Realtà o finzione: Una checklist per trovare la giusta soluzione T&E

Utilizzi diversi accessi per prenotare i tuoi viaggi di lavoro e inviare note spese? Se è così, allora hai messo insieme applicazioni e dati disconnessi invece di un sistema veramente integrato. 

Puoi acquisire le prenotazioni effettuate al di fuori del sistema di viaggio aziendale? In caso contrario, è difficile monitorare prontamente le spese e garantire la conformità.  

La tua soluzione attuale è un sistema generico realizzato per lavorare con i processi di viaggi e note spese, ma è invece progettata per gestirli? In caso affermativo, probabilmente manca il supporto e la scalabilità di cui hai bisogno.  

Senza dubbio non intendevi trovare un sistema T&E insoddisfacente. Spesso, il problema è che le soluzioni non sono all’altezza delle promesse fatte dai fornitori sulle integrazioni, sulla scalabilità, sulla visibilità delle spese e sulle informazioni che otterrai, e molto altro ancora. 

Mettere ordine tra opzioni e promesse non è facile. Per aiutarti a separare i fatti dalla finzione, abbiamo messo insieme una nuova checklist. In diverse categorie, offre suggerimenti concreti su “cosa dovresti cercare” e “cosa devi evitare”. Usala per valutare varie soluzioni e stabilire se soddisfano realmente le tue esigenze.  

Più veloce non è meglio se comporta un processo più lungo  

Cerca una soluzione che funzioni bene con le altre, incorporando integrazioni native che mantengano il lavoro e i dati in movimento invece di richiedere un lavoro extra da parte del tuo team. Le sue app mobili dovrebbero semplificare il lavoro attraverso funzionalità come scattare foto delle ricevute e inviare automaticamente i dati ai report. 

Il miglioramento continuo batte la conformità e il controllo occasionali 

Una soluzione solida e integrata dovrebbe incorporare l’intelligenza artificiale e il machine learning, in modo che diventi sempre più esperta nel controllare le spese e nel determinare se sono conformi alle policy sulle spese. Dovrebbe anche essere in grado di registrare le prenotazioni, indipendentemente da dove i viaggiatori le effettuano. 

Prevedere la spesa è meglio che prevedere il futuro 

La tua soluzione dovrebbe fornire un quadro aggiornato della spesa, insieme a un’analisi approfondita che ti consenta di indagare più a fondo e prevedere. Dashboard, report prontamente disponibili e personalizzabili e accesso a esperti che possono aiutare con metriche e report dovrebbero far parte di questo quadro. 

Se non è scalabile, non è una soluzione 

La tecnologia dovrebbe espandersi e adattarsi facilmente come fa la tua azienda, mantenendo una base che garantisca che la spesa sia visibile e conforme. Dovrebbe creare un programma di viaggio flessibile utilizzando più fornitori e partner e consentirti di aggiungere servizi quando ne hai bisogno. Nel frattempo, fornisce il supporto necessario ai dipendenti, dai viaggiatori ai team IT e finanziari, attraverso strumenti di apprendimento integrati, self-service e supporto di persona facilmente accessibile.

Trova la verità, individua la finzione 

Con manodopera e budget limitati, è essenziale garantire che la gestione di viaggi e note spese sia il più efficiente possibile. Per ottenere tale efficienza, è il momento giusto per fare passi da gigante nel miglioramento invece di apportare modifiche. 

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