I viaggi aziendali possono rilanciare la sostenibilità?

Mentre i viaggi aziendali continuano a tornare  dopo il Covid, le prestazioni in termini di sostenibilità sono ancora una volta sotto esame. Tuttavia, con le aziende scarsamente dotate di risorse e i budget percepiti, i responsabili decisionali sotto pressione possono individuare gli ostacoli e dare la priorità ai miglioramenti?

La maggior parte dei responsabili delle decisioni aziendali in materia di viaggi riconosce che i loro programmi stanno tornando più vicini ai livelli precedenti alla pandemia. I viaggi nazionali, in particolare, stanno rimbalzando per oltre 8 intervistati su 10 (83%). Il fatto che la ripresa preceda notevolmente i viaggi aziendali internazionali (63%) non sorprende, visti i requisiti e le restrizioni supplementari imposti dalla Covid in materia di circolazione transfrontaliera.

Le previsioni della Global Business Travel Association (GBTA) alla fine dello scorso anno, prevedevano anche un'impennata dell'attività nel 2022 con pieno recupero previsto entro il 2024. Secondo Suzanne Neufang, amministratore delegato della GBTA, le aspettative del settore sono state realistiche, ma positive: "Il settore dei viaggi d'affari riconosce l'esistenza di fattori, legati alla Covid-19 e oltre, che potrebbero avere un impatto sulla strada da percorrere nei prossimi anni. Tuttavia, nel complesso c’è ottimismo in quanto il settore, le aziende e i viaggiatori di tutto il mondo si appoggiano alla ripresa e al tanto necessario ritorno ai viaggi d’affari”.
I volumi però, ci raccontano solo una parte della storia di viaggio.

Promuovere l'agenda globale

La sostenibilità era già saldamente nella lista di lavoro per i viaggi aziendali prima che il mondo entrasse in lockdown. Due anni più in basso — mentre ci avviamo verso gli obiettivi di sviluppo sostenibile delle Nazioni Unite (OSS) nel 2030, poi gli obiettivi net-zero nel 2050 — si colloca ancora più in alto.
Il relativo successo della Conferenza delle Nazioni Unite sui cambiamenti climatici (COP26), tenutasi a Glasgow alla fine del 2021, è servito solo ad alzare la posta in gioco a livello mondiale.
Il grande problema per un mercato dei viaggi aziendali in ripresa, quindi, non è solo sapere se si è in grado di rispondere a questa agenda globale per la sostenibilità, ma anche come la si potrebbe promuoverla positivamente.

Sensazione di pressione da eseguire

Di fronte, il contesto economico è impegnativo. I responsabili delle decisioni in materia di viaggi aziendali sembrano essere sottoposti a maggiori pressioni sulla scia della pandemia, rispetto al passato. La maggior parte concorda sul fatto che il loro budget è stato impattato (64%) e che dimostrare un ritorno sugli investimenti (ROI) è ora più importante che mai (65%). 

Per quanto riguarda la sostenibilità, il feedback è alquanto eterogeneo. Poco più della metà dei professionisti intervistati ha ammesso che, dalla pandemia, la sostenibilità ha perso importanza nei  viaggi aziendali (55%). Rimane tuttavia critico, dato che quasi ogni intervistato  (99%) conferma che la sostenibilità è ancora parte integrante della loro politica dei viaggi.

Secondo Pierre-Emmanuel Tetaz, EMEA SVP e General Manager di SAP Concur, il business case è sostanzialmente solido, ma talvolta nascosto in bella vista:

“Il legame tra politiche sostenibili, stabilità aziendale e ricavi potrebbe non essere subito evidente; ma una volta guardati sotto la superficie diventa più facile da vedere. Essere un'azienda sostenibile non è solo vantaggioso per il brand aziendale, ma anche per la salute complessiva dell'azienda, compresa la fidelizzazione e il coinvolgimento dei dipendenti”.

Quali sono quindi gli ostacoli al progresso e quali soluzioni sono necessarie?

Emissioni di impegni finanziari per imprese

Il rapporto a lungo termine di cui godono i viaggi aziendali con la sostenibilità è attualmente compromesso da ciò che equivale a questioni di impegno. In altre parole, mentre le due cose stanno bene insieme, le cose devono passare al livello successivo, e presto.

Le trasferte aziendali sanno che devono cambiare. Più di 2 professionisti su tre intervistati (69%) hanno dichiarato di essere consapevoli della necessità di migliorare la sostenibilità.

Il problema è come: quasi la metà è fondamentalmente insicura su cosa fare (44%). Inoltre, mentre molti gestori di viaggi aziendali si sentono in dover ad avere un impatto positivo, più di un terzo ha ancora difficoltà a metterlo in pratica (35%). Hanno bisogno di sostegno.

Che cosa li aiuterà a colmare questo divario tra l'intenzione e l'attuazione?

Colmare il divario di sostenibilità

Non manca la consapevolezza, per la maggior parte, solo la mancanza di istruzione e di leadership.

Più di 1 intervistato su 3 (35%) ha ritenuto che la propria organizzazione non fosse in grado di formare i dipendenti sul tema dei viaggi aziendali sostenibili. Nella classifica dei metodi di coinvolgimento dei dipendenti, i programmi formalizzati di formazione e istruzione (43%) sono rimasti indietro rispetto alle campagne di comunicazione interna (62%) e ai messaggi regolari in viaggio (53%).

 Non sono solo i singoli dipendenti a mancare, ma le organizzazioni nel loro complesso, afferma Horst Bayer, Founder, TravelHorst – Sustainable Business Travel Consulting: “È fondamentale che i responsabili della sostenibilità e i responsabili dei viaggi parlino la stessa lingua e collaborino. Pertanto, la formazione per un programma di viaggi aziendali sostenibili, come quello offerto dal GSTC Global Sustainable Tourism Council, è molto importante”.

Le carenze nel settore dell'istruzione e della formazione contribuiscono a una cultura imprenditoriale in cui solo il 37% dei dipendenti crede pienamente nell'impatto reale di viaggi aziendali sostenibili.

La motivazione dei dipendenti è una sfida vissuta da molte organizzazioni e considerata un ostacolo principale allo sviluppo di programmi di viaggi aziendali più sostenibili di oltre 4 su 10 (41%). L'altro punto debole comune rivelato dalla ricerca è la mancanza di leadership.

Per quanto riguarda il vuoto della leadership

Per quanto riguarda la leadership, sembra esserci un chiaro disallineamento tra l'opinione diffusa secondo cui i responsabili delle iniziative per la sostenibilità (66%) dovrebbero essere quelli che guidano l'agenda, e la realtà delle risorse effettivamente in atto e a loro disposizione.

Solo il 36% delle organizzazioni ha creato un ruolo dedicato nel team di gestione — come Responsabile della Sostenibilità Ambientale, Senior Sustainability Manager o Chief Sustainability Officer, mentre solo il 10% ha un intero team dedicato alla causa.

La gestione parte dai dati, ma poi si manifesta in molteplici modi e mezzi in tutta la struttura aziendale e nelle operazioni, spiega Pierre-Emmanuel Tetaz: "I dati di per sé sono di scarso valore; le aziende hanno bisogno di solide capacità di gestione dei dati per avere un quadro accurato della situazione in modo da poter apportare i necessari adeguamenti alle loro politiche di viaggio aziendali.

"Questo può assumere molte forme: trovare uno sponsor  per una politica di sostenibilità, rivedere la rete di partner esistenti per individuare aree di miglioramento e nuovi candidati più ecologici, educare i dipendenti attorno alle normative governative, ridurre il tempo dedicato al viaggio non essenziale o semplicemente adottare strumenti per misurare l'impatto del programma di viaggi aziendali."

Nel complesso, quindi, le strutture di gestione inadeguate e l'insufficiente allocazione delle risorse stanno inviando forti segnali di tipo sbagliato, suggerendo che la sostenibilità non viene presa sul serio all'interno dell'organizzazione. Non sorprende, quindi, che quasi un terzo degli intervistati indichi una mancanza di leadership buy-in parte del problema (29%).

Secondo i risultati del sondaggio, le aziende stanno chiaramente perdendo un'opportunità in questo ambito, e la modellizzazione dei ruoli dei dirigenti è considerata il secondo principale strumento interno per realizzare un cambiamento di comportamento in materia di viaggi aziendali sostenibili (51%). La nomina di ambasciatori di viaggio sostenibili è un altro metodo messo in evidenza (36%).

Trasparenza, tecnologia e strumenti

Mentre alcune risposte evidenziano opportunità, altre segnalano il rischio e il modo per attenuare il rischio è attraverso il reporting. Uno dei principali elementi positivi della ricerca è stato quindi l'aumento del numero di organizzazioni che riconoscono che l'uso di strumenti per valutare la sostenibilità delle opzioni di viaggio e alloggio è essenziale per stimolare il cambiamento di comportamento nella loro organizzazione.

La proporzione che favorisce l'utilizzo degli strumenti è aumentata drasticamente dall'ultima ricerca di SAP Concur nel 2020, passando dal 42% al 63% nel 2022. Questo approccio supera ora sia le opzioni di leadership — modellazione dei ruoli (51%) che le nomine di ambasciatori (36%) — e batte anche gli incentivi diretti (44%) e i disincentivi (26%), con qualche margine.

Pertanto, la mancanza di strumenti professionali citati da più di un terzo degli intervistati (36%) è al tempo stesso motivo di preoccupazione e di chiara focalizzazione delle azioni correttive.

Gli strumenti non solo abilitano, ma potenziano, conclude Pierre-Emmanuel Tetaz: "L'implementazione di best practice più ecologiche, come la valutazione dell'impronta di carbonio, l'adozione di reti di distribuzione locali e la selezione dei fornitori in base alle loro credenziali sostenibili, sono tutti passi nella giusta direzione. Fornire al personale gli strumenti giusti per valutare la sostenibilità di un albergo, un vettore o un’azienda di ristorazione li aiuterà a fare scelte migliori e più ecologiche”.

In termini di attuazione di una soluzione relativamente rapida, un punto di partenza ovvio sarebbe quello di affrontare il fatto che oltre la metà delle aziende intervistate (54%) non disponeva nemmeno di un software per la gestione di viaggi e spese. Quasi 9 su 10 senza uno strumento del genere (86%), ne prenderebbero felicemente in considerazione uno.

Insieme all'istruzione e alla leadership, la trasparenza della rendicontazione è il terzo punto d'azione chiave per la sostenibilità, individuato nella ricerca. Dotare al personale viaggiante aziendale gli strumenti e le competenze necessari per svolgere il lavoro sarà un fattore chiave per un processo decisionale più sostenibile — è il motore che guiderà l'agenda. La visibilità in termini di processo è alla base di relazioni solide e credibili sui risultati della sostenibilità. Ciò, a sua volta, informa il processo decisionale in corso e definisce le direttive strategiche a più lungo termine che emergono dalla C-Suite.

“Ridefinire il successo per includere la sostenibilità richiede misurazioni che catturino questo elemento di performance. Affinché i leader aziendali possano prendere le decisioni appropriate e definire la strategia per il successo a lungo termine di un'azienda, devono poter accedere a dati e parametri completi che vadano oltre le misurazioni finanziarie. Ciò consente una gestione e un reporting olistici, con la visibilità necessaria per mitigare l'impatto ESG negativo e aumentare l'impatto ESG positivo.“ (Fonte: Daniel Schmid)