In che modo la gestione intelligente di viaggi e note spese dà spinta al futuro del lavoro

Pensiamo a un’azione di bilanciamento. Le aziende cercano risparmi sui costi ed efficienza in un contesto di inflazione, instabilità globale e altre sfide. Allo stesso tempo, i viaggi stanno ripartendo, in quanto le aziende comprendono perfettamente che le riunioni virtuali non possono sostituire completamente le relazioni e le attività costruite di persona. 

Le aziende possono bilanciare e soddisfare tali esigenze in concorrenza tra loro aumentando l’automazione di tecnologia e processi, conclude Forrester Consulting nel suo nuovo documento di leadership di pensiero commissionato da SAP Concur Empower the Future of Work with Intelligent Travel and Expense Solutions.  

I vantaggi delle soluzioni intelligenti relative a viaggi e note spese (T&E) non solo automatizzano il processo, ma integrano anche la tecnologia di intelligenza artificiale per estendere i vantaggi oltre la produttività, i risparmi e i viaggi. Secondo Forrester, le cui analisi e raccomandazioni derivano da un sondaggio globale¹ tra i responsabili decisionali dei software T&E che lavorano nei settori finanziario, viaggi, IT e approvvigionamenti, le soluzioni T&E intelligenti offrono una migliore visibilità delle spese, un miglior processo decisionale e una migliore esperienza per i dipendenti. 

Tra i numerosi risultati interessanti: 

• Il 76% dei responsabili decisionali afferma che aumentare l’automazione per migliorare l’efficienza e la produttività è una priorità alta o critica, con due terzi che citano una maggior automazione della piattaforma T&E per raggiungere tale priorità. 
• Il 78% preferisce una singola piattaforma per gestire i propri processi T&E. 
• Il 64% dichiara che la propria azienda è sotto pressione per la gestione dei costi. 
• Il 77% ritiene che i viaggi di lavoro siano importanti o molto importanti per la gestione delle relazioni con i clienti e il 67% cita il loro ruolo nell’ottenimento di nuovi clienti. 

Empower the Future of Work with Intelligent Travel and Expense Solutions  

Leggi il documento per l’analisi del sondaggio da parte di Forrester Consulting e per vedere i consigli per aziende di tutte le dimensioni. 

Consulta il documento qui

 Le soluzioni attuali sono carenti 

Quando Forrester lo ha chiesto, molti intervistati hanno prontamente illustrato in che modo le loro attuali soluzioni T&E si sono rivelate inefficaci. Poco più della metà afferma di essere bloccata da una soluzione che non è in grado di scalare e adattarsi alle esigenze in evoluzione, ostacolo che ha conseguenze negative sulla propria attività.  

Altre difficoltà citate dai responsabili decisionali T&E sono: monitoraggio delle spese (54%), frustrazione dei dipendenti per il processo di spesa (59%) e mancanza di dati tempestivi per prendere decisioni (47%). Guardando i numeri, Forrester osserva che c’è qualcosa di molto sbagliato quando le organizzazioni non dispongono dei dati necessari per prendere decisioni.  

Una piattaforma integrata per viaggi e note spese fa la differenza 

Quando Forrester esamina le opinioni dei responsabili decisionali delle aziende dotate di una piattaforma T&E integrata rispetto a quelle di coloro che utilizzano soluzioni frammentate, emergono dati interessanti.  

Ad esempio, gli intervistati che lavorano in aziende con sistemi frammentati hanno una probabilità 1,5 volte maggiore rispetto ai colleghi che usufruiscono di una singola piattaforma di avere difficoltà a ottenere la visibilità tempestiva di dati, processi e sistemi. Solo il 17% di questi intervistati afferma che i propri sistemi attuali possono fornire automaticamente avvisi sui cambiamenti nelle policy e nelle procedure T&E, rispetto al 64% degli intervistati con singola piattaforma. Inoltre, solo un quarto afferma che la propria soluzione attuale si collega facilmente agli altri sistemi della propria azienda, rispetto al 60% di chi ha una piattaforma integrata.  

Cosa consigliano 

Le aziende possono chiaramente vedere le difficoltà e gli ostacoli che le attuali soluzioni di viaggio e note spese pongono loro.  

Nel complesso, circa un quarto delle aziende è quello che Forrester chiama “implementatori”, coloro che hanno già cercato una piattaforma T&E integrata basata sull’intelligenza artificiale.  Altri intervistati – il 39% – intendono implementare una soluzione aggiornata entro un anno, mentre il 34% è interessato ma non ha ancora fatto piani in merito. 

Gli “implementatori” hanno lezioni e benefici da condividere. Quasi 7 su 10 affermano che la loro visibilità delle spese è aumentata, con il 54% che ritiene di poter fornire informazioni su cui improntare l’azione. Il 68% riferisce che la propria piattaforma integrata migliora l’esperienza dei dipendenti, riflettendo una migliore esperienza utente grazie a un lavoro meno gravoso. 

Come consiglia Forrester, le aziende che desiderano ottenere vantaggi simili dovrebbero: 

• Sviluppare un business case per una piattaforma T&E intelligente. 
• Assicurarsi che la loro piattaforma T&E possa integrarsi ovunque necessario (e adattarsi e crescere con l’azienda). 
• Potenziare i propri dipendenti attraverso l’automazione intelligente. 
• Offrire un contributo importante al percorso di sostenibilità dell’organizzazione. 
• Avere obiettivi a breve termine ma pianificare a lungo termine. 

Ulteriori informazioni 

Scarica il documento per una panoramica più approfondita di consigli, ricerca e analisi di Forrester Consulting e scopri come la tua azienda può crescere, migliorare la sua cultura e potenziare il futuro del lavoro. 

_{¹ Empower the Future of Work with Intelligent Travel and Expense Solutions, a commissioned study conducted by Forrester Consulting on behalf of SAP Concur, May 2023}