Che impatto ha un Corporate Travel Manager sul business?

L'inflazione e i prezzi dei viaggi più alti stanno influenzando negativamente i viaggi aziendali. Oggi le aziende devono adottare un approccio più strategico in materia di viaggi e spese (T&E). Ciò non sorprende, considerando che i budget si restringono e le aziende esaminano con maggiore attenzione una voce di spesa che può rappresentare dall'8% al 12% delle spese totali di un'organizzazione. I Travel Manager e la tecnologia possono aiutare. Qui entrano in gioco i responsabili dei viaggi aziendali e la tecnologia. Quasi due terzi delle aziende dichiarano di essere sotto pressione per gestire i costi, mentre tre quarti degli intervistati riconoscono che i viaggi sono essenziali per mantenere le relazioni con i clienti e per acquisire nuovi affari. La soluzione? Implementare un approccio intelligente a viaggi e spese, utilizzando una piattaforma integrata e basata sull'intelligenza artificiale per risparmiare denaro e sbloccare il potenziale dei dipendenti. La tecnologia giusta, supportata dalle persone giuste, può semplificare il processo T&E e ottimizzare le spese.

In questo articolo, esploreremo l'impatto che la tecnologia e i responsabili dei viaggi aziendali possono avere sul tuo business, analizzeremo il ruolo dei travel manager e forniremo indicazioni su come diventare un Travel Manager efficace.

6° Report Annuale Global Business Travel Managers Research

L'ultima ricerca di SAP Concur, che ha coinvolto 600 travel manager in sei mercati globali, ha rivelato un futuro incerto per la gestione dei viaggi, a meno che le aziende non potenzino il supporto per questi ruoli strategici.

Scarica il report

Cosa sono i Corporate Travel Manager?

I Corporate Travel Manager supervisionano i viaggi all'interno delle organizzazioni. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e della quantità di viaggi richiesti, possono prenotare viaggi o lavorare con un'agenzia di viaggi. I Corporate Travel Manager in genere stabiliscono policy e budget, negoziano con i fornitori, aiutano i dipendenti con i documenti di viaggio e assicurano la conformità alle policy aziendali.

Trovare la persona giusta per la tua organizzazione per supervisionare i viaggi è importante. I dipendenti che si chiedono come diventare un Corporate Travel Manager dovrebbero sapere che non esiste un percorso predefinito, ma la maggior parte delle organizzazioni cerca qualcuno con una laurea o una certificazione nel settore dei servizi di viaggio e con esperienza nella gestione dei viaggi. I Corporate Travel Manager devono essere attenti ai dettagli, abili negoziatori e avere forti capacità comunicative per essere efficaci.

L'impatto dei Corporate Travel Manager sul business

I Corporate Travel Manager possono avere un impatto sulle organizzazioni in diversi ambiti chiave.

Creazione di policy strategiche per i viaggi aziendali

I Corporate Travel Manager definiscono le politiche di viaggio strategiche necessarie alle organizzazioni per ottimizzare le spese. Essi stabiliscono le linee guida per i viaggi aziendali, che possono includere la scelta delle classi di viaggio, delle compagnie aeree, degli hotel e delle società di noleggio auto preferiti.

I manager coordinano tutti i viaggi, sia internamente che tramite una società di gestione dei viaggi, per garantire un'applicazione uniforme delle politiche. Questo approccio consente di controllare le spese e, allo stesso tempo, assicura che i viaggi necessari siano effettuati nel rispetto delle policy aziendali.

Organizzazione di viaggi e gestione delle spese più efficienti

I Corporate Travel Manager qualificati possono sfruttare la loro esperienza nel settore e gli strumenti di gestione dei viaggi e delle spese (T&E) per migliorare l'efficienza. Attraverso l'approvvigionamento di servizi di viaggio da vari partner e piattaforme, possono ottenere sconti significativi e garantire che i dipendenti utilizzino fornitori preferiti per assicurarsi le tariffe più vantaggiose.

Ottimizzando il processo di rendicontazione delle spese, i Corporate Travel Manager possono ridurre i costi amministrativi e risparmiare denaro, semplificando al contempo la gestione dei viaggi per i dipendenti.

Prendere decisioni basate sui dati

I Corporate Travel Manager analizzano i dati per prendere decisioni informate a beneficio della loro organizzazione. Ad esempio, il benchmarking dei dati consente di confrontare le spese T&E con quelle dei concorrenti, aiutando a definire le policy di viaggio in modo da mantenere la competitività.

La misurazione di parametri chiave offre una visione completa del programma di viaggio sotto vari punti di vista, tra cui:

• Soddisfazione dei dipendenti
• Ritorno sull'investimento
• Spese non conformi
• Risparmi ottenuti da sconti aziendali
• Segnalazione di incidenti di viaggio

Allineamento con le iniziative di sostenibilità

Un altro ambito sempre più importante per le organizzazioni è quello della sostenibilità. Il 28% dei Travel Manager afferma di affrontare una pressione crescente per segnalare le emissioni dei viaggi e l'89% dei viaggiatori d'affari afferma di adottare misure aggiuntive per ridurre l'impatto ambientale dei viaggi. Poiché le aziende si concentrano sulla responsabilità sociale d'impresa (CSR) e sulla governance ambientale, sociale e aziendale (ESG), i Corporate Travel Manager possono garantire che i viaggi siano in linea con queste iniziative. 

Template - Creare una strategia di sostenibilità nella vostra travel policy

Valuta la sostenibilità del tuo programma di viaggio

Prima di integrare pratiche di sostenibilità nel tuo programma di viaggi, è importante conoscere la situazione attuale della tua azienda. Abbiamo sviluppato uno strumento che ti consente di valutare la sostenibilità dei tuoi viaggi aziendali e confrontare la tua azienda con altre del tuo settore e della tua regione.

Fai il quiz

Integrazione della tecnologia nei viaggi aziendali

La giusta tecnologia può semplificare l'esperienza utente garantendo al contempo la conformità alle policy aziendali. I ​​moderni strumenti di prenotazione possono ridurre o eliminare l'uso della carta, consentire il monitoraggio centralizzato di tutte le spese T&E e automatizzare l'applicazione delle policy di viaggio.

Le capacità avanzate di intelligenza artificiale e apprendimento automatico migliorano la gestione del budget, segnalando acquisti non conformi e analizzando grandi volumi di dati sui viaggi aziendali. consentono di prendere decisioni migliori in tempo reale e di apportare eventuali adeguamenti alle policy in futuro. Secondo il sondaggio SAP Concur CFO Pulse 2023, quasi il 62% dei responsabili finanziari ritiene che l'intelligenza artificiale sia uno strumento essenziale per gestire gli imprevisti. L'integrazione di IA e apprendimento automatico per acquisire le ricevute delle spese favorisce la conformità e semplifica il processo di reporting e approvazione. Ad esempio, i clienti che utilizzano ExpenseIt di SAP Concur hanno ridotto i report delle spese restituiti dal 14% all'1,2%. Verify, una soluzione di audit self-service di SAP Concur, esamina automaticamente i report delle spese per identificare problemi di conformità, come ricevute duplicate, dati errati o spese non autorizzate.

Migliorare la produttività dei dipendenti

Un Corporate Travel Manager può giocare un ruolo cruciale nel migliorare la produttività dei dipendenti. Con un coordinamento centrale dei viaggi, i dipendenti non devono preoccuparsi della pianificazione e dell'organizzazione, riducendo così lo stress legato ai viaggi e permettendo loro di concentrarsi sulle proprie responsabilità lavorative anziché sulla logistica.

In caso di imprevisti durante un viaggio, i dipendenti possono contare su un sistema di supporto affidabile in grado di fornire assistenza immediata. Considerando che le interruzioni di viaggio sono sempre più comuni, con il 38% dei viaggiatori d'affari che segnala impatti da ritardi e cancellazioni dell'ultimo minuto, avere un supporto efficace è fondamentale.

Lo stress associato ai viaggi, prima, durante e dopo, può aumentare i livelli di ansia dei dipendenti. Un approccio coordinato per ridurre questo stress, combinato con la giusta tecnologia per gestire le spese, può migliorare il benessere dei dipendenti. Per le aziende che richiedono viaggi frequenti, queste soluzioni possono rappresentare un vantaggio competitivo nel reclutare e trattenere talenti.

I Corporate Travel Manager possono anche navigare tra norme e regolamenti complessi, specialmente per i viaggi internazionali, offrendo consulenza sui potenziali rischi legati alla situazione geopolitica che potrebbero influire sui viaggi di lavoro.

Soluzioni SAP Concur per viaggi e spese

SAP Concur è il brand leader mondiale per la gestione integrata di viaggi, spese e fatture. Consentiamo alle aziende di semplificare i processi quotidiani e di offrire ai dipendenti esperienze migliori.