Responsabilizzare il personale per una migliore esperienza dei dipendenti

Oggi più che mai, i dipendenti sanno cosa vogliono dal loro lavoro, dove vogliono svolgere il lavoro e cosa tollereranno. A quanto pare, le pandemie hanno questi effetti.  

Se gli ultimi anni ci hanno insegnato una grande lezione sul lavoro è che lo smart working può funzionare e che i dipendenti lo apprezzano. Ma la verità è che potrebbe funzionare ancora meglio. Sono le conclusioni documentate di Responsabilizzare il personale, un nuovo report di Oxford Economics e SAP Concur basato su un sondaggio globale condotto tra dipendenti e tra i dirigenti delle funzioni finanza e IT.  

Il sondaggio rivela che molti dirigenti sono consci della propria incapacità di gestire il lavoro flessibile nonché i processi e la tecnologia relativi a viaggi e note spese. E lo stesso vale per i loro dipendenti. A volte le lacune tra ciò che i dipendenti credono e ciò che i datori di lavoro percepiscono sono notevoli. 

Aspettative dei dipendenti. Sei lavoratori su 10 hanno dichiarato che la maggior parte dei dipendenti ha riconsiderato gli aspetti che apprezzano in un luogo di lavoro. Tuttavia, un numero inferiore di dirigenti, il 46%, pensa che vi sia veramente stato un simile ripensamento dopo la pandemia. Se pensi che sia solo una questione di soldi e benefit, devi ricrederti: rispetto ai dirigenti, sono molti di più i lavoratori secondo cui l’azienda offre il giusto mix di entrambi. 

Il lavoro flessibile è destinato a rimanere. Metà dei dirigenti e dei dipendenti si aspetta che nei prossimi due anni il lavoro si svolgerà in toto o in parte da remoto. Quasi 7 dipendenti su 10 dichiarano di fornire prestazioni migliori quando possono decidere la sede e le ore di lavoro. La maggior parte di loro, tuttavia, non ritiene che gli strumenti adatti vengano messi a disposizione: solo il 38% afferma che la tecnologia e le policy della propria organizzazione consentono un lavoro flessibile. 

Carenze tecnologiche e di processo. Solo il 42% dei dipendenti che lavorano in smart working afferma di disporre di una tecnologia perfettamente integrata per farlo bene. Tra i processi non ottimizzati per il lavoro flessibile vi sono le policy in materia di conformità, fatturazione, report T&E, audit dei report e indicazioni sul Covid-19. Solo 1 dirigente su 8 ritiene di gestire bene la sicurezza informatica, una scoperta che fa riflettere sulla gestione dei rischi e dello smart working. 

Sottovalutazione. Solo 4 dipendenti su 10 dichiarano che la loro organizzazione utilizza sondaggi formali per valutare ciò che pensano i dipendenti. E meno della metà dei dirigenti (46%) utilizza il feedback dei dipendenti per aggiornare le policy T&E. È difficile inquadrare esattamente ciò che vogliono i dipendenti, ma è impossibile farlo se non glielo si chiede o se si ignorano le loro risposte. 

Intenzione di andarsene. Solo il 37% dei dipendenti non è attivamente in cerca di un nuovo impiego. Se si osserva il dato da un’altra prospettiva, si tratta di un numero straordinario: su 10 membri del team, meno di 4 sono così soddisfatti da pensare di rimanere. 

La grande attenzione alla fidelizzazione e all’esperienza dei dipendenti, in quella che alcuni chiamano la Big Quit o la Great Resignation, porta alla ribalta un grande interrogativo: sei disposto ad ascoltare e ad agire?  

Best practice per un lavoro soddisfacente e produttivo 

I dipendenti sono bravi a risolvere problemi ma alla lunga un lavoro di quel tipo non è molto gratificante. Preferirebbero dedicare il proprio tempo a compiti coinvolgenti e di più ampio respiro anziché a compiti noiosi. Probabilmente sei d’accordo. 

I dipendenti di altri reparti vogliono inoltre concentrarsi sul proprio lavoro anziché raccogliere ricevute, correggere note spese e rimbalzare da un sistema all’altro. Non desiderano sentirsi frustrati e danno priorità sempre maggiore alla sostenibilità. Lo stesso fa l’organizzazione. Considerando il ruolo svolto dal T&E in tutto ciò e tenendo presente la fidelizzazione, questo non costituisce una sfida solo per le Risorse umane. Lo è anche per te, soprattutto quando la funzione finanziaria assume un ruolo più ampio rispetto al passato. 

Il report di Oxford Economics e un nuovo e-Book di SAP Concur, Gestione di viaggi e spese per supportare l’intera azienda, dalla produttività alla fidelizzazione, parlano della sfida di offrire ai dipendenti una migliore esperienza a fronte dell’evoluzione a cui sono andati incontro il lavoro e i luoghi di lavoro. 

Ottimizzazione dei processi. Oggigiorno, i processi da remoto devono funzionare bene come quelli in ufficio. Prendi in considerazione la possibilità di automatizzare i flussi di lavoro delle approvazioni e consolidare l’inserimento delle informazioni su viaggi e spesa in un’unica risorsa, per consentire ai dipendenti di fare scelte sicure e intelligenti prima di mettersi in viaggio e durante. Offri ai dipendenti una tecnologia in grado di scattare la foto a una ricevuta, leggere i numeri e inserirli nelle categorie giuste delle note spese. Una nota spese che si scrive da sé incarna la migliore esperienza per i dipendenti. 

Utilizzo di tecnologie avanzate. Le soluzioni basate su cloud sono fondamentali per il lavoro flessibile, ma c’è di più. Prendi in considerazione soluzioni che integrano l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico per analizzare le note spese prima che il pagamento venga effettuato e che poi cercano modelli di spesa che gli auditor umani non vedono. Integra i tuoi sistemi T&E con quelli ERP e di gestione delle spese, consentendo agli utenti finali di passare agevolmente da uno all’altro. In generale, punta ad acquisire informazioni ed efficienza: gli utenti finali avranno un’esperienza migliore. 

Indicazioni e formazione. I dipendenti dichiarano – e i leader concordano – di non avere la formazione necessaria per tenere il passo con l‘evoluzione di policy e processi, un deficit didattico complicato dalla dispersione della forza lavoro. La formazione e la guida integrate nelle app e nel sistema possono guidare i dipendenti lungo il processo evitando battute d’arresto frustranti. Imparano e si adattano a policy e processi in continua evoluzione, aumentando al contempo la conformità e facendo scelte giuste. 

Prestare davvero ascolto. Le aspettative dei dipendenti possono essere soggette a notevoli variazioni e somigliare a un obiettivo in movimento. Ma ciò non significa che non si debba cercare di capirle. Conduci regolari sondaggi sui processi e sulla tecnologia per comprende il punto di vista dei dipendenti su questi aspetti. Per aiutarti, puoi integrare nelle soluzioni tecnologiche strumenti intuitivi per raccogliere feedback, reagire in base alle informazioni e regolarti.  

Esistono moltissimi approcci per cercare di migliorare il lavoro e i luoghi di lavoro per i dipendenti. Ma aspettare per vedere cosa succede probabilmente non rientra tra questi. 

Maggiori informazioni 

Ottieni copie di Responsabilizzare il personale e Gestione di viaggi e spese per supportare l’intera azienda, dalla produttività alla fidelizzazione per scoprire come cambiare le aspettative dei dipendenti, quali sono le best practice per soddisfare tali aspettative e come le soluzioni SAP Concur possono semplificare i processi.