Previsioni di Viaggi e Spese per il 2025

L'intelligenza artificiale è stata la grande protagonista per i travel manager nel 2024. Innovazioni come l’analisi predittiva per la gestione delle spese e la compilazione automatica dei report con i dati delle carte aziendali hanno aperto nuove prospettive per i viaggi di lavoro.

È certo che l’AI continuerà a trasformare, ottimizzare e incentivare il business travel anche nel 2025. Tuttavia, accanto alla sua evoluzione, si profila all’orizzonte una nuova serie di sviluppi nel settore Travel & Expense (T&E).

Ecco le cinque tendenze che, secondo le nostre previsioni, ridefiniranno il T&E nel 2025.

1. Investimenti continui in sistemi digitali e sicurezza informatica

Nel 2025, le aziende continueranno a puntare su soluzioni innovative come l’automazione dei processi e l’intelligenza artificiale generativa per favorire la crescita. Tuttavia, l’espansione degli ecosistemi digitali e l’adozione di nuovi strumenti per ottimizzare i processi Travel & Expense (T&E) comporteranno un aumento dei rischi legati alla sicurezza dei dati e alle violazioni informatiche.

La spinta alla competitività renderà imprese e clienti più vulnerabili. Il numero di attacchi alla sicurezza è in costante crescita e sempre più organizzazioni si trovano a dover gestire violazioni che mettono a rischio informazioni sensibili.

Bilanciare la necessità di rispondere rapidamente alle esigenze di stakeholder interni ed esterni senza compromettere la sicurezza sarà una sfida cruciale. Per questo, nel 2025, gli investimenti in innovazione tecnologica e infrastrutture di sicurezza saranno al centro delle strategie aziendali, con l’obiettivo di offrire un valore sempre maggiore ai clienti riducendo al minimo i rischi.

2. Il ritorno in ufficio mette sotto pressione i budget

Con il rientro massiccio dei dipendenti in ufficio, i viaggi di lavoro sono destinati ad aumentare. E con l’inflazione in rallentamento, le aziende hanno l’opportunità di massimizzare il valore dei loro investimenti in trasferta.

Tuttavia, i leader aziendali procedono con cautela. Nel 2025, la pressione sui responsabili finanziari crescerà, spingendoli a ottimizzare i budget Travel & Expense (T&E) senza compromettere la stabilità dell’azienda.

Questo porterà a una maggiore enfasi su conformità e trasparenza. Sempre più spesso, la gestione del T&E sarà centralizzata su un’unica piattaforma, garantendo l’applicazione uniforme delle policy aziendali. Con un numero crescente di dipendenti che prenotano viaggi e presentano note spese, questo approccio permetterà di ridurre errori costosi, prevenire frodi e assicurare il rispetto delle normative interne.

3. I report spese diventano report di eccezione

Con l’AI che entra nella fase di maturità, i diversi ruoli aziendali stanno individuando le applicazioni più efficaci per ottimizzare il lavoro. Nel 2025, attività ripetitive come la verifica della conformità delle transazioni saranno sempre più automatizzate, riducendo il tempo che i manager dedicano all’analisi delle note spese.

Di conseguenza, le transazioni affidabili potrebbero non essere più incluse nei report di spesa tradizionali. Al loro posto, verranno generati report di eccezione, che evidenzieranno solo le anomalie rispetto alle policy T&E dell’azienda.

L’automazione eliminerà le attività più noiose e consentirà ai travel manager di condurre audit dettagliati con maggiore efficienza. Questo approccio darà ai revisori più tempo per esaminare le spese, individuare eventuali frodi e garantire il massimo controllo su ogni transazione.

4. I dipendenti adottano un sano scetticismo verso l’AI

Se nel 2024 l’AI è stata celebrata per i suoi potenziali benefici trasformativi, nel 2025 sarà accolta con maggiore cautela e discernimento.

Secondo il 2024 SAP Concur Global Business Travel Survey, il 95% dei viaggiatori d'affari sarebbe disposto a utilizzare l’automazione basata sull’AI per supportare le proprie attività. Tuttavia, per ora, questa tecnologia sarà considerata più un assistente utile a fornire suggerimenti e individuare anomalie nelle spese, piuttosto che una soluzione autonoma per la prenotazione dei viaggi o la gestione delle note spese.

Strumenti come le approvazioni pre-viaggio e la creazione automatizzata di itinerari stanno già dimostrando il loro valore. Tuttavia, anziché affidarsi completamente all’AI, nel 2025 i business traveller e i travel manager adotteranno un approccio più misurato, concentrandosi sui flussi di lavoro che offrono il maggiore ritorno in termini di efficienza e precisione.

5. Cresce la richiesta di esperienze utente più efficienti

Con l’aumento dei viaggi di lavoro, anche le aspettative dei viaggiatori si fanno sempre più elevate.

Nel 2025, la domanda di aggiornamenti in tempo reale su eventuali disagi e interruzioni sarà in crescita. Eventi climatici estremi e tensioni geopolitiche influenzano sempre più le decisioni di viaggio, rendendo essenziali strumenti che offrano informazioni tempestive e affidabili. Allo stesso tempo, con un’attenzione sempre maggiore alla duty of care, i dipendenti si aspetteranno un supporto più efficace dai sistemi Travel & Expense (T&E), in grado di garantire sicurezza e assistenza continua.

Dopo anni di entusiasmo per l’AI e le innovazioni digitali, il 2025 sarà l’anno della concretezza. Le aziende dovranno trovare il giusto equilibrio tra l’adozione di nuove soluzioni T&E, la protezione dei dati e il controllo dei costi, senza compromettere l’esperienza dell’utente. Chi saprà bilanciare innovazione e sicurezza avrà il vantaggio competitivo decisivo per il successo nel nuovo anno.

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