6 best practice per creare una policy di rimborso spese

Avere una policy di rimborso spese ben strutturata è fondamentale per il successo complessivo dell'organizzazione, specialmente quando hai dipendenti in viaggio per motivi di lavoro. Tuttavia, se non adotti alcune best practice, potresti involontariamente esporre l'azienda e i dipendenti a rischi maggiori durante il processo di rimborso.

Perché è necessaria una solida policy di rimborso spese?

Una policy solida che regola i rimborsi spese protegge sia i dipendenti che l'azienda. Essa comunica chiaramente cosa può e non può essere rimborsato e come richiedere il rimborso. Quando la tua policy è dettagliata e ben redatta, può ridurre il rischio di spese non conformi. Altri benefici sono:

• aiuta a definire la cultura della tua organizzazione;
• aumenta la fiducia dei tuoi dipendenti nell'affrontare serenamente le trasferte;
• incrementa l'efficienza dei rimborsi;
• stabilisce parametri per il controllo delle spese di viaggio e di altre spese aziendali, contribuendo a restare nel budget prestabilito.

Fasi iniziali per la progettazione di una policy di rimborso spese dei dipendenti

Prima di redigere una policy di rimborso spese per i dipendenti, prenditi del tempo per raccogliere le informazioni necessarie e assicurati di creare una policy che funzioni bene per la tua organizzazione.

Inizia considerando le specifiche esigenze aziendali. Con quale tipo di budget stai lavorando? Hai soluzioni software per  gestire le richieste di rimborso spese? Un'importante considerazione da fare è investire in una gestione efficiente delle spese che possa aiutarti a risparmiare tempo e denaro a lungo termine.

Successivamente, considera la mission e i valori dell'azienda e come le policy di rimborso spese possono supportarli. Ad esempio, se la sostenibilità è importante per la tua attività, potresti voler includere parametri nella tua policy (questa guida alla sostenibilità dei viaggi può aiutarti) che supportino la scelta di opzioni sostenibili, quando possibile, per le prenotazioni delle trasferte. Infine, considera le esigenze e i desideri dei tuoi dipendenti. La flessibilità sul posto di lavoro è una trend a livello globale e una prerogativa per molte persone. Sebbene sia spesso legata al luogo e al modo in cui le persone lavorano e a un'attenta pianificazione, riguarda anche la gestione delle spese di viaggio. Se la flessibilità è così importante per i tuoi dipendenti, puoi introdurla anche nella tua policy di rimborso spese.

Mentre lavori su questi punti, collabora con gli stakeholder interni e gli esperti in materia nella tua organizzazione. Ad esempio, potresti pensare di fare una survey per ottenere feedback dai dipendenti che viaggiano frequentemente e che hanno familiarità con le attuali policy di rimborso spese.

6 best practice per una policy di rimborso spese

Una volta gettate le basi, è possibile mettere in pratica queste 6 best practice per la creazione di una policy.

1. Definire i rimborsi ammissibili

Uno degli scopi più importanti della tua policy di rimborso spese è stabilire i parametri per le spese ammissibili. La tua policy dovrebbe definire cosa rende una spesa legata al business e fornire limiti, specificando gli importi massimi consentiti e tipi di acquisti ammessi.

Ad esempio, è comune stabilire una diaria per i pasti per ogni giorno di viaggio di un dipendente. Potresti permettere fino a 60€ al giorno per i pasti. Finché il dipendente presenta le ricevute per giustificare le spese per i pasti, il processo di approvazione sarebbe automatico fino a quell’importo.

Puoi anche impostare parametri per altri tipi di spese. Ad esempio, potresti limitare le prenotazioni di hotel a determinate categorie di camere per cui hai negoziato tariffe aziendali, oppure a voli in classe economica o business.

2. Richiedi le ricevute

Assicurati che la tua policy di rimborso spese sia chiara sulla necessità di fornire ricevute. Specifica i tipi di ricevute accettabili, come ad esempio:

• Ricevute tradizionali emesse dal registratore di cassa
• Ricevute via e-mail
• Conferma di acquisto stampate da siti di prenotazione online

Descrivi in dettaglio come preparare le ricevute per l'invio: i processi digitali potrebbero richiedere al dipendente di scattare foto delle ricevute o di scansionarle per aggiungerle al software di rendicontazione delle spese.

3. Ridurre la burocrazia nel processo di rendicontazione delle spese e del rimborso

Assicurati che la tua policy specifichi i template e le procedure che i dipendenti dovrebbero usare per inviare richieste di rimborso, approvare tali richieste e, in ultima analisi, erogare i pagamenti. Quando possibile, elimina l'uso della carta dal processo. I moduli digitali favoriscono un maggiore livello di semplificazione e automazione, riducendo al contempo i rischi associati alla gestione della carta, come la perdita di documenti e le violazioni dei dati.

4. Definire le scadenze per la presentazione delle spese

Si potrebbe pensare che i dipendenti si precipitino a compilare i report di spesa in modo da poter essere rimborsati. Sorprendentemente, ricevere un rimborso può passare in secondo piano quando si ha tanto lavoro da gestire. Ciò può portare i dipendenti a presentare richieste di spese mesi dopo che la trasferta è conclusa.

Una rendicontazione delle spese lenta può gravare sui tuoi processi contabili e persino farti perdere alcune opportunità fiscali. Puoi contribuire ad accelerare i processi di rendicontazione delle spese impostando delle scadenze nella tua policy.

5. Creare un flusso di approvazione

Definisci la procedura per l'approvazione delle spese nella tua policy. Se nella tua azienda è in atto un progetto di trasformazione digitale e stai automatizzando parte del processo di spesa, definisci quali tipi di spese e importi sono ammissibili per l'approvazione automatica.

Assicurati che la policy indichi chiaramente chi deve approvare le spese ed evita includere anomalie (ad esempio una prassi che permetta a qualcuno di approvare la propria nota spese.

6. Includere audit di qualità e conformità

Considera di aggiungere procedure di audit di qualità e conformità alla tua policy di rimborso spese. Definisci chi esegue l'audit e come viene effettuato. È anche importante impostare i parametri per l'audit in modo che nessuno lo percepisca come mirato a determinate persone.

Ad esempio, potresti redigere una policy che prevede l'audit di ogni terza nota spesa presentata da un dipendente. In alternativa, puoi impostare il processo in modo che le procedure di controllo siano attivate quando le richieste di rimborso superano un certo importo o se includono determinati tipi di spese.