Chi è alla guida della nuova era dei viaggi di lavoro?

Hai sotto controllo il tuo programma di viaggio, quel programma modificato di recente e completamente flessibile che hai ricostruito negli ultimi 16 mesi di “tempo di inattività”. Ma anche se i team dirigenziali ora si affidano esclusivamente a te per la ripartenza dei viaggi aziendali e degli affari, loro non sono gli unici che devi prendere in considerazione.

Prima di arrivare a formulare una risposta alla nostra domanda, diamo un’occhiata più da vicino all’idea dei team dirigenziali, perché è fondamentale per il futuro del tuo team addetto alla gestione dei viaggi.

I tuoi superiori contano davvero su di te per far ripartire le trasferte: i viaggi di lavoro promuovono lo slancio aziendale e anche se le riunioni virtuali hanno tenuto i motori in funzione, non sono in grado di dare un impulso efficace alle aziende come quando ci si siede intorno a un tavolo e ci si stringe la mano. Alla luce di questi semplici dati di fatto, tu, in qualità di travel manager, rivesti un ruolo fondamentale al tavolo strategico e tutti, dal direttore finanziario al CEO, chiedono la tua opinione. Queste persone hanno bisogno di sentire grandi idee sulla ripartenza del tuo programma di viaggio, sulla sua capacità di adattarsi ai cambiamenti che sicuramente arriveranno e di portare avanti l’attività.

Ma anche in questo caso, al timone della nave non ci sono i team dirigenziali.

Nel nostro nuovo mondo, più cauto e imprevedibile, è il singolo viaggiatore ad avere in mano le redini della situazione. Sta a lui decidere quando è pronto a salire di nuovo a bordo dell’aereo o sul treno. Sta a lui dire “è troppo presto” per visitare le tue sedi APAC. Sta a tutti i viaggiatori chiedere, collettivamente, nuove policy e procedure che contemplino quando, dove e come viaggiare e come tu li terrai al sicuro là fuori.

Il livello di comfort dei viaggiatori è fondamentale per la ripresa dei viaggi. Devono essere certi che tu puoi fornire loro i DPI di cui hanno bisogno; devono essere certi che puoi contattarli e riportarli a casa se si trovano in una situazione di emergenza; devono essere certi che tu sai cosa fare. E fino a quando non saranno sicuri che garantirai la loro sicurezza, non andranno da nessuna parte e il CEO si chiederà come mai l’azienda non stia ripartendo.

Il nocciolo della questione è la fiducia: i leader aziendali e i viaggiatori devono nutrire fiducia nel tuo programma di viaggio. Con la ripresa dei viaggi, vogliono essere certi di non doversi preoccupare di ammalarsi o di incorrere in qualche altro tipo di problema. Vogliono anche essere sicuri che, oltre ai nuovi protocolli di sicurezza, tu abbia preso in considerazione la sostenibilità come pilastro fondamentale del tuo nuovo programma di viaggio. Viaggiare non significa più solamente aumentare le vendite, ma anche ridurre le emissioni di anidride carbonica.

Se tutto sembra sopraffacente (e sicuramente lo è), tra i tuoi colleghi circola una checklist di viaggio  che vale molto più dei cinque minuti che ci vogliono per leggerla. In particolare, contiene quattro consigli per i travel manager pensati per aiutarti a ricostruire la fiducia nel tuo programma in continua evoluzione, dall’adozione di una mentalità di gestione dei viaggiatori, quello di cui abbiamo appena detto, al passaggio dal duty of care al “dovere di prendersi cura”.

In un recente sondaggio globale su chi viaggia per lavoro, il 90% degli intervistati ha dichiarato di aspettarsi che la propria azienda offra vantaggi che garantiscano salute e sicurezza durante i viaggi. Queste persone si aspettano policy e prassi, non promesse. I viaggiatori diranno sicuramente la loro prima di rimettersi in viaggio su strada, in treno o in aereo, ma sta a te attivare i nuovi protocolli. Le continue modifiche al tuo programma di viaggio richiederanno notevole ponderazione e azioni coraggiose, ma con gli strumenti giusti, avrai più controllo su tutti i tuoi viaggi rispetto al passato.

E conquisterai la fiducia di chi viaggia per lavoro e dei leader aziendali.