza, risorse umane e gestione dei viaggi collaborano strettamente per sviluppare politiche di viaggio coese, ottimizzare i budget di viaggio e allineare le iniziative di viaggio agli obiettivi strategici. Promuovendo la collaborazione interfunzionale, le organizzazioni possono garantire che i viaggi d'affari siano un fattore strategico piuttosto che un onere logistico.

8. Incentivi aziendali per attirare il business

Con la graduale ripresa dei viaggi d'affari, i fornitori di servizi di viaggio offrono incentivi allettanti per attirare i clienti aziendali. Offerte di cashback, premi fedeltà e vantaggi esclusivi vengono sfruttati per incentivare le aziende a scegliere specifiche compagnie aeree, hotel e agenzie di autonoleggio. Se da un lato questi incentivi possono produrre risparmi significativi per le aziende, dall'altro rappresentano una sfida in termini di fedeltà al marchio e soddisfazione dei viaggiatori.

9. Affrontare le realtà del viaggio multicanale

La proliferazione dei canali di prenotazione ha trasformato il modo in cui i viaggiatori pianificano e prenotano i loro viaggi. Dalle agenzie di viaggio online alle prenotazioni dirette con i fornitori, i viaggiatori hanno accesso a una multitudine di opzioni, ognuna delle quali offre vantaggi unici. Mentre il tradizionale modello di viaggio aziendale lascia il posto a un approccio multicanale, le organizzazioni devono adattare le proprie politiche e tecnologie per soddisfare le diverse preferenze di prenotazione. Grazie alla flessibilità e alla trasparenza, le aziende possono consentire ai viaggiatori di prendere decisioni informate, garantendo al contempo la conformità alle politiche aziendali.

Le compagnie aeree, ad esempio, si stanno ritirando dal Global Distribution System (GDS). Le tecnologie stanno continuamente sconvolgendo il settore e i viaggiatori, più che mai, vogliono i loro punti frequent-traveler per le prenotazioni aeree e i soggiorni in hotel.

Questa nuova modalità differisce notevolmente dal tradizionale modello di viaggio aziendale, con un agente di viaggio aziendale preferito che prenota e gestisce i viaggi per i clienti aziendali.

Oggi i viaggiatori chiedono e si aspettano di poter scegliere. Sono finiti i giorni in cui si chiamava un agente di viaggio aziendale, che diceva quale volo prendere e gli orari.

In un recente podcast, SAP Concur ha discusso i risultati delle nostre indagini annuali sui viaggiatori d'affari e sui travel manager condotte in collaborazione con Wakefield Research. Da questo studio è emerso che quasi la metà dei viaggiatori d'affari prenota i propri viaggi direttamente con i fornitori. Tuttavia, nonostante la mancanza di trasparenza, i travel manager hanno ancora bisogno di accedere a dati e visibilità sulle spese di viaggio aziendali.

I responsabili dei viaggi aziendali hanno bisogno di soluzioni che consentano loro di gestire le spese non tradizionali. Sebbene alcuni dipartimenti con risorse sufficienti stiano costruendo soluzioni proprie per tenere traccia di queste spese di viaggio multicanale, l'approccio più intelligente dovrebbe essere quello di prepararsi al cambiamento rendendo il business dell'azienda a prova di futuro.

Ciò significa capire cosa sta facendo il mercato, cosa si aspettano i viaggiatori e quali sono le implicazioni per entrambi. Se i dipendenti trovano sempre tariffe più convenienti al di fuori della piattaforma, ad esempio, l'enfasi sull'uso dei portali aziendali per i viaggi risulta vuota.

Le organizzazioni continueranno a confrontarsi con questo problema e si rivolgeranno, il più delle volte, a soluzioni collaudate come SAP Concur, che forniscono dati, facilità d'uso e ampie funzionalità sia ai viaggiatori che ai travel manager.

LA PIATTAFORMA SOFTWARE SAP CONCUR PORTA AL SUCCESSO E AL RISPARMIO NEI VIAGGI AZIENDALI

In questo panorama dinamico dei viaggi d'affari, SAP Concur si impegna a fornire ai professionisti della finanza e dei viaggi soluzioni innovative. Dalla prenotazione dei viaggi alla gestione delle spese, dall'analisi dei dati alla conformità alle policy, la suite completa di soluzioni SAP Concur è progettata per semplificare i processi di viaggio, migliorare l'esperienza dei viaggiatori e favorire il risparmio economico.

Le soluzioni SAP Concur includono:

• Concur Travel, che permette ai dipendenti di prenotare i propri viaggi rispettando le politiche aziendali
• Concur Request, un'applicazione che semplifica le spese di viaggio grazie a un processo di richiesta e approvazione precedente all'acquisto
• Concur TripLink, che integra le prenotazioni effettuate al di fuori del tuo sistema di gestione dei viaggi in SAP Concur, collegando anche fornitori globali
• TripIt Pro, che porta in SAP Concur gli itinerari prenotati ovunque e crea itinerari completi

Scopri come SAP Concur può migliorare il vostro programma di viaggi aziendali, aiutando la vostra organizzazione a gestire le complessità dei viaggi d'affari e a sbloccare nuove opportunità di successo nel 2024 e oltre.