Il futuro dei viaggi e delle spese: l'importanza dello 'shift left' per la tua organizzazione

"Shift left". Secondo Chris Juneau, Head of Market Strategy di SAP Concur, queste due parole rappresentano il futuro dei viaggi e delle spese. Durante il SAP Concur Benelux Day 2024, il 5 marzo a 's-Hertogenbosch, ha spiegato cosa intende con questo termine e come l'AI aiuta le organizzazioni a raggiungere un'efficienza e una conformità ottimali.

Nel suo discorso di apertura, Juneau ha condiviso una storia su un giovane collega che, al suo primo viaggio di lavoro, ha commesso l'errore di usare la sua carta di credito aziendale come un lasciapassare per spendere quanto voleva. Quando Juneau gli ha detto che le sue richieste di rimborso superavano il limite aziendale e che non sarebbero state rimborsate, ciò che doveva essere un viaggio da sogno si è trasformato in un incubo.

Juneau ha poi spiegato che, con l'aiuto dell'AI, situazioni come questa sono evitabili. Assicurandosi che i dipendenti ricevano informazioni preziose sulle politiche aziendali prima di spendere denaro, le organizzazioni possono collocare la fase di controllo del processo di spesa in un momento cruciale, anziché quando è troppo tardi.

Controllare prima dell'acquisto, non dopo

Spesso le organizzazioni danno per scontato che i dipendenti si attengano rigorosamente alle policy aziendali e che conoscano tutte le regole riguardanti le spese di trasferta, ma non è sempre così. Tuttavia, il flusso per le richieste di rimborso spese solitamente avviene seguendo questo schema:

Acquisto >> Invio >> Verifica >> Approvazione >> Pagamento

Questo significa che il tuo dipendente acquista qualcosa e poi ne richiede il rimborso, e solo allora viene effettuata una verifica. Questi costi sono in linea con la policy aziendale? Se la risposta fosse "no", sarebbe ormai tardi perché i costi sono già stati sostenuti.

Sarebbe quindi il caso di cambiare approccio e spostare a monte il processo di verifica grazie all'intelligenza artificiale (AI). Juneau spiega: "Con questo intendiamo che la verifica avviene durante l'acquisto, prima che i costi vengano sostenuti."

La scelta giusta, al momento giusto

"Nessuno ama le sorprese sgradevoli," afferma. "Per evitare questo, stiamo cambiando il ruolo della tecnologia, mettendo in azione l'AI immediatamente nella fase di acquisto e decisione. L'AI ti aiuta a fare la scelta giusta al momento giusto. In questo modo, ottieni subito le risposte che cerchi e passi meno tempo a correggere risultati sbagliati."

Juneau fornisce due casi pratici in merito. "Un primo aiuto proviene dall'integrazione delle policy aziendali direttamente in SAP Concur (ad esempio, quando vuoi prenotare un hotel, puoi verificare subito se rientra nelle policy della tua azienda). Il controllo avviene pre-acquisto anziché post-acquisto, quindi non hai più sorprese inaspettate. Il secondo caso pratico riguarda Joule, il tuo co-pilot personale. Joule si integra perfettamente con SAP Concur. Hai dubbi su alcune spese? Chiedi a Joule. Otterrai una risposta immediata. Veloce, semplice e chiara."

Costi, conformità e controllo

Se vuoi un monitoraggio più accurato di viaggi e note spese, hai bisogno di un quadro più chiaro dei numeri.

Scopri di più 

Concentrati sulle persone e abbraccia la tecnologia 

La facilità d'uso è essenziale. Non ci devono essere frustrazioni dovute a sistemi non funzionanti o complicati, ma solo soddisfazione per un processo semplice e diretto. "Quando un dipendente sosta sulla nostra app il meno possibile, è un segno che funziona in modo rapido e intuitivo," ha detto Juneau durante il suo discorso principale.

Rudy Verslype, Solutions Consultant di SAP Concur Benelux, ha confermato le parole di Juneau. "Come azienda, devi abbracciare le nuove tecnologie, ma anche tenere il focus sulle persone. Supporta i tuoi dipendenti affinché possano utilizzare il loro tempo in modo efficiente e guardare indietro ai 'momenti che contano' con soddisfazione. Non dovrebbero passare ore a inserire, ordinare, controllare e approvare o rifiutare le richieste di rimborso."

Lo "shift left" è fondamentale in questo contesto. Verslype spiega: "L'AI verifica subito la conformità di tutti i tuoi (potenziali) acquisti. In questo modo, colleghi la tecnologia ad una migliore esperienza utente. I tuoi dipendenti possono vedere immediatamente cosa è approvabile e cosa non lo è, e il tuo back office non deve più controllare ogni singola richiesta di rimborso. L'AI si occupa di questo, permettendo al back office di concentrarsi solo sulle eccezioni."