Come funzionano gli anticipi di cassa

Alcuni viaggi di lavoro possono diventare costosi. Il trasporto, l'alloggio, i pasti.. quando un dipendente è assente per più giorni, spesso deve sostenere le spese professionali con le proprie finanze personali, che saranno poi rimborsate. Il problema è che in alcuni casi il datore di lavoro può impiegare molte settimane prima di procedere con il rimborso. Questa realtà può portare a frustrazioni e problemi finanziari. Per garantire che il dipendente non ne risenta, è possibile effettuare un anticipo di cassa. Si tratta di una soluzione comoda per limitare l'impatto finanziario della trasferta sui dipendenti.

Vediamo come funzionano:

Che cos'è un anticipo di cassa?

Si tratta di un anticipo di una somma di denaro a un dipendente prima di partire per la trasferta, al fine di limitare la pressione sul proprio flusso di cassa personale. A differenza del rimborso effettivo basato sulle spese sostenute a consuntivo, questo anticipo viene stimato in base alle spese da anticipare.

Il dipendente può quindi utilizzare liberamente questo denaro per finanziare la propria trasferta. Al termine della sua missione, deve ancora produrre le sue note spese. La differenza tra l'importo pagato e l'importo effettivamente speso verrà rimborsata dall'azienda (se l'anticipo non era sufficiente) o restituita dal dipendente (restituendo l’avanzo oppure mediante detrazione dallo stipendio successivo, ad esempio, se l'anticipo era in eccesso). Il calcolo delle spese di trasferta si basa quindi solo su fatture e ricevute conformi alla legge.

I due tipi di anticipi: a tempo indeterminato e una tantum

Un anticipo di cassa dipende dai tipi di trasferta e dalle assegnazioni dei dipendenti. Nel contesto di viaggi poco frequenti, ma costosi (soprattutto per una trasferta all'estero), l'anticipo può essere una tantum. Il dipendente e il datore di lavoro accettano di calcolare una stima delle spese che verranno pagate e l'azienda effettua un bonifico sul conto del dipendente. Si tratta di un anticipo di cassa su richiesta, che varia in base alle esigenze personali dei dipendenti o alla politica interna dell'azienda. È importante notare che un anticipo una tantum non esclude la necessità di una nota spese formale. Questo perché servirà come documento di supporto per stabilire il budget finale per il viaggio e adeguare l'anticipo alle spese effettivamente spese.

Un anticipo di cassa indeterminato è comune per i dipendenti in movimento molto spesso. Questo è il caso, ad esempio, dei rappresentanti vendite o dei consulenti. È fisso ogni mese in base alle trasferte pianificate e può variare di mese in mese. Questo anticipo si aggiunge allo stipendio percepito, ma anche in questo caso la creazione di un report spese rimane obbligatoria per regolarizzare la situazione in base al pagamento in eccesso o in eccesso.

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Come posso ridurre al minimo l'utilizzo degli anticipi di cassa?

Per l'azienda l'anticipo di cassa può essere problematico per due motivi: se c'è una cattiva gestione della liquidità disponibile - limitando così lo spazio di manovra possibile - e perché aggiunge un ulteriore strato di complessità. Prima di ogni trasferta, è necessario impiegare il tempo necessario per calcolare le spese stimate, farle convalidare e quindi inoltrare le informazioni al reparto contabilità che deve eseguire le operazioni necessarie. Anche il calcolo del saldo e i ratei/risconti richiedono tempo per l'aggiornamento dei dati contabili.

Per limitare l'utilizzo degli anticipi, esistono diverse opzioni che possono essere applicabili a seconda dell'organizzazione delle società:

Limitare i viaggi fisici e incoraggiare, per quanto possibile, le riunioni virtuali (videoconferenze, conferenze audiovisive, ecc.), e invitare presso gli uffici dell’azienda i fornitori stessi piuttosto che recarsi da loro.

Utilizzare le carte bancarie aziendali per pagare le principali voci di viaggio (in particolare alloggio e trasporto). È anche possibile pagare con carte specifiche che l'azienda mette a disposizione dei dipendenti per particolari voci di spesa, come il carburante per i veicoli aziendali. Inoltre, gli abbonamenti al servizio di telepedaggio facilitano la gestione dei pagamenti sulle autostrade. Infine, alcune catene alberghiere possono acconsentire all'invio della fattura direttamente all'azienda in caso di accordo preventivo e nel rispetto di tutte le garanzie necessarie.

Incoraggiare i dipendenti ad avere una carta di credito per limitare l'impatto delle spese di trasferta sulle proprie finanze personali e, se necessario, supportare la differenza di costo rispetto a una carta di credito standard.

Anche se gli anticipi di cassa non sono sistemi perfetti, hanno il merito di limitare l'impatto finanziario sul dipendente durante una trasferta. Alcune piattaforme di spese aziendali possono persino integrarle automaticamente nel calcolo della nota spese, evitando così le attività amministrative coinvolte nella loro gestione.