Da back office a testa di ponte dell’innovazione aziendale: come l’AI trasformerà il T&E

Con budget sempre più limitati, una concorrenza di mercato agguerrita e difficoltà crescenti nell’individuare talenti qualificati, il personale aziendale è sempre più pressato dall’esigenza di fare di più con meno risorse. I team finanziari non fanno eccezione.

Questa pressione, tuttavia, arriva al momento giusto. La maggiore disponibilità di strumenti di intelligenza artificiale (AI) per tutte le fasce di popolazione, nell’ultimo anno ha fatto della tecnologia un argomento mainstream, innescando entusiasmo e speculazioni diffuse sul suo potenziale impatto. Anche i leader finanziari sono entusiasti. Secondo IDC, quasi la metà (45%) delle aziende vede nell’AI un’opportunità per migliorare i processi di pagamento, la gestione delle spese e l’analisi dei dati.

Le soluzioni SAP Concur sono progettate per aiutare le aziende a capitalizzare questi cambiamenti in modo rilevante, affidabile e responsabile. Negli ultimi 10 anni l’AI è stata alla base delle principali soluzioni SAP Concur per i viaggi, le spese e la fatturazione, favorendo la nostra posizione di leadership sul mercato. Le nostre soluzioni rendono più facile che mai acquisire, gestire e analizzare le spese. In un mondo in cui queste tecnologie si gestiranno praticamente da sole, i nostri clienti potranno concentrarsi su ciò che conta per loro, sbloccando nuove opportunità di innovazione e di crescita.

Semplificare l’esperienza dell’utente garantendo la conformità

Per gli utenti finali, inviare i resoconti di viaggi e altre spese può essere un processo complesso e dispendioso in termini di tempo. Questo, purtroppo, è spesso un effetto collaterale impossibile da bypassare a causa delle rigide esigenze di conformità dei team finanziari. Per loro, garantire l’accuratezza delle note spese è fondamentale per controllare i costi.

Tuttavia, con Verify, la nostra soluzione di audit self-service integrata in Concur Expense, il compromesso tra una buona esperienza utente e le complesse esigenze di conformità scompare. Utilizzando l’AI e il machine learning, Verify esamina automaticamente le note spese per identificare potenziali problemi di conformità, come ricevute duplicate tra i dipendenti, spese fuori policy e date errate. Il reparto finanziario dell’azienda non dovrà più preoccuparsi che le verifiche casuali siano insufficienti per identificare le non conformità. Verify eseguirà il 100% delle verifiche per suo conto e solo le note spese con eccezioni Verify richiederanno l’attenzione di un revisore umano. E man mano che la tecnologia AI continua a maturare, lo strumento potrebbe segnalare il mancato rispetto delle policy in anticipo, impedendo che i problemi si ripetano e riducendo ulteriormente i tempi e i costi associati al processo.

L’utilizzo dell’AI e del machine learning per acquisire le ricevute di spesa in modo accurato ha dimostrato di promuovere la conformità anche nelle prime fasi del processo di rendicontazione. I nostri clienti che hanno adottano ExpenseIt hanno visto il tasso di note spese respinte scendere dal 14% all’1,2%. Secondo uno studio GBTA del 2020, i dipendenti dedicano in media 18 minuti alla correzione di una nota spese precedentemente presentata, con un costo di circa 52 dollari. Ipotizzando che i dipendenti di un’azienda inviino 1.000 note spese al mese, utilizzando Concur Expense con ExpenseIt si potrebbero risparmiare circa 47.320 dollari e 273 ore di lavoro al mese.

Il risultato: con l’AI e il machine learning gli utenti accedono a un’esperienza migliore e semplificata, mentre i team di conformità ricevono le note spese accurate e complete di cui hanno bisogno. È un vantaggio per entrambe le parti.

Una miniera di informazioni

Stiamo combinando i progressi nell’AI generativa con dati cliente di alta qualità e le nostre soluzioni di machine learning in-house per sfruttare l’AI come nessun’altra società di gestione viaggi e note spese può fare.

I viaggi aziendali e le relative spese generano una quantità di dati enorme. Questo fa dei viaggi e delle note spese (T&E) end-to-end un caso d’uso ideale per l’AI poiché la tecnologia può setacciare i dati per riconoscere modelli invisibili all’occhio umano, anche se dotato degli strumenti più avanzati. 

Considera Concur Detect by Oversight, la nostra soluzione di revisione delle spese basata sull’AI che si concentra principalmente sull’analisi post-pagamento per identificare anomalie e potenziali frodi. Esaminando i dati di spesa raccolti nell’arco di settimane e mesi, Concur Detect può analizzare le tendenze e i modelli post-pagamento per identificare casi di frode e uso improprio.

Individuare le frodi è solo l’inizio. Il vero potenziale di soluzioni come Concur Detect si manifesta quando le aziende utilizzano questi dati per prendere decisioni informate. Ad esempio, estrapolando le tendenze di viaggio e di spesa, i team finanziari possono pianificare e negoziare meglio i propri budget. L’AI può fornire le informazioni necessarie per modificare o rivalutare le policy di viaggio e spesa in base alle esigenze e alle realtà aziendali. Inoltre, questa tecnologia potrebbe aiutare i team finanziari e i travel manager a determinare il ritorno effettivo sull’investimento dei singoli viaggi di lavoro e di altre spese, fornendo informazioni che possono guidare le decisioni aziendali.

Dipendenti più soddisfatti

Quando si tratta di AI, automatizzare i processi non è l’obiettivo finale. Al contrario, la vera promessa della tecnologia è quella di eliminare compiti laboriosi e banali che riducono la soddisfazione dei dipendenti e li distraggono da compiti creativi e strategici.

Ad esempio, prendiamo i processi di revisione delle spese. Secondo un’analisi dei dati di spesa dei clienti di Oversight, nel 2022 1,6 miliardi di dollari in eccezioni di spesa non sono stati esaminati dai team finanziari. Questo non sorprende, visto che il processo di verifica manuale può richiedere molto tempo.

L’AI, tuttavia, cambia tutto. Il 97% dei 2,8 milioni di note spese passati al setaccio da Verify tra gennaio 2022 e giugno 2023 è stato verificato automaticamente, lasciando solo il 3% al personale finanziario. E se i team finanziari possono identificare automaticamente i casi più comuni di uso improprio, sprechi e spese non conformi, avranno più tempo per concentrarsi su lavori di maggior valore che contribuiscono a plasmare il futuro dell’azienda, come le previsioni e l’analisi del rischio.

Un nuovo ruolo per il T&E

Il succo della questione è: se utilizzata correttamente, l’AI non offre ai team finanziari solo nuove soluzioni per ridurre i costi, ma anche informazioni più dettagliate e una migliore visione sullo stato di salute della propria attività. In questo contesto, il T&E svolge un ruolo chiave nel plasmare il futuro dell’attività.

L’AI eliminerà gli storici compromessi che le organizzazioni erano costrette ad accettare tra efficienza e conformità nei processi di T&E. Il risultato di questo cambiamento epocale è un'organizzazione più intelligente, più resiliente, più sostenibile e, infine, più profittevole.

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