Uno sguardo alle spese: quanto spendono i vostri dipendenti?

Sapevi che collettivamente le aziende rimborsano ai propri dipendenti miliardi di euro ogni anno? Una spesa per i dipendenti può essere di soli 2 euro per un caffè - o di 6 euro per un latte macchiato di lusso - e, poiché queste spese si sommano, le aziende devono riflettere su come guidare queste spese.

Noi di SAP Concur vogliamo rendere la gestione delle spese il più semplice, automatica e accurata possibile, in modo che le aziende non perdano nemmeno un centesimo a causa di previsioni imprecise, politiche inefficienti o acquisti non conformi. Con miliardi di euro in ballo, c'è molto da perdere.

Per aiutare le aziende a comprendere l'impatto dell'inflazione e ad avere un quadro chiaro delle categorie di spesa più comuni, abbiamo analizzato i dati di Concur Expense raccolti nel 2019 e nel 2023.

Costo medio per operazione

Il biglietto aereo è stato l’acquisto più costoso nel 2023. La spesa media per i biglietti aereo è stata di 1.201$, con un aumento del 39% rispetto agli 867$ del 2019. Si tratta di un costo quattro volte superiore a qualsiasi altra categoria di spesa. Tuttavia, sebbene le tariffe aeree siano state certamente influenzate dall’inflazione, non è l’unica categoria che ha subito grandi cambiamenti rispetto al 2019.

Altre voci di spesa, come l'intrattenimento e il noleggio auto, hanno registrato aumenti medi rispettivamente del 36% e del 33%. L’inflazione, le interruzioni della catena di approvvigionamento e l’aumento dei costi delle importazioni hanno anche comportato un aumento dei prezzi di cibo e pasti, con un aumento del 32%.

È interessante notare che la spesa media per i viaggi in treno ha registrato l'aumento più contenuto, pari al 4%, passando da 78$ nel 2019 a 81$. I treni sono un modo più sostenibile di viaggiare, quindi un aumento dei costi inferiore all'inflazione è una buona notizia per le aziende che desiderano di sostituire i viaggi in auto o in aereo con il treno.

Distribuzione delle categorie di spesa

Sebbene i voli aerei siano i più costosi per transazione, rappresentano anche la maggiore voce di spesa con il 23% dei costi. Nel 2023, il 19% della spesa per transazioni in Concur Expense è apparso nella categoria "alloggio", rendendola la seconda categoria più spesa in termini di spesa totale. Il costo delle spese nella categoria "altro" ha conquistato il terzo posto con l'11% dei costi. Questa categoria è aumentata dal 9% nel 2019 all'11% nel 2023.

Queste aree poco chiare di “altro” e “varie” rappresentano spese che non rientrano nelle categorie esistenti o si riferiscono a categorie di spesa fuori dall'ordinario. Ad esempio, abbiamo visto un aumento delle categorie di spesa "varie" e "altro" durante la pandemia, quando i dipendenti stavano richiedendo rimborsi per nuove attrezzature per l'ufficio a casa o DPI. In termini di volume delle transazioni di spesa, quelle nelle categorie "altro" e "varie" sono in aumento, costituendo quasi il 20% delle transazioni di spesa. Questi sono tipi di spesa comunemente usati, ma è importante che le aziende abbiano una visione chiara su cosa stanno spendendo i dipendenti per garantire la conformità alle politiche di spesa.

"L'inflazione è certamente la principale responsabile dell'aumento dei prezzi," ha detto Chris Juneau, Head of Market Strategy di SAP Concur, "ma le sfumature nei dati che mostrano l'aumento dei costi e i cambiamenti nelle abitudini di spesa forniscono preziose informazioni che dovrebbero essere utilizzate per guidare le decisioni aziendali, le strategie di spesa e le politiche di viaggio e spesa."

Volume delle transazioni di spesa come percentuale di tutte le transazioni¹

La nostra terza analisi dei dati non mostra quanto viene speso, ma con quale frequenza i dipendenti spendono in ciascuna categoria. In un anno, le tre categorie di spesa più comuni in base al volume delle transazioni, in ordine, sono pasti, trasporto a terra e chilometraggio. Oltre una transazione di spesa su quattro riguarda i pasti dei dipendenti.

Le categorie di spesa aziendali aiutano le aziende a monitorare e gestire le spese in uscita. Un elenco completo dei tipi di spesa consente alle aziende di aumentare la supervisione sulle spese dei dipendenti e di stabilire linee guida su ciò che può e non può essere rimborsato attraverso le politiche di spesa.

Suggerimenti per le politiche di spesa

Gestire le spese dei dipendenti attraverso diverse categorie di spesa e metodi di pagamento può lasciare spazio a errori e non conformità. Tuttavia, con politiche di spesa chiare, le organizzazioni possono ridurre l'ambiguità e la non conformità, risparmiando tempo e denaro e riducendo i rischi. Considera questi sette suggerimenti per sviluppare o rivedere le politiche di spesa:

1. Rivedi le politiche esistenti e raccogli input dai leader finanziari e dai dipendenti su ciò che è stato efficace, ciò che non lo è stato e ciò che deve essere aggiornato.

2. Sfrutta la tecnologia per esaminare i dati sulle spese. Riesamina le tue categorie "altro" o "varie" e scopri su cosa stanno spendendo i dipendenti. Questo potrebbe portare all'aggiunta di nuovi tipi di spesa o alla modifica dei nomi delle categorie se risultano confusi. Scopri di più sulle categorie di spesa più comuni qui.

3. Collabora con fornitori di soluzioni o esperti del settore per comprendere le attuali condizioni economiche, sociali e comportamentali che potrebbero influenzare le spese dei dipendenti, ad esempio le differenze nel modo in cui i dipendenti hanno effettuato acquisti prima e dopo le iniziative di ritorno in ufficio.

Dopo aver raccolto le informazioni, aggiorna le politiche in modo equo e sensato. Scrivi le tue politiche per guidare il comportamento, ma sii abbastanza flessibile da adattarti ai requisiti di viaggio locali e internazionali. Sii esplicito su ciò che è e non è una spesa accettabile.

Elimina i tecnicismi dalle politiche. Assicurati che siano facili da leggere e non appesantite da termini poco familiari. Più semplice è una politica da capire, maggiori sono le probabilità che i tuoi dipendenti la seguano durante il prossimo viaggio di lavoro o acquisto.

Assicurati che la tua politica sia facile da trovare e utilizzare. La tua politica sulle spese non verrà seguita a meno che le persone non ne siano a conoscenza; rendila visibile e includila nelle comunicazioni interne.

Adotta un approccio alla tecnologia orientato al futuro. Senza dubbio, dovresti utilizzare una soluzione mobile-first che faciliti ai dipendenti l'inoltro delle spese mentre sono in movimento dai loro dispositivi mobili. Inoltre, chiedi informazioni sulle attuali funzionalità basate sull'IA e su come i tuoi partner tecnologici stiano pianificando l'aggiunta dell'IA generativa, ad esempio per aiutare i dipendenti a gestire meglio le politiche di spesa.

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¹ Miscellaneous si riferisce a spese che non rientrano nelle categorie di spesa attuali
² Other si riferisce a categorie di spesa non standard
³ Telecom include tariffe telefoniche cablate e wireless, così come i costi di telefoni e dispositivi di comunicazione
⁴ Gas si riferisce alle spese per il carburante
⁵ Mileage si riferisce al rimborso basato sui chilometri percorsi

Metodologia: SAP Concur ha analizzato le note spese aggregate in Concur Expense tra il 1° gennaio 2023 e il 31 dicembre 2023 e periodi equivalenti del 2019. Le spese per questa analisi sono state etichettate come “airfare” “car rental” “entertainment” “gas” “ground transportation” “lodging” “meals” “mileage” “miscellaneous” “office” “other” “parking” “telecom” e “train”.