SAP Concur offre strumenti indispensabili per la gestione dei viaggi d’affari di oggi

In occasione dell’inizio della convention della Global Business Travel Association (GBTA) di quest’anno ad Atlanta, rendiamo omaggio agli operosi travel manager che si destreggiano tra le sfide dei viaggi d’affari e apportano un enorme valore alle loro aziende. I team di SAP Concur si concentrano sulla fornitura delle migliori soluzioni di viaggi e note spese del settore per gestire i costi dei viaggi aziendali, offrire esperienze eccezionali ai viaggiatori e semplificare il processo di viaggi e note spese dall’inizio alla fine.

Recentemente abbiamo condotto il nostro sesto sondaggio annuale SAP Concur Global Business Travel su 600 travel manager in sei mercati e, per il quarto anno consecutivo, abbiamo scoperto che praticamente tutti (99%) affermano che il loro lavoro sarà più impegnativo nei prossimi 12 mesi. Il 37% afferma che continuare a fornire programmi di viaggio di alta qualità nonostante l’aumento dello stress sta rendendo difficile il loro successo e il 31% dichiara di avere difficoltà a rimanere motivato nel ruolo perché si sente sottovalutato. In risposta, il 21% dei travel manager intervistati dichiara che probabilmente cercherà una posizione di travel manager in un’altra azienda nel prossimo anno, mentre il 20% probabilmente cercherà una nuova posizione al di fuori della gestione dei viaggi.

In SAP Concur, comprendiamo le difficoltà che i travel manager devono affrontare oggi e puntiamo a semplificare il loro lavoro. Sviluppiamo e forniamo ai clienti gli strumenti che li aiutano ad alleviare la complessità delle forze di mercato, come le crescenti esigenze di conformità e flessibilità, l’aumento dei costi, la gestione della frammentazione dei contenuti e le richieste di sostenibilità attraverso viaggi aziendali realmente integrati.

Gestire l’aumento dei costi con l’AI

Di recente abbiamo analizzato i dati di Concur Expense raccolti nel 2019 e nel 2023. La spesa media per i biglietti aerei è stata di 770 dollari nel 2023, con un aumento del 10% rispetto ai 698 dollari del 2019. La spesa media per la benzina è aumentata del 37% e la spesa media per un pasto è aumentata del 30% nello stesso periodo di tempo. Oggi, circa sei acquirenti di viaggi su 10 (59%) prevedono un aumento della spesa e del volume dei viaggi d’affari della loro azienda rispetto al 2023, con la conseguenza di un ulteriore aumento dei costi nel 2024.

C’è un’incredibile opportunità per controllare i costi con l’intelligenza artificiale (Artificial intelligence, AI) generativa. Recentemente abbiamo lanciato nuove funzionalità di AI aziendale nelle soluzioni SAP Concur, tra cui Request Assistant, che utilizza l’AI generativa per fornire stime intelligenti dei costi per la pianificazione dei viaggi con efficienza. Inoltre, ExpenseIt ora contabilizza le voci di spesa degli hotel utilizzando l’AI generativa, aumentando l’accuratezza dei risultati e facendo risparmiare tempo ai dipendenti.

SAP ha fatto progressi incredibili come leader del settore con l’AI generativa. A giugno, in occasione del nostro evento annuale per i clienti Sapphire, SAP e Microsoft hanno annunciato l’intenzione di integrare i loro copiloti IA Joule e Microsoft Copilot per Microsoft 365. Con l’integrazione, Joule blocca automaticamente le date di viaggio nel calendario di Outlook di un dipendente quando utilizza Joule per prenotare un volo in Concur Travel.

Ci confrontiamo continuamente con i nostri clienti per comprendere altre applicazioni di AI responsabile che possono rendere più produttivi i dipendenti, i travel manager e i team contabili. 

Garantire la conformità, con flessibilità

I travel manager devono bilanciare interessi contrastanti: le normative sulla sostenibilità per migliorare la trasparenza, le pressioni della leadership per gestire i costi e le aspettative dei viaggiatori per opzioni di prenotazione flessibili. Dalla nostra indagine è emerso che quasi tutti (99%) si trovano di fronte a discrepanze tra i compiti che vengono loro richiesti e gli strumenti, il supporto o il budget messi a disposizione dall’azienda, rendendo difficile il successo nel loro ruolo.

Sarebbe quasi impossibile bilanciare queste priorità contrastanti senza uno strumento di prenotazione online che garantisca la conformità alle policy. I recenti aggiornamenti alle soluzioni SAP Concur riguardano sia la conformità che la flessibilità. Quando si prenota tramite Concur Travel, ad esempio, Concur Request automatizza le richieste e le approvazioni per aiutare i travel manager a controllare meglio i budget e monitorare la conformità alle policy, ed è ora disponibile su dispositivi mobile.

Inoltre, l’esperienza di prenotazione avanzata nel nuovo Concur Travel migliora la flessibilità e l’esperienza dell’utente con funzionalità di ricerca omnidirezionale che uniscono automaticamente le opzioni per molte località, come aeroporti, centri urbani o sedi aziendali. A marzo, SAP Concur ha presentato una maggiore scelta di contenuti alberghieri e la possibilità di cercare, prenotare e acquistare i contenuti di UK Rail. Inoltre, i dipendenti possono ora condividere comodamente gli itinerari di viaggio e i deep link dal loro elenco di viaggi Concur Travel a una chat di Microsoft Teams, rendendo più facile per i colleghi prenotare lo stesso viaggio.

I contenuti di New Distribution Capability (NDC), disponibili in Concur Travel dal 2019, sono ora disponibili anche per i viaggiatori aziendali attraverso i sistemi di distribuzione globale (Global Distribution System, GDS) di Sabre e Amadeus; le società di gestione dei viaggi (Travel Management Company, TMC) e le aziende che utilizzano il nuovo Concur Travel possono acquistare, prenotare, realizzare e fornire assistenza per i contenuti NDC di numerosi vettori.

“La nuova piattaforma Concur Travel offre agli utenti un’interfaccia moderna, funzionalità intuitive e contenuti completi, riducendo il numero di clic e il tempo che i viaggiatori devono trascorrere, con conseguente aumento della produttività”, ha affermato Teri Miller, Executive Vice President, Global Client Team, BCD.

Affrontare la frammentazione dei contenuti

Il nostro sondaggio ha rilevato che circa due travel manager su cinque (38%) prevedono un anno più impegnativo a causa del fatto che i dipendenti non prenotano o aggiornano i piani di viaggio utilizzando gli strumenti aziendali. Il 36% cita le compagnie aeree che non condividono contenuti completi dei canali tradizionali come fattore che renderà il loro lavoro più impegnativo nei prossimi 12 mesi.

La frammentazione dei contenuti è un passo importante per garantire che i dipendenti ottengano le migliori tariffe e che i viaggi di lavoro rispettino il budget. L’esperienza di prenotazione nel nuovo Concur Travel rende la navigazione dei contenuti semplice e intuitiva, consolidando tutto, comprese le informazioni sui costi e i servizi accessori, in un’unica vista. Inoltre, poiché NDC promuove la tendenza di prenotare viaggi direttamente con i fornitori, consigliamo di utilizzare una soluzione come Concur TripLink per aumentare la visibilità e il controllo o di abilitare Concur Travel’s Air Connector disponibile nella funzione Select Access per accedere a contenuti aggiuntivi dei fornitori.

Abbiamo continuato a investire in Concur TripLink con l’aggiunta di Amtrak, la ferrovia nazionale degli Stati Uniti e le prossime integrazioni con Aeromexico e Ryanair. L’hub Concur TripLink, una nuova piattaforma all’interno delle soluzioni SAP Concur, aiuta a semplificare l’iscrizione a TripLink e TripIt Pro e consente agli utenti di gestire direttamente prenotazioni, partner e connessioni.

“Quando uno dei nostri dipendenti prenota su un sito Web di una compagnia aerea o di un hotel, le informazioni vengono trasmesse direttamente a Concur. Non è possibile gestire ciò che non si vede, quindi è stato un grande vantaggio avere visibilità su tutte le nostre spese e poterle sfruttare per negoziare tariffe migliori”, ha affermato Cathy Sharpe, Director, Strategic Sourcing, Global Travel and Expense Management Services, Illinois Tool Works.

Affrontare le sfide della sostenibilità

Dalla nostra nuova indagine è emerso che un terzo dei travel manager a livello globale (33%) considera l’aumento dell’uso di opzioni di viaggio sostenibili come l’obiettivo principale della propria azienda, quando si tratta di viaggi d’affari, e il 39% afferma che le normative e i requisiti di sostenibilità nuovi o in aumento renderanno il loro lavoro più impegnativo nei prossimi 12 mesi. Infatti, il 36% dei travel manager afferma che fornire opzioni di viaggio più sostenibili senza un budget adeguato per i viaggi rende difficile il successo del proprio ruolo.

SAP Concur sta affrontando queste sfide attraverso le nostre partnership e soluzioni. Grazie all’integrazione con Thrust Carbon, una piattaforma indipendente leader nel settore della sostenibilità, gli utenti di Concur Travel possono visualizzare e ordinare le emissioni di gas serra dei loro voli, nonché le opzioni di noleggio delle auto e del treno, fornendo dati preziosi che i travel manager possono utilizzare per allinearsi agli obiettivi aziendali.  UK Rail è ora attivo nel nuovo Concur Travel. Nei prossimi 12 mesi si aggiungeranno altri fornitori di servizi ferroviari europei, rendendo ancora più facile per i viaggiatori prendere decisioni consapevoli in materia di ambiente.

Cosa succederà in futuro

I viaggi di lavoro sono in continua evoluzione e i travel manager: Siamo qui per voi! In un contesto di costi crescenti, normative ambientali e richieste di maggiore conformità che spesso contrastano con le esigenze di flessibilità dei viaggiatori, SAP Concur aggiornerà continuamente le soluzioni per contribuire a rendere il ruolo del travel manager meno impegnativo e a offrire esperienze di viaggio sempre migliori, sia oggi che in futuro.

Scaricate il nostro whitepaper per i travel manager per ulteriori informazioni sul sondaggio annuale SAP Concur Global Business Travel.

Il sondaggio SAP Concur Global Travel Manager Survey è stato condotto da Wakefield Research tra il 5 aprile e il 26 aprile 2024, tra 600 travel manager, definiti come coloro che dirigono o amministrano programmi di viaggio per aziende in 6 mercati: Germania, Canada, Giappone, Paesi ANZ (Australia e Nuova Zelanda), Regno Unito e Stati Uniti.