Persone, processi e pianeta: Creare una situazione vantaggiosa per tutti con SAP Concur

Assicurarsi che i viaggi di lavoro siano necessari e privi di rischi è sempre più impegnativo. Il 90% dei dirigenti finanziari concorda sul fatto che il loro compito chiave è prepararsi agli imprevisti: anche i programmi di viaggio più solidi e le politiche di viaggio meglio definite devono essere pronte a cambiare. Che si tratti di questioni economiche, normative, sociali o di sostenibilità, la complessità di un semplice viaggio di lavoro non è mai stata così grande. 

In questo blog evidenzieremo tre clienti SAP Concur che hanno bilanciato con successo le esigenze dei dipendenti con i loro obiettivi aziendali e la salute del pianeta. In questo modo, sono sulla strada verso un futuro più prospero e resiliente. 

Contenuto

• Il mio viaggio di lavoro è necessario?

• Quali sono le sfide che i responsabili dei viaggi e delle finanze devono affrontare?

• In che modo una soluzione T&E integrata può aiutare le aziende a risolvere questi problemi?

• Gruppo Campari: Consentire ai dipendenti di andare oltre

• KUKA: Armonizzare le politiche e la conformità

• Standard Chartered Bank: Per la sostenibilità, vedere significa credere

• Tre vantaggi di una strategia efficace di gestione delle spese T&E

• Il nuovo Concur Travel: è il momento di spostarsi!

Oggi, i viaggi di lavoro devono offrire molto valore a stakeholder diversi. 

Bilanciare le esigenze dei dipendenti, dell’azienda e del pianeta significa che ogni prenotazione di viaggio deve rispettare un rigoroso duty of care, rispettando al contempo le normative del settore in continua evoluzione. Deve anche essere pienamente giustificabile in termini di politiche, costi e ambiente.  

Prima di toccare il pulsante “Prenota”, è necessario porsi tre domande importanti:

Rispondere a queste domande non è sempre facile. Se si forniscono ai viaggiatori d'affari gli strumenti per fare le scelte migliori, si è più vicini al raggiungimento di un equilibrio soddisfacente per tutti e salutare anche per l'azienda. 

Quali sono le sfide che i responsabili dei viaggi e delle finanze devono affrontare? 

Oltre due terzi (67%) dei viaggiatori d’affari afferma che i viaggi sono fondamentali per l’avanzamento della carriera. Ma vogliono farlo alle loro condizioni.  

Il duty of care e l’autonomia rispetto al cambiamento degli itinerari sono importanti, con l’88% dei viaggiatori d’affari costretti a intraprendere azioni impreviste come trascorrere più tempo in un viaggio o utilizzare metodi di trasporto alternativi negli ultimi 12 mesi a causa di ritardi imprevisti, cancellazioni o necessità di cambiare itinerario. 

Praticamente tutti (92%) rifiuterebbero un viaggio di lavoro per motivi come problemi di sicurezza, sociali o ambientali o per il potenziale impatto sull’equilibrio tra lavoro e vita privata.

In particolare, il 24% rifiuterebbe un viaggio che manchi della flessibilità prevista per apportare adeguamenti al viaggio al di fuori della politica aziendale. E questa spinta potrebbe andare contro le priorità aziendali, dato che il 42% dei viaggiatori ritiene che le proprie aziende stiano dando priorità al taglio dei costi rispetto alla flessibilità dei viaggi. 

Questo significa che il lavoro dei travel manager è diventato ancora più difficile. Più di due travel manager su cinque (42%) prevedono che le direttive aziendali per ridurre i costi di viaggio in un contesto di sfide continue renderanno il loro lavoro più difficile nei prossimi 12 mesi, mentre il 31% ritiene difficile gestire con successo le spese di viaggio perché non ha accesso a tutti i dati relativi a viaggi e note spese (T&E). 

Il 38% dei travel manager prevede un anno più difficile a causa del fatto che i viaggiatori non utilizzano gli strumenti aziendali per prenotare o aggiornare i loro piani di viaggio; tuttavia, il 30% dei viaggiatori è stato costretto a prenotare i viaggi direttamente con i fornitori a causa di cambiamenti imprevisti dei programmi.  

Quasi tutti i travel manager (99%) segnalano discordanze tra le attività che la loro azienda si aspetta che svolgano e gli strumenti, il supporto e il budget forniti.  

Ai manager viene chiesto di dimostrare il ROI, ma il 34% non dispone dei dati e degli strumenti giusti per raggiungere questo obiettivo, mentre a un terzo è stato chiesto di assumere un ruolo più strategico, ma non ha ricevuto formazione o istruzione aggiuntive.

In che modo una soluzione T&E automatizzata può aiutare a risolvere questi problemi?

Con un sistema automatizzato di gestione delle spese è possibile raggiungere due obiettivi importanti contemporaneamente: ridurre le spese non conformi e dare ai dipendenti più autonomia per scegliere l’opzione più adatta, sicura e sostenibile.  

I risultati? Il dipendente è più felice, l’ambiente ne beneficia e l’azienda ottiene piena visibilità e controllo della spesa dei dipendenti. I responsabili finanziari possono tenere traccia delle spese e prendere decisioni più intelligenti sul budget T&E, supportando l’espansione e l’ottimizzazione aziendale. 

Vediamo come tre organizzazioni hanno collaborato con SAP Concur per ottimizzare i loro programmi T&E, soddisfacendo le crescenti aspettative dei dipendenti, nonché gli obiettivi aziendali e di sostenibilità in continua evoluzione. 

Gruppo Campari: Consentire ai dipendenti di andare oltre

L’innovazione è al centro del Gruppo Campari, produttore dell’iconica bevanda rossa che possiede più di 50 marchi in oltre 190 Paesi. Il successo si basa sui dipendenti, o “camparisti”, sfruttando l’innovazione digitale per semplificare la vita. 

Cosa voleva ottenere il Gruppo Campari?

Il Gruppo Campari desiderava un’esperienza di viaggio fluida e senza problemi per i dipendenti. Ciò significava considerare le preferenze e le esigenze del duty of care dei dipendenti, oltre a garantire sicurezza e benessere ottimali. 

Il Gruppo desiderava trasformare e standardizzare il processo e aveva bisogno di una soluzione digitale per farlo. Erano necessarie metriche di reporting e monitoraggio più solide e un'esperienza senza interruzioni per i dipendenti. 

Era inoltre necessario disporre di funzionalità di localizzazione per adattarsi alle variazioni delle normative, delle norme culturali e delle pratiche aziendali nei diversi Paesi in cui il Gruppo opera. 

Infine, il Gruppo voleva essere in grado di valutare l’efficacia e l’efficienza del programma di viaggio e l’impatto delle spese di viaggio sui risultati aziendali, identificare le aree di miglioramento e ottimizzare le spese per una migliore governance finanziaria. 

Come SAP Concur ha aiutato il Gruppo Campari

Il Gruppo Campari ha implementato i moduli Concur Expense e Concur Travel in diverse fasi, concentrandosi su regioni con esigenze simili. Ha creato guide e materiali di riferimento personalizzati, resi accessibili tramite intranet, per promuovere l’adozione del programma Business Travel Service dell’organizzazione. Il Gruppo Campari ha inoltre integrato le transazioni con carta di credito e i servizi di revisione per le note spese. 

Questo approccio unificato “One Policy, One Agency, One Tool” ha garantito coerenza e trasparenza nelle politiche e nei processi di viaggio, e ha semplificato la governance, migliorato la responsabilità e promosso l’efficienza all’interno dell’organizzazione. 

“La nostra missione è semplificare l’esperienza di viaggio, garantire sicurezza e protezione ai dipendenti, promuovendo al contempo una cultura dei viaggi sostenibile. Con Concur possiamo integrare partner che ci aiutano con il duty of care per offrire ai viaggiatori tutti gli strumenti per viaggiare in sicurezza”, afferma William Cocco, Global Travel Manager del Gruppo Campari.

Per scoprire come il Gruppo Campari ha messo i propri dipendenti al primo posto, guarda il video. 

KUKA: Armonizzare le politiche e la conformità

In Paesi come la Germania, con normative fiscali complesse, una gestione efficace delle spese è fondamentale per ottimizzare i costi e massimizzare i profitti. Prima di adottare le soluzioni SAP Concur, i dipendenti di KUKA erano costretti a dettagliare le note spese con le aliquote fiscali appropriate per ogni voce relativa ad alloggio e intrattenimento, il che risultava dispendioso in termini di tempo, complicato e frustrante.  

Cosa voleva ottenere KUKA?

Standardizzando le politiche di viaggio in diverse regioni, KUKA voleva semplificare la conformità, ridurre la confusione e facilitare un migliore controllo sulle spese correlate ai viaggi. Integrando i sistemi di viaggio, mirava a centralizzare la gestione e a ridurre i costi IT associati al mantenimento di più sistemi. 

Per migliorare la produttività e l'efficienza, voleva semplificare i processi di presentazione delle spese e ridurre il tempo necessario per compilare i moduli. Questo significava rimborsi più rapidi, una migliore gestione del flusso di cassa e una riduzione delle spese amministrative sia per i dipendenti che per i team finanziari.

Come SAP Concur ha aiutato KUKA

Il team di KUKA, compresi gli stakeholder dei reparti finanza, IT, risorse umane e viaggi, ha  collaborato per sviluppare un semplice processo finanziario, collegato al SAP ERP esistente. Concur Travel e Concur Expense aiutano gli utenti a navigare tra le complesse regole fiscali in Germania, in particolare nelle categorie alberghiere e di intrattenimento, il che ha portato a massimizzare il controllo dei costi e i profitti. 

“Dopo aver implementato la nostra soluzione, gli utenti possono creare le proprie voci relative ad alloggio e intrattenimento sette volte più velocemente e il tempo di invio è diminuito. E dal punto di vista degli elaboratori, riscontrano meno errori e restituiscono meno note spese”, afferma Zeta Lazar, Team Lead di SAP, KUKA

Per vedere come KUKA ha semplificato il suo processo finanziario, guarda il video. 

Standard Chartered Bank: Per la sostenibilità, vedere significa credere

Con una lunga storia di fornitura di servizi bancari e creazione di ricchezza, posti di lavoro e crescita in Asia, Africa e Medio Oriente, Standard Chartered sta adottando la trasformazione finanziaria, con un’iniziativa chiamata Project Aspire. 

Che cosa voleva ottenere Standard Chartered?

Un obiettivo chiave di Project Aspire è incentivare comportamenti sostenibili e sostenere iniziative ecologiche. 

La banca voleva anche essere in grado di prevedere e monitorare le spese di viaggio in modo più affidabile per fornire informazioni preziose per la definizione del budget, l'allocazione delle risorse e il processo decisionale. Gestendo in modo più efficiente le spese, voleva identificare opportunità di risparmio sui costi e ottimizzare gli investimenti relativi ai viaggi. 

Ciò significava semplificare e consolidare le politiche T&E per semplificare il processo per i dipendenti e ridurre le spese amministrative generali per l’organizzazione. Voleva regole chiare e concise che rendessero più facile per i dipendenti comprendere e aderire alle politiche di viaggio e sostenibilità, portando a una migliore visibilità, conformità e controllo dei costi. 

Come SAP Concur ha aiutato Standard Chartered Bank

SAP Concur ha consentito a Standard Chartered di integrare i principi di sostenibilità nelle decisioni quotidiane. Ciò include la funzionalità WalkMe, che aiuta a fornire consigli sull’impatto delle emissioni di CO2 quando si prenotano voli e si prendono i taxi. Lo schema Taxi Tax consente ai dipendenti di scegliere di contribuire con il 5% del rimborso a un fondo centrale utilizzato per iniziative di sostenibilità. 

La banca ha inoltre condensato 67 pagine di linguaggio legale in due semplici pagine di principi e regole comprensibili e facilmente adattabili al cambiamento.  

“La nostra visibilità delle spese è notevolmente migliorata con l’implementazione di SAP Concur. Ora abbiamo la possibilità di prevedere i costi dei voli, le spese di alloggio e di varia natura, adeguando le linee guida in modo tale da soddisfare gli obiettivi aziendali”, afferma Warren Forgas, Chief Operating Officer, Supply Chain Management presso Standard Chartered Bank. 

Per scoprire in che modo la suite di soluzioni SAP Concur ha migliorato Standard Chartered, guarda il video. 

Tre vantaggi di una strategia efficace di gestione delle spese T&E

La gestione intelligente e automatizzata delle spese consente alle organizzazioni di rispondere in modo efficace alle mutevoli condizioni di mercato, ai requisiti normativi e alle aspettative degli stakeholder, garantendo rilevanza e successo continui.  Ecco tre modi in cui può essere vantaggiosa per la tua azienda. 

1. Esperienza dei dipendenti: Dando priorità alla facilità di viaggio e considerando le preferenze e le esigenze in evoluzione dei dipendenti, le aziende possono migliorare l’esperienza complessiva dei dipendenti, aumentare la produttività e garantire il duty of care. Si prevede che quasi 2 travel manager su 5 sostengano il duty of care dei viaggiatori senza visibilità su tutti i viaggi, un problema che senza dubbio si aggiunge al loro stress. 

2. Conformità e previsioni: La centralizzazione della gestione delle spese porta a una conformità semplificata, a una minore confusione e a una migliore previsione delle spese relative ai viaggi. Ciò consente di mantenere il controllo man mano che l'azienda cresce. Oltre la metà dei leader finanziari sta investendo in strumenti di analisi e reportistica dei dati per affrontare le sfide in previsione.  

3. Sostenibilità: Sfruttare tecnologie come SAP Concur può rendere le iniziative di sostenibilità tangibili e attuabili, promuovendo consapevolezza e responsabilità tra i dipendenti. Quattro leader su cinque ritengono che la sostenibilità aiuti la propria organizzazione a ottimizzare e ridurre i costi. Per supporto sull’integrazione della sostenibilità nel programma di viaggio, utilizzare il nostro Modello di politica di sostenibilità . 

Il nuovo SAP Concur Travel: è il momento di spostarsi!

Se queste organizzazioni possono alzare il loro livello, lo stesso vale per te. Ora è ancora più facile con il nuovo Concur Travel, che include un’esperienza utente di livello consumatore più ricca, supportando un processo intuitivo, semplificato e veloce su dispositivi mobili e desktop.  

Con una rinnovata attenzione alla sostenibilità e alla solida conformità, il nuovo Concur Travel favorisce una migliore integrazione con Concur Expense per un processo T&E end-to-end che si adatta man mano che si cresce e il mondo cambia, in modo da essere preparati a tutto ciò che ci aspetta. 

“Adoro il nuovo look del sito, molto più pulito di prima. Le informazioni aggiuntive fornite per la tariffa aerea sono estremamente utili quando si selezionano i voli. Lo stesso vale per le informazioni aggiuntive sull'hotel. Adoro la galleria fotografica! Nel complesso, il sito è molto più simile ai numerosi siti di consumatori a cui i nostri viaggiatori sono abituati”. – Analista viaggi e note spese 

“Adoro il nuovo look in cui, dopo aver cercato dei voli, ti mostra più di un elenco che ti consente di filtrare il volo più adatto alle tue esigenze (soprattutto per numero di scali e compagnia aerea). Sembra molto più facile della griglia precedente!” – Traci Brooks, Senior Manager-Corporate Accounting, United Therapeutics Corporation 

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