Cosa includere in una policy di spesa: scopri l'elenco aggiornato delle voci da considerare

Gestire efficacemente le spese aziendali è fondamentale per le organizzazioni di tutte le dimensioni. Definire, gestire e monitorare queste spese è essenziale per mantenere pratiche aziendali solide e favorire un coinvolgimento positivo dei dipendenti.

Implementare una solida policy sulle note spese dei dipendenti, infatti, se ben definita e facilmente accessibile: migliora la conformità dei dipendenti, fa risparmiare tempo ai manager e stabilisce coerenza nelle regole sulle spese per tutti i dipendenti. Realizzare una policy completa sulle note spese aziendali è un investimento strategico che si traduce in operazioni più snelle, chiarezza finanziaria e soddisfazione dei dipendenti. 

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Cosa considerare come spesa aziendale?

Le spese aziendali comprendono una serie di costi comuni sostenuti nel corso della gestione ordinaria di un'azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. Sebbene esistano vari tipi di spese aziendali, quelle relative alle attività dei dipendenti, in particolare le trasferte, sono tra le più diffuse e devono essere delineate in modo esplicito. È necessario fornire regole e linee guida chiare per la presentazione delle note spese e le procedure di rimborso, assicurando che sia i dipendenti che i dirigenti abbiano una comprensione trasparente della gestione delle spese.

Comprendere la gestione delle note spese aziendali è centrale per valutare lo stato di salute generale dell'impresa. Un'organizzazione e un monitoraggio accurati delle uscite consentono di determinare l'utile netto, il reddito imponibile e altri elementi cruciali necessari per una gestione finanziaria efficace. Questa chiarezza facilita la pianificazione strategica e il processo decisionale finanziario all'interno dell'organizzazione.

Gestire con precisione le note spese può avere un impatto significativo sull'imposizione fiscale, in quanto alcune spese si qualificano come detrazioni fiscali per l'azienda. L'identificazione di queste spese deducibili, classificate come "ordinarie" (cioè comuni al settore) e "necessarie" (cioè essenziali per il funzionamento delle attività aziendali) dalle autorità fiscali, è fondamentale per ottimizzare i benefici fiscali.

Quali sono le tipologie di spese in un'azienda?

Le spese aziendali possono essere classificate in tre tipologie principali:

• Fisse: si tratta di spese che rimangono invariate nei vari periodi di attività, come l'affitto o l'assicurazione. Vengono spesso definite come spese generali.
• Variabili: queste spese possono variare da un periodo di rendicontazione all'altro o all'interno di uno stesso periodo. Le utenze e le spese di spedizione sono spese variabili comuni. Le spese di viaggio e le altre spese aziendali dei dipendenti rientrano in questa tipologia di spesa.
• Periodiche: queste spese non si verificano in ogni periodo di rendicontazione e possono essere una tantum oppure occasionali, come le riparazioni di emergenza o i bonus annuali.

Le diverse categorie di spese aziendali

Le categorie di spese aziendali sono ampie classificazioni che raggruppano spese comuni. Le autorità forniscono un utile elenco di categorie di spese aziendali, che possono essere utilizzate come linea guida. Tra le categorie di spese più comuni ci sono:

• Buste paga
• Benefici per i dipendenti
• Spese generali
• Marketing e pubblicità
• Ricerca e sviluppo
• Spese di viaggio
• Formazione professionale

Le categorie di spese legate ai dipendenti, come le trasferte, devono essere dettagliate nella policy. Queste includono varie sottocategorie come costi di trasporto, alloggio, spese per il lavoro da remoto, spese per pasti e intrattenimento e altro ancora. Ecco alcune di queste categorie e l'elenco delle spese aziendali per ciascuna di esse:

• Spese relative alle trasferte

1. Costi di trasporto aereo, ferroviario o su strada; trasporto pubblico; taxi/auto a noleggio; car-sharing o rimborso chilometrico
2. Commissioni di prenotazione tramite agenzia
3. Pasti

• Altre spese legate alle trasferte

1. Spese per il bagaglio
2. Parcheggio
3. Commissioni per cambio valuta
4. Spese per il visto
5. Noleggio/uso di un GPS

• Spese relative all'alloggio

1. Hotel
2. Airbnb o altre opzioni di soggiorno alternative
3. Indennità di viaggio
4. Lavanderia 
5. Parcheggio

• Spese per il lavoro da remoto

1. Mobili per ufficio
2. Hardware, software o altre attrezzature informatiche
3. Cancelleria
4. Elettricità
5. Assicurazione sulla casa
6. Connessione internet 
7. Pranzi per meeting virtuali

• Spese per pasti ed intrattenimento

1. Bevande e/o snack per meeting
2. Pasti di lavoro per riunioni
3. Bevande e/o snack per uso personale
4. Pasti individuali - colazione, pranzo e cena
5. Intrattenimento
6. Diaria

Esistono altri tipi di spese aziendali che i dipendenti possono sostenere durante lo svolgimento del proprio lavoro. Anche queste devono essere incluse nella policy di note spese:

• Quote associative professionali
• Spese postali per motivi di lavoro
• Assicurazione
• Ingresso a conferenze/seminari/eventi di formazione
• Spese di spedizione

Oltre alle categorie di spesa, la policy deve elencare le voci che non possono essere coperte dalla policy di rimborso spese. Queste includono:

• Contenuti dei minibar
• Abbigliamento
• Multe per il parcheggio
• Danni ai veicoli personali
• Spese di mora sulle carte aziendali
• Perdita/furto di beni personali

Come creare una policy efficace per le spese aziendali

Come iniziare a costruire una policy efficace per le spese aziendali? Comincia con l'avere una chiara comprensione degli obiettivi e delle finalità che desideri trasmettere con la policy.

Assicurati che le principali parti interessate siano coinvolte nella conversazione. I reparti di risorse umane, amministrazione del personale e finanza devono svolgere un ruolo fondamentale. Lo stesso vale anche per i reparti che utilizzano frequentemente la policy.

La partecipazione dei principali stakeholder alla pianificazione, allo sviluppo e alla revisione della policy garantisce il consenso e un approccio pratico a ciò che la policy deve trasmettere.

Ecco alcune considerazioni chiave da includere nello sviluppo della vostra policy di rimborso spese:

• Identifica categorie comprensibili. Assicurati che le categorie riflettano il modo in cui la tua organizzazione opera. I dipendenti devono capire le categorie e il motivo per cui determinate spese rientrano in ognuna di esse.
• Usa un linguaggio semplice e chiaro. Questo aiuta a prevenire malintesi o confusione durante la richiesta di rimborso. È importante utilizzare anche degli esempi; definisci i processi di approvazione; assicurati che i dipendenti sappiano come presentare le loro note spese e chi le approverà. Questi processi devono essere trasparenti e includere le linee guida per impugnare una spesa respinta.
• Comunicare è importante. Sia che tu stia sviluppando una policy per la prima volta o aggiornando una esistente, la comunicazione è fondamentale. I dipendenti devono capire perché le policy sono necessarie, come incidono sul budget e sulla gestione, e il loro ruolo cruciale nell'utilizzo efficace delle policy.
• Aggiorna regolarmente la tua policy. Una policy efficace sulle spese evolve con i tempi. Ad esempio, prima della pandemia del COVID-19, c'erano poche linee guida sul lavoro da remoto e poche regole sulle spese per il lavoro da casa.
• Integrare i sistemi. Una buona policy è supportata da tecnologie eccellenti. Cerca soluzioni che combinano la gestione delle spese con i sistemi di contabilità, amministrazione del personale e gestione delle paghe per operazioni aziendali fluide ed efficienti.
• Verifica le normative. Esistono numerose normative che regolano le spese dei dipendenti, dalle regole dell'IRS alle leggi regionali e locali. Assicurarsi che le linee guida rimangano conformi è fondamentale.