Step essenziali per una pianificazione di successo dei viaggi d'affari

La pianificazione dei viaggi d'affari copre ogni aspetto del viaggio di un dipendente quando è in trasferta per lavoro. I Business Travel Planner devono assicurarsi che tutti gli aspetti di ogni viaggio siano conformi alle policy aziendali, rientrino nel budget destinato ai viaggi, permettano ai dipendenti di raggiungere gli obiettivi del viaggio e tengano conto della sicurezza e del benessere dei viaggiatori.

Poiché un responsabile dei viaggi supervisiona questo processo, è importante comprendere il settore dei viaggi, le tendenze dei prezzi e altri fattori fondamentali. Tuttavia, il lavoro prevede anche la creazione di itinerari che si allineino agli obiettivi del viaggio e alle esigenze specifiche di ogni viaggiatore. Questo processo richiede la ricerca delle destinazioni, la valutazione dei rischi e, a volte, la negoziazione con i fornitori di servizi per ottenere tariffe aziendali al momento della prenotazione.

Ecco gli step da seguire per soddisfare tutti i requisiti della pianificazione dei viaggi d'affari.

Come un Business Travel Planner gestisce il controllo dei costi e le esigenze di produttività

Il controllo dei costi è un fattore importante nella pianificazione dei viaggi. Recenti sondaggi sui viaggi hanno rivelato che le aziende stanno riducendo il numero di viaggi d'affari e creando linee guida più rigide per la gestione dei viaggi e delle spese.

È fondamentale bilanciare le esigenze dei dipendenti con le policy di controllo dei costi. Esiste un legame tra il coinvolgimento dei dipendenti e la loro soddisfazione riguardo alla pianificazione e agli arrangiamenti dei viaggi. I dipendenti che si sentono apprezzati tendono a essere più produttivi durante le trasferte.

Questo equilibrio può richiedere la negoziazione di upgrade con i fornitori, la ricerca di vantaggi a basso costo e la conoscenza degli standard e delle preferenze di ciascun dipendente.

I viaggiatori devono avere accesso agli strumenti e ai sistemi necessari per rimanere produttivi. Questo può includere elementi come il Wi-Fi in camera, la copertura per i telefoni cellulari e le opzioni di trasporto per raggiungere gli appuntamenti in orario.

Dai un'occhiata a questa brochure: Strumenti per contribuire a creare l’impatto economico del vostro programma di viaggio.

Step per semplificare il processo dei viaggi d'affari

Le organizzazioni possono ottimizzare il processo di viaggio e rendere più semplice la pianificazione dei viaggi futuri.

Passaggi da considerare per la pianificazione di un viaggio d'affari organizzato

• Crea un database dei dipendenti: includi dettagli personali necessari per prenotare viaggi, eventuali esigenze particolari e preferenze. Questi dati possono essere riutilizzati per ogni viaggio, evitando di richiedere le stesse informazioni ogni volta.

• Prepara un modello di itinerario di viaggio d'affari: includi tutti i dettagli necessari. Questo modulo ti aiuta a non dimenticare informazioni vitali e a fornire tutti i dati essenziali riguardanti il viaggio.

• Stabilisci un sistema per i feedback dei dipendenti: un sondaggio, un debriefing post-viaggio o un incontro informale offrono ai dipendenti la possibilità di esprimere le loro esigenze e ti permettono di capire se il processo e le strategie di pianificazione stanno funzionando.

• Informa i dipendenti delle policy di viaggio e annuncia eventuali modifiche: questo passaggio educa i dipendenti sulle aspettative legate al loro viaggio e fornisce loro le informazioni necessarie per rispettare le policy aziendali.

• Definisci una procedura per le richieste di viaggio speciali: fornisci ai dipendenti passaggi specifici per richiedere sistemazioni che vadano oltre le normali policy di viaggio.

• Crea una checklist per valutare la conformità di itinerari e budget: confronta ogni voce dell'itinerario e della prenotazione per assicurarti che rispetti le policy di viaggio e i vincoli di budget. Questo passaggio aiuta a mantenere standard coerenti.

• Considera l'uso di software e applicazioni: affidati a strumenti digitali per pianificare viaggi, gestire prenotazioni e monitorare i viaggiatori dopo la loro partenza.

App che aiutano nella pianificazione dei viaggi aziendali

Queste app possono aiutarti a organizzare i viaggi d'affari e aggiungere dettagli utili.

• FLIO è un'app che fornisce informazioni per orientarsi negli aeroporti. Puoi usarla per fornire dettagli ai viaggiatori, come le indicazioni per i chioschi di noleggio auto e la posizione delle lounge con accesso Wi-Fi.

• Clime fornisce previsioni dettagliate per le destinazioni. Può aiutarti a informare i viaggiatori sulle condizioni meteorologiche e su cosa mettere in valigia per il loro viaggio. L'app può anche notificarti eventuali problemi meteorologici, come uragani, nella destinazione.

• Google Travel può aiutare nella fase di ricerca della pianificazione del viaggio, consentendoti di organizzare tutte le informazioni necessarie in un unico luogo e salvarle per un facile riferimento. È semplice condividere queste informazioni anche con i viaggiatori.

• CityMapper può assistere nella pianificazione degli spostamenti al di fuori di hotel, compagnie aeree e noleggi auto. Ti permette di decidere come raggiungere diverse destinazioni in città ed è utile per gestire i trasporti e trovare alternative per i viaggiatori, se necessario.

Puoi utilizzare questi strumenti insieme a SAP Concur, che gestisce le spese, centralizza i dati di prenotazione e riserva, e funge da struttura portante per l'intero processo di pianificazione dei viaggi.

Considerare le differenze culturali durante il networking

Un Business Travel Planner può aiutare i dipendenti a prepararsi per viaggi internazionali fornendo informazioni sulla cultura del paese o città di destinazione. Comprendere le usanze locali può migliorare i rapporti con i partner del posto. Questo può includere la ricerca delle pratiche aziendali locali e la conferma di queste informazioni con persone del posto o dipendenti che hanno già visitato il paese.

Pianificare ritardi, cancellazioni e altri eventi imprevisti

Gli imprevisti possono accadere durante i viaggi d'affari. L'1-2% dei voli viene cancellato e il 20-25% subisce ritardi superiori a 15 minuti, causando disagi agli itinerari. La pianificazione dei viaggi d'affari dovrebbe includere misure per affrontare tali situazioni, come contingenze e l'acquisto di un'assicurazione di viaggio che copra bagagli smarriti o malattie. La tua policy di viaggio deve fornire istruzioni chiare su chi contattare e cosa fare in caso di problemi. Le piattaforme di gestione dei viaggi basate su cloud sono fondamentali per modificare piani e rimanere in contatto.

Utilizzare SAP Concur per la pianificazione dei viaggi

Come Business Travel Planner, devi gestire molte attività diverse. SAP Concur ti permette di centralizzare gli aspetti più importanti della gestione dei viaggi aziendali, come budget, prenotazioni e monitoraggio delle spese, su un'unica piattaforma. Puoi anche contare su di noi per ricevere preziose informazioni mentre pianifichi le tue strategie di gestione, in un mercato dei viaggi in continua evoluzione. Visita il nostro sito per saperne di più su Concur Travel o contattaci per saperne di più.