Cosa stanno facendo le aziende per prepararsi a quando torneranno a viaggiare?

Nel 2020 è andato tutto storto, eccetto che per i viaggiatori. Ma dopo mesi di “si può, non si può” a causa del COVID-19, i viaggiatori d’affari di tutto il mondo potrebbero vedere la luce in fondo al tunnel. In particolare nella regione Asia-Pacifico (Asia-Pacific, APAC), dove diversi Paesi hanno fatto passi da gigante nel bloccare la diffusione della pandemia. Attualmente l’Asia è propensa a far tornare il mondo a viaggiare per lavoro, quest’inverno e in primavera, con una campagna vaccinale che spera di concludere quest’estate (incrociamo le dita).

Ovviamente, la normalità non si ristabilisce premendo un pulsante. La fiducia nei viaggi aziendali tornerà gradualmente. Se la vostra azienda vuole essere in prima fila, prepararsi adesso è una scelta intelligente. Ciò significa comprendere le preoccupazioni dei dipendenti, rimanere al passo con le informazioni in rapida evoluzione e integrare la sicurezza dei viaggiatori in ogni fase di tutti i processi.

Guardare la mappa.

Anche se l’APAC sta andando relativamente bene, le restrizioni di viaggio legate al COVID variano ancora ampiamente da Paese a Paese. Il ritorno ai viaggi sarà diverso a seconda del Paese in cui si opera.

Secondo il Centre for Aviation, in termini di viaggi nazionali, la Cina è più avanti rispetto al resto del mondo, con un aumento del 7% dei posti prenotati rispetto all’anno precedente; ma altrove la situazione è variegata, con il Giappone in calo del 18% e la Thailandia in calo del 6%. L’attraversamento delle frontiere racconta tutta un’altra storia: A fine novembre, per quanto riguarda i posti prenotati, la Cina è scesa del 98%, rispetto all’anno precedente, e gran parte dell’Asia orientale è scesa dall’81 al 93%. Nei principali centri d’affari di Singapore e Hong Kong, i viaggi internazionali sono il 2% rispetto ai livelli pre-pandemia.

A inizio novembre, un allentamento delle barriere ai viaggi tra Singapore e Hong Kong ha incoraggiato fortemente la ripresa della mobilità, ma una serie di contagi a Hong Kong ha fatto scoppiare la prima bolla mondiale dei viaggi. Però, la velocità con cui sono stati prenotati i voli dimostra che c’è una gran voglia repressa di viaggiare.

Più a sud, le restrizioni di viaggio poste dall’Australia, sia internamente che oltreconfine, sono in gran parte ancora in vigore. C’è un corridoio limitato con la Nuova Zelanda che mantiene attivi gli scambi tra aree limitrofe, anche se ciò comporta una rigorosa quarantena. Si sono nutrite speranze per la ripresa completa dei viaggi, smorzate dal timore di focolai sporadici.

In caso di cambiamenti delle restrizioni all’attraversamento delle frontiere con breve preavviso, ad esempio, subito prima o anche durante un viaggio di lavoro, è importante individuare una fonte affidabile di informazioni a livello di travel manager (per impostare la Travel Policy) e a livello di utente (per effettuare scelte di viaggio informate). Non sorprende che questo approccio rappresenterà uno standard di best practice quando si tornerà a viaggiare.

Procedere con cautela.

Tornare a viaggiare è una gradevole novità per le aziende dell’APAC. I potenziali viaggiatori, tuttavia, potrebbero dover aspettare ancora per rispolverare le loro valigie. Dopotutto, le loro decisioni in tema di COVID-19 non riguardano solo loro, ma anche le loro famiglie e i loro colleghi.

Gli studi hanno dimostrato che volare è sicuro e igienico, ad esempio l’International Air Transport Association ha fornito informazioni approfondite sui vari modi in cui gli aerei combattono la trasmissione dei virus, ma sappiamo che ci vorrà tempo perché torni la percezione della sicurezza. Un altro problema è il rischio di ammalarsi seriamente ed essere ricoverati all’estero. Oggi, sono poche le compagnie assicurative che coprono le spese ospedaliere correlate al COVID, e questo scoraggia viaggiatori e decisori delle Risorse umane. Un rapido controllo delle clausole di esclusione delle assicurazioni di viaggio delle principali agenzie assicurative rivelerà che il COVID sarà classificato come “evento noto” e, dopo marzo 2020, escluso dalla polizza. E con le restrizioni e le regole di diversi Paesi sull’attraversamento delle frontiere che cambiano settimana dopo settimana, rimanere bloccati lontano da casa rimane una preoccupazione per molti.

Quando la vostra azienda ricomincerà a spostarsi, come rassicurerete i viaggiatori che li state proteggendo?

Viaggiate in sicurezza.

Preparare i dipendenti a viaggiare nell’APAC (e presto in tutto il mondo) è tutta questione di comunicazione. Si inizia con la formazione prima del viaggio; e, dopo la partenza, ci sono cose come i punteggi di sicurezza dei quartieri, i ritardi dei voli e i contatti diretti con i dipendenti, qualora gli eventi lo richiedano. Se il duty of care è meno di un requisito legale nell’APAC, è certamente un obbligo morale.

Dovrete anche mostrare ai vostri team come i fornitori stanno dando priorità alla loro sicurezza. Hotel, compagnie aeree, società di autonoleggio e altri partner sono ansiosi di condividere le loro pratiche sicure e igieniche. Le iniziative come “SG Clean” di Singapore stabiliscono standard chiari per le aziende che interagiscono con i viaggiatori, che si tratti della sanificazione delle camere d’albergo o delle regole di distanziamento quando si è in fila. Condividere questi impegni può aumentare la fiducia dei viaggiatori.

La sicurezza dei viaggi dei dipendenti dipende esclusivamente dalle vostre policy aziendali. Quindi comunicate ai viaggiatori a che punto siete. È compito dei travel manager comunicare chiaramente le regole, garantire che i viaggiatori siano coperti in caso di malattia e scegliere i fornitori che fanno tutto il possibile per proteggerli. Queste azioni possono fare molto per alleviare le preoccupazioni dei viaggiatori che riprendono a viaggiare.

Avere un approccio unico e coerente alla prenotazione dei viaggi, utilizzando la stessa tecnologia per approvare o prenotare un viaggio, rivolgendovi a una sola agenzia di viaggi e assicurandovi che i viaggiatori conoscano le app che avete significa che state facendo tutto il possibile per proteggere i dipendenti. Coloro che prenotano al di fuori del processo perché pensano di poter trovare qualcosa di più economico stanno solo rinunciando alla vostra rete di sicurezza.

Aiutare i viaggiatori a dire “sì”.

In questo ambito così delicato, i buoni sistemi di viaggio possono rafforzare il vostro impegno. Adottando una solida soluzione di gestione dei viaggi, potete mitigare i rischi, ridurre le supposizioni e manifestare chiaramente il vostro impegno nella sicurezza. Ecco tre modi per rassicurare i viaggiatori durante il processo.

• Prima della partenza: I migliori strumenti di prenotazione online consentono di migliorare i processi di approvazione pre-viaggio con informazioni più approfondite. Elencate in dettaglio come i vostri partner e fornitori si allineano con le più recenti norme di sicurezza.
• In volo: La vostra soluzione consente di inviare messaggi ai dipendenti mentre sono in viaggio? In tal caso, mantenete le informazioni aggiornate, dagli avvisi riguardanti il Paese di destinazione alle modifiche all’itinerario, alle nuove regole che si potrebbero trovare una volta rientrati a casa.
• Guida “vado/non vado”: Con i team che valutano le diverse opzioni, la vostra soluzione di viaggio può chiarire cosa significa “essenziale” o “non essenziale”, ed evidenziare le alternative, in modo che i dipendenti sappiano di avere delle scelte.

In ambito commerciale, come nella salute pubblica, la coerenza è fondamentale. Ecco perché i sistemi come le soluzioni SAP Concur sono progettati per unificare l’intero processo. In questo modo, i viaggiatori possono visualizzare le policy, richiedere e prenotare viaggi, gestire le prenotazioni e ottenere assistenza e indicazioni anche quando la loro situazione cambia. E fare tutto questo in un unico posto.

Nel nostro prossimo articolo, approfondiremo le policy e le misure da adottare per viaggiare in sicurezza, oltre alle azioni che la vostra organizzazione può adottare per salvaguardare la salute dei viaggiatori e dell’azienda stessa.

L’incertezza è finita? No. Ma ci stiamo arrivando.