Guida alla creazione di un business case per un software di gestione delle spese di viaggio e trasferta

La vera domanda non è se la tua azienda voglia crescere, ma se sia davvero pronta a farlo. È ormai dimostrato che l’integrazione di tecnologie per la gestione di viaggi di lavoro e note spese può preparare la tua azienda alla crescita. La sfida sta nel costruire un business case solido per un software di gestione delle spese.

Una piattaforma unificata e integrata per la gestione delle spese offre maggiore efficienza, controllo, visibilità sui costi e dati strategici, elementi essenziali per cogliere nuove opportunità, affrontare le sfide e far evolvere il business. Si tratta di una soluzione potente, ma per sviluppare un business case efficace è fondamentale comprendere a fondo come la gestione delle spese possa favorire la crescita, in che modo la tecnologia arricchisca le soluzioni T&E, quali siano i costi dell’inazione e quali siano i passi chiave per ottenere il supporto necessario e giustificare l’investimento.

Il legame tra gestione delle spese e crescita

L’integrazione di un software di gestione delle spese in un’unica piattaforma coesa migliora trasparenza, produttività e conformità, offrendo le funzionalità necessarie per far crescere il business. Grazie alle soluzioni SAP® Concur®, che ottimizzano persone e processi, la tua azienda può ottenere un reale vantaggio competitivo.

Le nostre ricerche recenti mostrano che le aziende che adottano una soluzione T&E integrata registrano:

• 21% di risparmio nella prenotazione dei viaggi e nella gestione delle note spese
• 20% di riduzione dei costi di elaborazione delle fatture
• 26% di aumento della conformità alle policy aziendali

I vantaggi di una gestione integrata delle spese

Maggiore efficienza e meno stress. Dalla prenotazione dei viaggi alla gestione di ricevute e fatture, i dipendenti possono contare su un’esperienza fluida e intuitiva, senza processi complessi o perdite di tempo. Grazie all’automazione, le transazioni vengono registrate automaticamente nei report spese, eliminando la necessità di conservare ricevute cartacee.

Una visione chiara e unificata. Con un flusso di dati integrato tra le soluzioni, l’azienda può basarsi su un’unica fonte affidabile per la gestione finanziaria. I viaggiatori dispongono di una piattaforma centralizzata per prenotazioni e note spese, mentre i travel manager possono monitorare i costi in tempo reale e garantire il duty of care.

Maggiore controllo delle spese e ottimizzazione del cash flow. Una gestione connessa delle spese offre ai responsabili finanziari una visione chiara di dove viene allocato ogni euro, consentendo di individuare nuove opportunità per ridurre i costi e migliorare la gestione del flusso di cassa.

Accesso a un ecosistema globale. La tua azienda può integrare provider di pagamento, quasi 400 agenzie di gestione viaggi, contenuti NDC e GDS, oltre a un'ampia selezione di app e servizi specializzati.

Innovazione continua. Le soluzioni SAP Concur si basano su decenni di esperienza e sull’analisi di grandi volumi di dati, offrendo miglioramenti costanti e funzionalità avanzate. L’intelligenza artificiale, per esempio, è integrata nelle soluzioni Concur da quasi dieci anni.

Con una gestione delle spese completamente integrata, il tuo vantaggio competitivo è a portata di mano.

Una soluzione integrata per travel and expense

Ogni strumento di automazione per la gestione delle spese e dei viaggi aziendali porta vantaggi significativi. Tuttavia, la loro unione in una sola piattaforma ne potenzia il valore, offrendo maggiore efficienza, controllo e visibilità sui costi.

Maggiore controllo e conformità

L’intelligenza artificiale fornisce stime precise dei costi di viaggio e, grazie alle guide integrate, aiuta i dipendenti a rispettare le policy aziendali. Le regole vengono applicate in modo coerente a richieste, prenotazioni, note spese e rimborsi. Le dashboard offrono report e analisi basate su dati quasi in tempo reale, mentre le verifiche automatizzate dall’AI individuano duplicati ed errori, rilevano schemi difficili da identificare manualmente e contribuiscono a prevenire le frodi.

Maggiore efficienza e produttività

I dipendenti possono gestire prenotazioni, approvazioni, rimborsi e analisi delle spese da un’unica interfaccia intuitiva. Il team finanziario, invece di occuparsi di attività manuali, può concentrarsi su previsioni, identificazione di risparmi e negoziazione di sconti. I viaggiatori, liberati dalla gestione di ricevute e note spese, possono focalizzarsi sulle vendite e sul servizio ai clienti.

Scalabilità, flessibilità e un approccio globale

Le soluzioni Concur possono essere integrate con strumenti avanzati come Concur Request, Verify e TripIt Pro. Per esigenze specifiche in termini di spese o normative, il nostro ecosistema di oltre 900 partner offre soluzioni mirate. La piattaforma è operativa in oltre 170 Paesi, supportando diverse lingue, normative e valute, e si evolve insieme alla tua azienda.

Perché potresti perdere opportunità di crescita

Gestire le spese manualmente, senza un software dedicato, è sicuramente un'opzione. Tuttavia, il costo di questa scelta è evidente: opportunità mancate e difficoltà irrisolte possono frenare la crescita della tua azienda.

• L’intelligenza artificiale avanza. L’AI interpreta ricevute e fatture, personalizza i viaggi, previene le frodi e rafforza l’analisi dei dati. Tuttavia, il suo pieno potenziale si realizza solo con l’automazione: senza di essa, i benefici dell’AI rimangono inaccessibili.
• Le dinamiche di spesa cambiano. Il lavoro remoto e ibrido ha trasformato il modo, il luogo e gli strumenti di spesa. Oggi, scrivanie, connessione internet e altri costi vengono addebitati su carte aziendali tramite programmi di stipendio flessibile. I dipendenti preferiscono strumenti intuitivi, mentre le prenotazioni di viaggio avvengono su canali sempre più diversificati, spesso al di fuori delle piattaforme aziendali. Tutto questo mette alla prova il controllo delle spese, l’efficienza dei costi e i sistemi legacy, rallentando l’azienda e ostacolandone la crescita.
• Normative fiscali e compliance in evoluzione. Le autorità fiscali stanno digitalizzando i processi per garantire il rispetto delle normative e una maggiore trasparenza. L’automazione e l’intelligenza artificiale possono aiutarti a rimanere sempre aggiornato nelle diverse giurisdizioni, a gestire i benefit tassabili per i dipendenti e ad ottimizzare la gestione dell’IVA. Inoltre, puoi recuperare una percentuale maggiore dell’IVA a cui hai diritto.

Costruire un business case per la gestione di viaggi e note spese 

Negli ultimi anni, la funzione finanziaria ha acquisito un ruolo sempre più strategico, con una maggiore responsabilità nella collaborazione tra dipartimenti. Questo vale anche per la definizione di un business case per un software di gestione delle spese.

Il coinvolgimento degli stakeholder è essenziale. Quando sviluppi un business case per soluzioni integrate di gestione di viaggi e spese, è fondamentale consultare i responsabili di finanza, viaggi, IT e risorse umane. Chiedi loro quali sono le esigenze e le difficoltà legate all’attuale sistema. È altrettanto importante raccogliere il feedback di chi utilizza quotidianamente la tecnologia, poiché queste persone possono offrire prospettive preziose che i leader potrebbero non considerare.

Adattare il business case ai diversi interlocutori

Per ottenere il supporto necessario, è fondamentale modulare il messaggio in base ai diversi stakeholder.

• Manager che approvano e revisionano le note spese.
• Travel manager che devono conciliare le esigenze dei viaggiatori con le direttive aziendali.
• Team finanziari alle prese con scarsa visibilità, difficoltà nel controllo dei costi e gestione delle policy.
• Professionisti IT, attenti a implementazione, integrazione, sicurezza e gestione delle risorse.
• Dirigenti C-level, focalizzati sulla visione strategica e sul ritorno sull’investimento (ROI).

Per rendere il tuo business case ancora più efficace, supportalo con dati concreti: un aumento del 64% delle fatture elaborate ogni mese, una riduzione del 15% nei tempi di prenotazione dei viaggi e un ROI positivo entro otto mesi dall’implementazione.¹

5 passi per costruire un business case per l’automazione

1. Chiarire la differenza tra digitalizzazione e soluzioni cloud integrate. Spiegare perché strumenti di base, come fogli di calcolo e pagamenti elettronici, non offrono lo stesso livello di efficienza e controllo delle piattaforme cloud, che garantiscono visibilità quasi in tempo reale sulle spese.

2. Valutare le soluzioni attuali e definire parametri di riferimento. Analizzare le prestazioni degli strumenti in uso per identificare margini di miglioramento e stabilire benchmark. Utilizzare questi dati per dimostrare vantaggi concreti come maggiore efficienza, riduzione dei costi e aumento della produttività, senza trascurare aspetti meno tangibili come la soddisfazione dei dipendenti o la riduzione dei rischi.

3. Esaminare le opinioni di analisti ed esperti di settore. Consultare recensioni indipendenti e confrontare diverse soluzioni per individuare il software più adatto alle esigenze aziendali e formulare raccomandazioni sui fornitori.

4. Dimostrare la flessibilità e la scalabilità dell’automazione. Spiegare come le soluzioni automatizzate siano facilmente implementabili, espandibili e in grado di adattarsi alla crescita aziendale, operando a livello globale.

5. Collegare i benefici dell’automazione agli obiettivi aziendali. Evidenziare come la gestione automatizzata delle spese possa supportare le priorità strategiche dell’azienda, che si tratti di crescita, efficienza, sostenibilità, riduzione del rischio o miglioramento dell’esperienza dei dipendenti.

Pensi che solo le grandi aziende possano beneficiare di un software per la gestione delle spese di viaggio? 

Molte aziende utilizzano soluzioni separate per la gestione delle spese, ma senza un'integrazione con un ERP o tra i vari strumenti, si trovano comunque a lavorare in silos. Altre imprese, invece, credono di essere troppo piccole per adottare un programma di gestione dei viaggi. In realtà, i costi e i rischi di non implementare una soluzione strutturata potrebbero essere ben più elevati.

Le piccole aziende dovrebbero chiedersi se il loro attuale approccio sta davvero portando a dei vantaggi concreti.

• Garantisce un controllo efficace, guidando i viaggiatori verso le migliori tariffe, semplificando la conformità alle policy, ottenendo sconti e ottimizzando ogni spesa?
• Fa perdere tempo ai dipendenti, costringendoli a cercare voli, alloggi e auto a noleggio su più siti anziché utilizzare un’unica piattaforma?
• Compromette la sicurezza, rendendo difficile localizzare i viaggiatori in caso di emergenza e limitando la capacità di comunicare aggiornamenti su questioni sanitarie, disastri naturali o situazioni di rischio?

Conclusione

Così come le soluzioni SAP Concur semplificano i processi, questo articolo ha l’obiettivo di rendere più chiaro e accessibile il percorso per costruire un business case efficace per investire nell’innovazione e favorire la crescita aziendale.

Per promuovere l’adozione di un software per la gestione delle spese e dei viaggi, è fondamentale basarsi su dati concreti e su un approccio strutturato. Anche le esperienze di altre aziende possono essere preziose: diversi leader finanziari e travel manager hanno condiviso con noi le loro storie di successo.

¹Analysys Mason 2022, Travel, Expense, and Vendor Invoice Management Study