Come creare un piano di successo per l’implementazione di viaggi e spese

Le integrazioni software possono non essere stabili.  Le persone giuste possono non essere coinvolte. Il nuovo sistema soddisfa le esigenze finanziarie e relative ai viaggi, ma non quelle del team IT che deve supportarlo. L'implementazione dei sistemi di gestione di viaggi e spese, o di qualsiasi soluzione tecnologica, può essere difficile. Ma non deve esserlo per forza. 

Con le soluzioni e i processi giusti, l'implementazione permette di arrivare rapidamente all'obiettivo finale di un sistema facile da usare, che garantisce chiarezza e informazioni sulla spesa e ripaga con efficienza e ritorno sull'investimento.  

Evitare il problema dell’implementazione 

Gli esperti di SAP Concur e TGC Consulting illustrano sei suggerimenti per un’implementazione rapida ed efficiente che accelera anche il ritorno sull’investimento. 

Leggi Preparati per il meglio

 I team IT citano l’esperienza nell’implementazione tra i motivi principali per cui hanno scelto le soluzioni SAP Concur, menzionando anche opzioni di integrazione, standard di sicurezza, semplicità del single sign-on ed esperienza e impegno nell’intelligenza artificiale (IA). Per sfruttare pienamente questi fattori e pianificare un’implementazione di successo, i leader IT devono concentrarsi su aree chiave che comprendono la qualità dei dati, la valutazione del flusso di lavoro, la configurabilità del cloud e la rappresentazione di tutti gli stakeholder critici.  

Inizia dalle persone 

Coinvolgi i membri dei team finanziari, di viaggi, acquisti e altri, come i rappresentanti delle vendite, che utilizzano davvero la tecnologia, promuovono il cambiamento e saranno impattati da un nuovo sistema. Successivamente, metti queste persone al lavoro per identificare i requisiti, cosa che consentirà di risparmiare le risorse del team IT in un secondo momento. E, come in qualsiasi iniziativa di successo, ottieni il supporto dell’alta dirigenza e tienila informata sul piano. 

Studia i tuoi dati e i flussi di lavoro 

I processi di viaggi, spese e fatturazione sono trasversali alla tua attività e coinvolgono un’ampia gamma di persone e reparti. I dati provengono da molte fonti e sistemi, dalle risorse umane all’ERP e altro ancora. Traccia sia il profilo dei dipendenti, la contabilità generale e altre fonti di dati, sia il loro posto nei flussi di lavoro. Presta particolare attenzione ai dati delle risorse umane, in quanto spesso sono inaccurati o incompleti. Con una mappa completa di dati e flussi di lavoro affidabili, potrai implementare meglio la tua nuova soluzione.  

Sfrutta la forza delle soluzioni 

In quanto soluzioni basate sul cloud, sono facilmente configurabili e flessibili e consentono di attingere alle best practice delle aziende che le utilizzano in tutto il mondo. È anche un’opportunità per valutare se il modo in cui l’azienda ha sempre fatto una cosa è quello migliore. Valuta se il nuovo sistema offre un metodo migliore. Ricorda che attingerai a soluzioni che soddisfano gli standard di sicurezza internazionali, offrono integrazione nativa con SAP ERP e numerosi connettori ad altri sistemi e consentono agli utenti di accedere una sola volta alla piattaforma invece di doverlo fare più volte. 

Trova il tempo per i test 

Come già detto, viaggi e note spese interessano quasi tutte le parti della tua attività. Ciò significa che è fondamentale che il programma di implementazione preveda la giusta quantità di tempo per effettuare test al fine di garantire che le connessioni siano fluide e che il lavoro si svolga come previsto. Crea team che svolgano test per assicurarti che determinati dati si comportino come necessario. 

Ulteriori informazioni sull’implementazione e sui motivi per cui i team IT scelgono SAP Concur 

Pianificazione, raccolta di informazioni e soluzioni e partner tecnologici giusti sono elementi fondamentali per l’adozione di un nuovo sistema e per la sua implementazione, al fine di ottenere i vantaggi desiderati e preparare un’azienda per il futuro.  

• Leggi Preparati per il meglio: sei suggerimenti per un’implementazione SAP Concur di successo per saperne di più su come il team IT può garantire che il processo proceda senza intoppi. 
• Scopri i motivi principali per cui i team IT scelgono SAP Concur e comprenderai meglio perché le nostre soluzioni soddisfano le esigenze IT e di business. 
• Visita la pagina Gestione delle spese per i leader IT per saperne di più su come SAP Concur può contribuire ai profitti e rendere l’azienda più efficiente con un’unica piattaforma basata sul cloud.