Gestione delle spese con l'AI: una guida completa

L'intelligenza artificiale sta trasformando profondamente industrie e professioni in quasi tutti i settori aziendali. Grazie alla sua capacità di garantire velocità, precisione e risparmio di tempo e costi, la gestione delle spese tramite AI rappresenta un notevole miglioramento per numerose attività aziendali.

Anche la gestione delle spese rientra in questa rivoluzione tecnologica. L'uso dell'intelligenza artificiale in questo ambito consente di accelerare le attività legate alle spese, assicurare la conformità alle policy aziendali e fornire dati più dettagliati a professionisti di finanza, risorse umane e viaggi.

Approfondimenti dei CFO

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I vecchi modelli di gestione delle spese sono inefficienti 

Il tradizionale metodo manuale di gestione delle spese è ormai superato per gli standard moderni. Gli approcci basati su controllo e comando risultano obsoleti, inefficienti e difficili da gestire, specialmente per organizzazioni di grandi dimensioni e decentralizzate.

I responsabili finanziari non possono verificare manualmente ogni singola spesa per garantire la conformità, mentre la ricerca di ricevute e promemoria diventa un'attività lunga e inefficiente.

Per i dipendenti, il sistema tradizionale di gestione delle spese è spesso complesso. Occorre raccogliere e conservare le ricevute, compilare una miriade di moduli e gestire riconciliazioni contabili.

Un sistema di gestione delle spese datato non solo spreca tempo e risorse, ma può anche alimentare frustrazione e abbassare l'impegno e il morale dei dipendenti.

L'intelligenza artificiale offre una soluzione a questi problemi, restituendo ai dipendenti tempo prezioso, semplificando i processi e migliorando la precisione, il tutto nel rispetto delle policy aziendali.

Come l'intelligenza artificiale migliora la gestione delle spese

L'intelligenza artificiale utilizza strumenti, app e altre tecnologie per ottimizzare i processi di gestione delle spese. L'automazione permette un'elaborazione più rapida, il monitoraggio rispetto alle policy e l'approvazione delle spese.

L'uso di strumenti basati sull'intelligenza artificiale consente alle aziende di risparmiare risorse a ogni livello. I responsabili di dipartimento possono dedicare meno tempo all'approvazione delle spese, mentre gli amministratori possono inserire e riconciliare le voci in modo più semplice.

Per i team finanziari, gli strumenti di automazione offrono riconciliazioni rapide e segnalazioni automatiche di potenziali discrepanze e violazioni delle policy. Grazie all'intelligenza artificiale, le aziende possono ottenere una visione più accurata delle proprie spese, riducendo inefficienze e sprechi.

La gestione delle spese tramite l'AI offre numerosi vantaggi, tra cui:

• Efficienza dei costi
• Categorizzazione delle spese più intelligente e precisa
• Report delle spese e aggiornamenti di budget automatizzati
• Insights in tempo reale e meno ritardi negli aggiornamenti e nelle riconciliazioni di bilancio
• Riduzione dei rischi e delle frodi
• Applicazione coerente delle politiche finanziarie
• Miglior processo decisionale in materia di policy e budget

Strumenti e tecnologie nella gestione delle spese con l'AI

Sono molteplici gli strumenti utilizzati come parte di una soluzione di gestione delle spese basata sull'AI, tra cui:

• Machine Learning: gli algoritmi di machine learning vengono spesso utilizzati per automatizzare la categorizzazione e l'analisi delle spese, riducendo la necessità di inserire manualmente i dati. Nel tempo, questi algoritmi si adattano e diventano più precisi nella categorizzazione e interpretazione dei dati.

• App Mobile: le app sono un ottimo modo per velocizzare il processo di gestione delle spese, soprattutto durante i viaggi di lavoro. Queste app possono tracciare le spese, scansionare e archiviare ricevute, completare i report delle spese e trasmettere i dati ad altri sistemi per la categorizzazione e la riconciliazione.

• Optical Character Recognition (OCR): sebbene l'OCR possa sembrare una tecnologia "datata", la sua utilità nella gestione delle spese tramite AI è fondamentale. L'OCR ha fatto grandi progressi e ora può leggere i dati con maggiore precisione, estraendo informazioni rilevanti da ricevute e fatture. È in grado di leggere testi in più lingue e di scansionare e fotografare con risultati altamente accurati.

• Cloud Computing: grazie al cloud, i dipendenti possono accedere alla gestione delle spese basata sull'AI da qualsiasi luogo, dispositivo e in qualsiasi momento. L'archiviazione cloud di dati e applicazioni consente l'accesso e l'utilizzo degli strumenti di gestione delle spese, indipendentemente da chi ne abbia bisogno e quando. Inoltre, i sistemi cloud garantiscono sicurezza e affidabilità.

Il futuro della gestione delle spese con l'Intelligenza Artificiale

Con l'evoluzione della tecnologia, l'AI per la gestione delle spese continuerà a migliorare. Il futuro della gestione delle spese basata sull'AI potrebbe offrire:

• Gestione delle spese senza carta: le ricevute cartacee e l'inserimento manuale dei dati stanno per scomparire. L'uso crescente di fatture e ricevute digitali e altre opzioni senza carta sta diventando sempre più la norma. L'AI può aiutare a scansionare e tracciare copie digitali dei documenti, riducendo i costi legati al personale, all'archiviazione e alle spese generali. Inoltre, la riduzione degli sprechi di carta avrà un impatto positivo sull'ambiente.

• Verifica tramite Blockchain: la blockchain potrebbe rivoluzionare completamente il modo in cui le spese vengono verificate, riducendo in modo significativo le frodi. Utilizzando un registro verificato per tutte le transazioni, le aziende possono garantire che le operazioni siano autentiche, tracciate correttamente e verificate, mantenendo al contempo i dati sicuri. Questa tecnologia potrebbe semplificare le procedure di audit e ridurre il rischio di frode.

• Coinvolgimento dei dipendenti: i dipendenti spesso si sentono frustrati e ostacolati da politiche finanziarie e di spesa che non comprendono. Con l'applicazione accurata e coerente delle politiche tramite l'AI, le aziende possono essere più trasparenti e responsabilizzare i dipendenti a gestire le spese in modo responsabile e a rispettare le policy.

• Crescita globale: le aziende hanno spesso bisogno di soluzioni di gestione delle spese che funzionino al di là dei confini e delle valute. Tuttavia, mantenere la conformità e la precisione a livello globale può essere impegnativo. Le tecnologie basate sull'AI possono garantire operazioni accurate tra diverse regioni, favorire la crescita globale e assicurare la conformità normativa.

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