Oltre il 2025: le nuove tendenze nella gestione di viaggi e note spese per Travel Manager e CFO

Per avere successo nel business è fondamentale sapere da dove si parte, comprendere il contesto attuale e avere una visione chiara del futuro. Questo approccio è ancora più cruciale per chi ricopre ruoli strategici come la gestione dei viaggi aziendali e delle note spese.

Grazie all’esperienza maturata sul campo e al confronto continuo con professionisti del settore T&E, i nostri esperti sono in grado di individuare i trend emergenti del 2025 e offrire strategie concrete per sostenere la crescita delle aziende.

Il punto chiave? La sinergia tra persone, processi e tecnologie. Un’integrazione efficace tra questi elementi consente non solo di migliorare il controllo dei costi e la produttività, ma anche di sfruttare i dati per generare nuovo valore per l’intera organizzazione.

In questo blog post scoprirai:

• le principali tendenze T&E del 2025: dall’intelligenza artificiale alla ripresa dei viaggi, passando per l’evoluzione delle TMC e il ruolo strategico dei CFO;

• le quattro priorità su cui si concentreranno i CFO nell'anno;

• le opinioni dei business traveler e dei travel manager sullo scenario attuale del settore T&E;

• come rinnovare il programma dei viaggi aziendali per ottenere più valore, efficienza e sostenibilità.

Le principali tendenze T&E del 2025

Secondo gli esperti, il 2025 porterà importanti evoluzioni nella gestione di viaggi e note spese aziendali.

Le aziende cercheranno di ottenere il massimo ritorno da ogni euro investito nei viaggi d’affari, l’intelligenza artificiale assumerà un ruolo sempre più centrale nell’automatizzare attività operative, le società di gestione dei viaggi (TMC) proseguiranno il percorso di consolidamento ampliando l’offerta di soluzioni per i viaggiatori, mentre i leader finanziari saranno sempre più protagonisti nell’accelerare l’adozione di nuove tecnologie.

Ma che impatto avranno queste trasformazioni sulla gestione quotidiana di viaggi e note spese? Approfondire questi trend offre una visione chiara di cosa aspettarsi e come prepararsi al futuro.

Viaggi e note spese 2025

Scopri le principali tendenze che stanno ridefinendo la gestione di viaggi e note spese aziendali e approfondisci come i responsabili finanziari e dei viaggi possono adattarsi e rispondere in modo strategico a questi cambiamenti. 

Leggi l'ebook

1. Inflazione in calo, opportunità e aspettative in crescita

Anche con budget stabili, le aziende puntano a ottenere il massimo valore da ogni euro speso. Le piattaforme integrate di gestione viaggi e note spese permettono una maggiore visibilità sui costi, una riduzione degli errori, una migliore applicazione delle policy e una rendicontazione più precisa.

Allo stesso tempo, i dipendenti si aspettano esperienze di viaggio semplici e sicure, simili a quelle del mondo consumer. Funzionalità come punteggi di sicurezza delle destinazioni, aggiornamenti sanitari e avvisi in tempo reale su eventuali criticità durante il viaggio migliorano la customer experience, con un impatto diretto sulla soddisfazione e sulla produttività.

2. Intelligenza Artificiale: espansione strategica

Nel 2025, l’adozione dell’AI accelera, soprattutto per automatizzare attività come la revisione delle note spese, la stima dei costi e la gestione delle fatture. Tuttavia, l’adozione efficace dipenderà dalla capacità di superare piattaforme frammentate e resistenze culturali.

Il successo dell’AI passa da strumenti ben integrati, percorsi di formazione e una comunicazione chiara sui benefici, per costruire fiducia e favorire l’adozione progressiva.

3. Consolidamento delle TMC e nuovi contenuti di viaggio

Le società di gestione dei viaggi continueranno il loro percorso di consolidamento, ampliando l’offerta e migliorando l’accesso a tariffe e servizi personalizzati (grazie alla New Distribution Capability delle compagnie aeree). Le aziende dovranno dotarsi di piattaforme che integrino questi contenuti, offrendo un ecosistema flessibile in grado di rispondere a esigenze diversificate e ottimizzare l’esperienza di prenotazione.

4. Un nuovo ruolo per i CFO: collaborazione e visione a lungo termine

Il ruolo del CFO si espande verso nuove responsabilità: ESG, sicurezza, privacy, innovazione tecnologica, efficienza operativa. Per affrontare queste sfide, sarà cruciale la collaborazione con CEO, HR e team IT, così da garantire coerenza strategica tra investimenti e obiettivi di crescita.

Le 4 priorità strategiche dei CFO

Il ruolo dei CFO e l’adozione di tecnologie integrate per la gestione di viaggi e note spese aziendali evolveranno rapidamente. Soluzioni connesse e una collaborazione sempre più stretta tra funzioni aziendali saranno i pilastri per migliorare controllo, efficienza e visibilità. L’interconnettività sarà la chiave per affrontare sfide complesse, mentre l’ampliarsi delle responsabilità porterà con sé nuove priorità strategiche per i CFO.

1. Accelerare la trasformazione digitale: nel 2024, il 63% dei CFO ha investito in tecnologie avanzate. Per generare un impatto reale, è essenziale accompagnare l’adozione tecnologica con una solida gestione del cambiamento, comunicando chiaramente che i benefici si sviluppano nel tempo;
2. Guardare oltre l’hype dell’AI: l’AI generativa è promettente, ma ora l’attenzione si sposta sul ROI. I CFO dovranno investire in competenze digitali e monitorare le normative globali, sfruttando l’AI in ambiti strategici come audit, pianificazione e conformità;
3. Integrare la sostenibilità nei processi finanziari: l’integrazione dei criteri ESG non è solo un obbligo, ma una leva competitiva. Le aziende devono monitorare e comunicare l’impatto ambientale dei viaggi, favorendo soluzioni sostenibili e responsabili.
4. Rafforzare la sicurezza e attrarre talenti: con la crescita dei crimini informatici, la cybersecurity è anche una priorità finanziaria. Allo stesso tempo, attrarre nuovi talenti richiede ruoli più stimolanti, percorsi di crescita, automazione dei task ripetitivi e un rinnovato focus sul benessere dei dipendenti.

I dati del settore T&E

Le nostre previsioni nascono dall’osservazione costante delle tendenze in evoluzione e dall’analisi diretta delle esperienze di chi vive il viaggio ogni giorno, sia per lavoro che per piacere. Ogni anno raccogliamo insight da viaggiatori e travel manager per comprendere a fondo il panorama attuale. Per questi ultimi, trovare il giusto equilibrio tra le esigenze dei dipendenti in trasferta e gli obiettivi strategici dell’azienda rappresenta una sfida complessa e in continua evoluzione.

Il nostro sesto sondaggio globale sul business travel ha evidenziato queste tensioni e messo in luce le principali priorità:

• il 76% dei viaggiatori considera i viaggi aziendali importanti e il 67% li reputa fondamentali per la propria carriera;

• il 66% dei viaggiatori ritiene di non avere pari opportunità di accesso ai viaggi aziendali, indicando tra le principali cause fattori come livello di anzianità, età, sede di lavoro, aspetto fisico, genere e orientamento sessuale;

• quasi 9 viaggiatori su 10 hanno affrontato ritardi, cancellazioni o cambiamenti dell’itinerario che li hanno costretti a riorganizzare riunioni o a trascorrere giorni non previsti lontano dalla propria sede;

• secondo i viaggiatori, le priorità principali dei loro datori di lavoro sono: offrire opzioni di viaggio più flessibili (40%), contenere i costi (31%) e ampliare le soluzioni orientate alla sostenibilità (29%).

Nel complesso, il 91% dei dipendenti segnala una riduzione delle opportunità di viaggio, dei pernottamenti, dei voli diretti e dell’accesso alla business o premium class. Queste restrizioni possono generare malumori, ma i travel manager possono attenuarne l’impatto ascoltando attivamente le esigenze dei dipendenti, mettendo a disposizione strumenti adeguati, aggiornando le policy aziendali e collaborando con i fornitori per gestire al meglio eventuali disagi.

È naturale che viaggiatori e travel manager abbiano prospettive diverse sulle tendenze del business travel. Anche le dimensioni e la posizione dell’organizzazione influiscono significativamente su queste percezioni. Per questo motivo, abbiamo sviluppato due report distinti: il Global Business Travelers Report e il Global Travel Manager Report.

Il Global Travel Manager Report restituisce un quadro di forte pressione: molti travel manager si sentono sovraccarichi, poco supportati e sottovalutati. Quasi tutti prevedono che l’anno in corso sarà ancora più impegnativo. A loro viene richiesto di assumere un ruolo sempre più strategico, dimostrare il ROI dei viaggi e integrare l’intelligenza artificiale nei processi. Tuttavia, spesso mancano degli strumenti e della formazione adeguata per affrontare queste sfide, tanto che il 41% ha dichiarato l’intenzione di cercare un nuovo lavoro entro 12 mesi.

Tra le principali criticità segnalate: crescenti preoccupazioni legate alla sicurezza, dipendenti che aggirano gli strumenti di prenotazione aziendale, limitata disponibilità di contenuti da parte delle compagnie aeree e frequenti disservizi come ritardi o cancellazioni. In questo contesto, i travel manager più soddisfatti sono quelli che operano in aziende orientate alla flessibilità dei viaggi, piuttosto che esclusivamente alla riduzione dei costi.

Come evolvere il programma dei viaggi aziendali

Le nostre previsioni in ambito T&E sono influenzate da una molteplicità di fattori: dall’aumento dei costi alle aspettative in evoluzione dei dipendenti, passando per il duty of care, la diffusione dell’intelligenza artificiale, la disponibilità di nuovi contenuti, la sostenibilità e la cybersecurity. Queste dinamiche sollevano interrogativi cruciali su come trasformare i programmi di viaggio aziendali per affrontare efficacemente il futuro.

I nostri esperti suggeriscono un approccio integrato che combina strategia, collaborazione tra funzioni aziendali e soluzioni tecnologiche all’avanguardia per allineare la gestione dei viaggi alle tendenze emergenti.

1. Contenere i costi e offrire flessibilità
Due delle sfide più frequenti per i travel manager sono l’elusione degli strumenti di prenotazione aziendali e l’uso diffuso della business class, che comporta un aumento significativo dei costi. Per bilanciare controllo e soddisfazione dei viaggiatori, è essenziale puntare su trasparenza e innovazione. Ampliando le opzioni di volo, semplificando le piattaforme di prenotazione e comunicando in modo chiaro l’importanza della visibilità sui piani di viaggio (fondamentale per garantire il duty of care), le aziende possono riconquistare la fiducia dei dipendenti.

Per quanto riguarda la business class, si possono adottare soluzioni di compromesso: regole di risparmio valide per tutti, processi strutturati per le eccezioni oppure benefit alternativi come l’accesso alle lounge o upgrade selettivi, senza necessariamente incrementare i costi complessivi.

2. Arricchire i contenuti di viaggio
Le piattaforme T&E integrate permettono prenotazioni dirette presso i fornitori e l’integrazione dei contenuti NDC, che offrono personalizzazione, upgrade dei posti e tariffe dinamiche. Questo garantisce non solo una maggiore varietà di soluzioni, ma anche una migliore tracciabilità, controllo della spesa e conformità alle policy.

3. Integrare l’AI e l’automazione in modo graduale
I viaggiatori si mostrano sempre più aperti all’intelligenza artificiale, pur mantenendo un atteggiamento prudente. I leader possono favorirne l’adozione introducendo strumenti intelligenti in grado di stimare i costi, personalizzare le prenotazioni e supportare il duty of care.
L’integrazione dell’AI consente inoltre di migliorare la qualità dei dati raccolti, rafforzare la sicurezza e incrementare la soddisfazione sia dei viaggiatori che dei responsabili T&E.

4. Migliorare l’esperienza e favorire la collaborazione interfunzionale
Con il crescente coinvolgimento di travel e finance manager in ruoli strategici, diventa sempre più importante una collaborazione attiva tra funzioni aziendali. Lavorando insieme, i travel manager, le Risorse Umane e i CFO possono introdurre tecnologie che semplificano i processi, aumentando l’efficienza e migliorando l’esperienza dei dipendenti. Questa sinergia ha un impatto positivo su produttività, retention e attrattività dell’azienda come datore di lavoro, contribuendo a rafforzare l’intero ecosistema aziendale.

Conclusioni

La gestione dei viaggi e delle note spese nel 2025 sarà sempre più interconnessa e strategica. Le aziende che sapranno integrare tecnologie, persone e processi otterranno vantaggi competitivi in termini di efficienza, visibilità e valore. Le soluzioni T&E moderne offrono insight preziosi e automazioni intelligenti per affrontare le sfide con agilità e decisione.