È ora di diventare uno stratega della gestione dei viaggi

La sicurezza, il rischio, la sostenibilità e il controllo delle spese sono argomenti popolari al momento. Mentre i responsabili di viaggio scoprono e valutano queste e altre sfide, la domanda potrebbe sorgere spontanea: come posso dimostrare il mio valore se si viaggia meno e i budget sono stati ridotti?

La tentazione è tornare a fare ciò che hai sempre fatto, ma potrebbe non essere l’approccio migliore per la tua organizzazione o per te stesso. Questo è il momento perfetto per revalutare non solo il tuo programma di viaggio, ma anche il tuo ruolo.

Nei giorni e negli anni a venire, ci si aspetta dai responsabili di viaggio di successo un approccio più strategico che tattico. Pensare piuttosto che agire, dirigere l’orchestra invece di essere il secondo violino. Assicurati di conoscere il parere dei tuoi colleghi riguardo alla ripresa dei viaggi e sii in grado di spiegare all’organizzazione il valore del viaggio stesso.

Leader di pensiero, non factotum

Appoggiati a società di gestione dei viaggi (TMC, Travel Management Companies) e tecnologie per i lavori pesanti come prenotazione, gestione delle spese, fatturazione, condivisione delle informazioni e altre attività elementali, in modo da poterti concentrare sul tuo ruolo fondamentale.

Collabora con i fornitori per stabilire come utilizzare i loro strumenti e la loro tecnologia e garantire che le tue policy e priorità di viaggio siano in linea con gli obiettivi della tua organizzazione. Le soluzioni SAP Concur forniscono molte opzioni integrate ed estese per produrre dati e report necessari al fine di monitorare i progressi rispetto agli obiettivi e mostrare il valore dei viaggi ai vertici aziendali.

Pensa al cambiamento come quello che ha interessato le risorse umane. Con il passaggio da un ruolo amministrativo a uno di sviluppo e coaching dei dipendenti, le risorse umane hanno assunto un ruolo strategico per i team dirigenziali. Anche i travel manager potrebbero assumere un ruolo altrettanto importante.

Un posto al tavolo

Studia la tua azienda e le altre organizzazioni, in modo da poter rispondere alla domanda che riceverai dai vertici aziendali: che valore ha incontrarsi di persona?

Coinvolgi i dipendenti e scopri le loro opinioni e preoccupazioni sulla ripresa dei viaggi. Scopri come le altre aziende del settore affrontano la questione dei viaggi, perché è qualcosa di cui i leader senior spesso amano sentire parlare. Pensa al tuo ruolo come a quello di un PR, in un certo senso. Diventa la voce dei viaggi nella tua organizzazione.

Poni domande come:

• Qual è la combinazione ideale tra contatto personale e da remoto?
• Come possiamo assicurarci che il denaro investito nei viaggi abbia il giusto impatto?
• Quali sono i segnali del fatto che non stiamo viaggiando a sufficienza, ad es. punteggi di fiducia più bassi, minore coinvolgimento e minore collaborazione?

Se riesci a inquadrare queste domande nel modo giusto, la dirigenza senior può valutare correttamente se si sta viaggiando troppo o troppo poco. E questo aggiunge un valore tangibile al ruolo del travel manager.

Indubbiamente, gli obiettivi e le politiche di viaggio della tua organizzazione stanno cambiando. Quindi, assicurati di informare e prendere parte al processo decisionale. Si tratta certamente di un'opportunità di crescita impegnativa o addirittura di un'estensione del ruolo per alcuni travel manager, ma il successo dell’azienda e della tua carriera potrebbe dipendere da questo.

Maggiori informazioni

Gli esperti di viaggi Mark Ziegler, NetApp Inc., Louise Kilgannon, Festive Road, Philip Wooster, CWT, Scott Gillespie, tClara LLC, discutono di come i ruoli dei travel manager si evolveranno insieme ai viaggi nelle loro organizzazioni, in una sessione del SAP Concur Travel Industry Summit. Guardala QUI