Come costruire un ambiente di lavoro che i tuoi dipendenti adoreranno

Il modo in cui un dipendente percepisce sia il proprio lavoro che il proprio datore di lavoro è fondamentale: non solo attrae nuovi talenti, ma aiuta a trattenere la preziosa forza lavoro che già disponi. Tuttavia, misurare la soddisfazione dei dipendenti non è così semplice come ottenere un rating. Invece, viene misurata attraverso una combinazione di interazioni con colleghi, sistemi, processi e premi, nonché lo spazio fisico in cui lavorano - tutto questo concorre al livello di soddisfazione del tuo dipendente.

Poiché la maggior parte delle organizzazioni odierne ha troppe piattaforme o strumenti tecnologici per apprendere e non abbastanza tempo, una parte importante dell'aumento del livello di soddisfazione di un dipendente è legata alla semplificazione dell'esperienza tecnologica. Se i dipendenti sono impantanati in attività banali, perdono l'opportunità di contribuire alla visione e alla strategia complessiva dell'organizzazione. Oppure devono utilizzare il loro tempo libero e questo genera esaurimento e frustrazione. Entrambe sono situazioni che potrebbero indurli a cercare lavoro altrove. Ecco quattro suggerimenti per aiutare la tua organizzazione a creare un ambiente di lavoro che i tuoi dipendenti adoreranno:

1. Raccogli dati sull'esperienza sui quali puoi agire
2. Fornisci le applicazioni giuste, al momento giusto
3. Usa le carte aziendali per incrementare la fiducia dei dipendenti
4. Sfrutta le best practice per aumentare la soddisfazione dei dipendenti

Raccogli dati sull'esperienza sui quali puoi agire

Un modo semplice e facile per ottenere feedback in tempo reale dalla tua forza lavoro è quello di sottoporre i dipendenti a survey per comprendere meglio le loro esigenze, individuare i punti critici e stabilire le priorità per le aree chiave dell'esperienza lavorativa. Dando la priorità ai bisogni principali e agendo rapidamente per garantire che i tuoi dipendenti siano pronti per il successo, puoi iniziare a raccogliere i dati esperienziali di cui hai bisogno per iniziare ad affrontare i loro problemi, come ad esempio:

• Mentalità e benessere
• Comunicazione e collaborazione
• Enablement e servizio ai clienti
• Salute e sicurezza ambientale
• Strumenti e processi

Fornisci le applicazioni giuste, al momento giusto

Negli affari c'è la tendenza a rendere le cose troppo complicate. Sebbene ciò non sia fatto apposta (le aziende crescono, acquisiscono e cambiano), processi aziendali semplici possono diventare complessi. Fornendo sistemi e strumenti all'avanguardia per la gestione delle attività quotidiane, come la gestione della prenotazione del viaggio, il rimborso delle spese, la riconciliazione delle carte di acquisto e il pagamento delle fatture, puoi creare un'esperienza positiva per i dipendenti che riduce la probabilità che un dipendente se ne vada. E poiché queste applicazioni possono essere utilizzate in mobilità, puoi anche assicurarti che i dipendenti siano conformi alle policy e alle procedure, soddisfacendo i tuoi dipendenti e la tua organizzazione sin dall'inizio.

Usa le carte aziendali per incrementare la fiducia dei dipendenti

I dipendenti possono sentirsi frustrati dal dover sostenere le spese aziendali con la loro carta personale, il che a sua volta può portare a livelli più elevati di ansia e livelli inferiori di fiducia organizzativa.

Un modo in cui la tua organizzazione può iniziare a fare ammenda è migliorare il tasso di adozione della carta aziendale. Affidando la tua forza lavoro alle carte aziendali, puoi consentire ai tuoi dipendenti di spendere denaro nell'ambito delle policy aziendali, in modo che non debbano preoccuparsi di utilizzare fondi personali o giustificare i soldi che hanno speso. L'utilizzo della carta rende più facile per i dipendenti:

• Completare le note spese e dettagliare le spese
• Ridurre le ricevute e gli anticipi di tasca propria
• Dedicare meno tempo alla creazione e all'invio di note spese
• Migliorare gli audit di back-office e i processi di approvazione
• Assicurarsi che la loro spesa sia facile da monitorare e convalidare

Guarda come la tua organizzazione si confronta con i benchmark all'interno del tuo settore esaminando il grafico di adozione delle carte qui di seguito, quindi decidi cosa puoi fare per aumentare l'adozione della carta aziendale se la tua organizzazione lo ritiene necessario.

Tassi di adozione della carta di credito per settore:

Sfrutta le best practice per aumentare la soddisfazione dei dipendenti

Dopo aver incorporato le nozioni di base di cui sopra, la tua organizzazione può iniziare a implementare le seguenti best practice per aumentare la soddisfazione dei dipendenti nel tempo e garantire che i tuoi dipendenti siano supportati nel loro lavoro:

1. “Keep it simple”: con l'automazione, la tua organizzazione può utilizzare le funzionalità integrate per rimuovere il lavoro non necessario, promuovere la conformità e automatizzare i flussi di lavoro per ridurre il tempo dedicato alla creazione di report.

Ecco alcuni modi per iniziare:

• Integrare viaggio e spesa
• Legare i tipi di spesa ai codici fornitore
• Utilizzare regole di controllo per correggere e controllare i comportamenti
• Abilita promemoria e-mail per guidare le azioni in modo tempestivo
• Imposta richieste pre-autorizzate per ridurre i processi esterni

2. Raccogli feedback: il miglioramento dei processi include anche le survey della tua forza lavoro, in modo da poter ottenere un feedback diretto sull’esperienza dei dipendenti. Per i processi T&E in generale, puoi utilizzare questo feedback per:

• Aggiornare le configurazioni
• Rivedere i requisiti di policy
• Aggiornare la formazione dei dipendenti
• Valutare nuovi strumenti per una maggiore soddisfazione

3. Fornisci supporto agli utenti dove ne hanno più bisogno: fornire ai dipendenti un team di supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per rispondere alle loro domande può aiutare a guidare i dipendenti attraverso l'esperienza di viaggio e spesa, migliorando in ultima analisi la conformità e riducendo gli errori, la frustrazione e il tempo degli utenti spese per riclassificare le voci contabili.

4. Utilizza app mobili di alto livello per semplificare il processo per viaggiatori e approvatori: i viaggiatori e gli approvatori non devono più essere legati a una scrivania per ottenere i vantaggi di un sistema automatizzato. Oltre a utilizzare le app mobili per ridurre il tempo di immissione dei dati e aumentare la precisione dell'inserimento dei dati, puoi anche usarle per:

• Fornire voci di chilometraggio semplificate
• Consentire agli utenti di inviare o approvare report e fatture
• Avvisare gli utenti di cambi di volo: ritardi, cambi di gate o cancellazioni
• Scaricare e archiviare le mappe
• Trovare ristoranti
• Ricevere seat alert
• Tenere traccia delle ricevute
• Legare le note spese ai provider di car sharing

5. Assicurati che i dipendenti comprendano in dettaglio la tua travel policy aziendale: la maggior parte degli utenti non vuole fare la cosa sbagliata; ma se non sanno come fare la cosa giusta, diventano frustrati e confusi. Garantendo che la formazione sia erogata regolarmente e che i materiali forniti siano accurati, crei un utente più istruito che, a sua volta, si sentirà meno frustrato e più investito nel processo.

Aiuta i tuoi dipendenti ad aiutare se stessi

I dipendenti sono la risorsa più importante per ogni organizzazione e in genere la più costosa da sostituire. Garantire efficienza e soddisfazione sul lavoro può avere impatti positivi illimitati sull'esperienza dei dipendenti, mantenendoli felici, produttivi e concentrati su responsabilità a valore aggiunto.