Quanto in là ti spingerai con i viaggi in un mondo post-pandemia?

Hai mantenuto la tua azienda in piedi tenendo i dipendenti protetti, felici, sani e produttivi. Hai capito come lavorare da casa e come far cambiare direzione alla tua azienda quando le restrizioni dovute al COVID-19 minacciavano di stravolgerla. Hai fatto rientrare l’organico in trasferta e hai sfruttato al meglio le videoconferenze.

Bravo. Diciamo sul serio.

Ma adesso? Come puoi fare il salto di qualità dalla sopravvivenza alla leadership del settore? Come puoi far ripartire i viaggi in modo da rimanere un passo avanti?

Come? Dovrai riorganizzare i viaggi e lo dovrai fare in modo diverso. Perché? Perché il vecchio modo di viaggiare non va più bene, aspetto particolarmente importante, sei sotto la lente di ingrandimento di tutti. I team dirigenziali, i viaggiatori, i clienti, la concorrenza: tutti sono in attesa di vedere come ti adatterai alla nuova era dei viaggi aziendali. Come li renderai più sicuri. Come li renderai più efficienti e pratici. Come li renderai sostenibili. In altre parole, come acquisirai nuovamente lo slancio aziendale ripensando i viaggi di lavoro.

Ma qual è la prima cosa da fare?

I travel manager come te, abituati a rimboccarsi le maniche, diranno che il tutto si riduce a due cose: conformità e flessibilità. Devi offrire ai viaggiatori la possibilità di pianificare i viaggi come vogliono, per sentirsi sicuri e quindi produttivi. Vuoi anche dare loro la libertà di prenotare i viaggi nel modo che gli è più congeniale, con le app che amano e i fornitori che preferiscono. Questo migliora l’esperienza di viaggio e, ancora una volta, si traduce in un viaggio positivo e più produttivo.

Ma la flessibilità, anche adesso, deve certamente avere i suoi limiti. Devi essere in grado di controllare i costi, prevedere le spese, supervisionare gli itinerari e gestire il duty of care. Queste cose non sono cambiate e, di fatto, sono diventate ancora più importanti ora che vediamo la luce in fondo al tunnel del COVID-19. Le regole, le normative e le restrizioni che abbiamo rispettato in precedenza sono ora ancora più restrittive, cosa che rende la conformità ancora più importante.

Per trovare l’equilibrio tra conformità e flessibilità ci vuole l’abilità di un funambolo, ma le organizzazioni che l’hanno dimostrata stanno infondendo fiducia nei loro viaggiatori e ottenendo risparmi sugli utili. Per farlo, seguono i suggerimenti illustrati in questa recente scheda di suggerimenti sulla conformità, come: 

• Aggiunta di pre-approvazioni al processo.
• Utilizzo di strumenti che consentono di effettuare prenotazioni dirette.
• Attento controllo del chilometraggio e collaborazione più stretta con la funzione delle finanze, per avere la certezza che ogni spesa venga esaminata correttamente.
• Monitoraggio e reporting di tutte le voci, in modo che i viaggiatori siano aggiornati sul budget e sulle diverse normative in continua evoluzione.

Le aziende che si trovano a metà strada tra conformità e flessibilità stanno sfruttando la tecnologia per gestire i viaggi in modalità un tempo impensabili. Stanno letteralmente plasmando il futuro e tu sei invitato a unirti a loro.

Quanto in là ti spingerai?    

Per maggiori informazioni, leggi la scheda dei suggerimenti sulla conformità o visita il sito www.concur.it