Rendicontazione efficace delle spese - fasi e soluzioni

Non c'è niente di meglio della comunicazione face to face; tuttavia, i viaggi possono essere uno dei costi più elevati per le aziende. Note spese dettagliate e accurate aiutano a monitorare dove vengono impegnati i soldi, consentendo ai dipendenti di essere rimborsati tempestivamente per le spese sostenute. Nel 2022 le spese di viaggio per le piccole e medie imprese sono aumentate del 178%, quindi è importante che chiunque viaggi per una determinata azienda sappia come compilare le note spese. I dipendenti che anticipano le spese di tasca propria desiderano essere rimborsati e, quando arriva il momento delle tasse, è necessario poter documentare con precisione le spese aziendali legittime. Inoltre, comprendere meglio le spese di viaggio grazie all'analisi dei dati aziendali aiuta a gestire i costi in modo più efficace.

Impostare un sistema coerente significa mantenere sempre il controllo di tutti i costi e utilizzare efficacemente i fondi per i viaggi.

Perché una nota spese ben strutturata è importante

Una nota spese aziendale deve essere facilmente comprensibile, completa e coerente tra i vari reparti e il personale. Un buon report offre all'azienda una chiara visione di come viene speso il denaro destinato ai viaggi e aiuta nella pianificazione. Ad esempio, permette di capire se è necessario stanziare un budget maggiore per i biglietti aerei internazionali per l'anno prossimo o se gli abbonamenti ai viaggi si stanno ripagando e vengono utilizzati al massimo delle loro potenzialità. Inoltre, consente di individuare aree in cui è possibile risparmiare.

Le spese per i viaggi d'affari sono generalmente deducibili dalle tasse. Con una corretta impostazione delle note spese, è possibile documentarle in modo rapido e semplice, evitando problemi durante la dichiarazione dei redditi.

Guida step by step per la rendicontazione delle spese

Una nota spese è un documento che raccoglie tutte le spese sostenute durante un viaggio di lavoro o un evento. Deve includere informazioni come la data dell'acquisto, l'importo speso, la categoria della spesa e le eventuali ricevute.

Durante il viaggio, inizia a raccogliere le ricevute, assicurati di scannerizzare o fotografare le ricevute fisiche, così che le informazioni siano disponibili per la documentazione futura.

Dopo il viaggio, inserisci tutte le informazioni nel modello di spesa aziendale o nel sistema utilizzato. I dettagli da includere sono:

• Data della spesa
• Fornitore dell'acquisto
• Categoria di spesa (ad esempio pasti, trasporti, alloggio)
• Eventuali imposte o IVA applicate
• Note aggiuntive
• Una copia della ricevuta o della fattura in formato PDF, PNG o JPEG

Invia poi i dati al responsabile della gestione delle spese, che procederà con il conteggio e il rimborso delle spese. Quando sarà il momento di preparare i resoconti fiscali o altri report, tutti i dati saranno facilmente accessibili e centralizzati in un unico posto.

Come possono aiutare i template 

Se tutti utilizzano lo stesso framework, la gestione delle note spese diventa molto più semplice per tutti. I dipendenti in viaggio avranno una chiara comprensione delle spese rimborsabili, mentre tu potrai classificare meglio le spese e ottenere una visione chiara di dove vengono spesi i tuoi soldi.

Esplora i tool per le note spese

Esistono diversi tool per redigere le note spese, ciascuno con i propri vantaggi e svantaggi.

Nel caso più informale, si può semplicemente chiedere ai dipendenti in viaggio di inviare via e-mail un elenco delle spese insieme alle immagini delle ricevute. Tuttavia, questo metodo può risultare difficile da standardizzare e comporta alcuni rischi. I dipendenti potrebbero formattare i report in modi diversi e usare termini diversi per le stesse spese e questo può portare al rischio di trascurare alcune spese legittime. Inoltre, esaminare l'elenco delle spese può richiedere molto tempo al team finanziario, che potrebbe dedicare le sue risorse a compiti più produttivi.

È possibile utilizzare Excel per redigere le note spese, sebbene presenti alcuni limiti. Gli errori nelle formule possono influenzare l'intero foglio di calcolo, in più, il sistema non consente di esportare automaticamente i dati in altri tool. Gli strumenti specializzati, come quelli di SAP Concur, possono semplificare notevolmente la rendicontazione delle spese di viaggio e migliorarne l'accuratezza. Ad esempio, i dipendenti possono raccogliere le ricevute tramite l'app mobile ExpenseIt e caricarle su Concur Expense, che si occupa automaticamente di creare e categorizzare le spese. Inoltre, con Concur Drive, il sistema registra il chilometraggio in modo preciso, garantendo una documentazione dettagliata e corretta delle spese.

Problemi comuni nelle note spese

Anche se le note spese sono fondamentali per garantire la trasparenza aziendale, possono rappresentare una sfida sia per i dipendenti in viaggio sia per coloro che gestiscono le pratiche in ufficio.

Le frodi sono un rischio persistente nei viaggi d'affari. Gli studi indicano che circa il 5% del fatturato annuale di un'azienda può essere perso a causa di frodi. I dipendenti potrebbero, sia intenzionalmente che involontariamente, richiedere il rimborso di spese non legate al viaggio di lavoro. Un sistema ben strutturato con categorie chiare può ridurre i malintesi e garantire che le richieste di rimborso siano corrette.

Molti dipendenti preferirebbero evitare le pratiche burocratiche dopo un viaggio di lavoro. Tuttavia, soluzioni come SAP Concur semplificano il processo acquisendo e categorizzando automaticamente la maggior parte delle spese. I dipendenti devono solo rivedere i dati inseriti per assicurarsi che siano corretti, rendendo il processo molto più efficiente.

Velocizzare e semplificare la rendicontazione delle spese di viaggio

I resoconti delle spese di viaggio offrono informazioni fondamentali su come vengono utilizzati i fondi destinati ai viaggi. Questi report forniscono la business intelligence necessaria per mantenere i viaggi efficienti dal punto di vista dei costi e per ottimizzare il budget per i viaggi.

Se cerchi una soluzione che semplifichi tutto il processo, la nostra demo interattiva ti mostra come gestire le spese in modo facile e veloce. Potrai acquisire le spese da qualsiasi dispositivo, inviare una nota spese a un manager e approvare i report ricevuti, tutto in modo intuitivo e senza complicazioni.