Sfruttate la potenza dell’AI per trasformare i vostri viaggi d’affari

L’esperienza dei viaggi d’affari è pronta per essere rinnovata, poiché le interruzioni creano disagi ai dipendenti e ai budget. Secondo il sondaggio SAP Concur Global Business Travel Survey di quest’anno, l’88% dei viaggiatori d’affari a livello globale ha dichiarato di aver preso provvedimenti imprevisti negli ultimi 12 mesi a causa di sfide inaspettate, come trascorrere più tempo in viaggio (38%) o sostenere spese aggiuntive (36%). Tuttavia, l’intelligenza artificiale (AI) è pronta ad aiutare i viaggiatori a gestire gli imprevisti.

Sebbene SAP Concur utilizzi l’AI nelle soluzioni di viaggio e note spese (T&E) da un decennio, stiamo rapidamente aggiungendo funzionalità che utilizzano l’AI generativa per sfruttare al meglio questa tecnologia emergente. Le aziende che utilizzano strumenti T&E integrati potranno ottenere maggiori vantaggi: l’AI non solo migliorerà l’esperienza dei viaggi d’affari, ma anche molti dei processi che li riguardano, dalla finanza agli acquisti.

Il nostro sondaggio ha rilevato che il 64% dei travel manager a livello globale vorrebbe che l’AI fosse utilizzata per automatizzare almeno alcune delle loro responsabilità. Nel frattempo, il 95% dei viaggiatori d’affari prenderebbe in considerazione l’utilizzo dell’automazione basata sull’AI per supportare le proprie attività, tra cui il supporto per i visti e la documentazione (37%), l’acquisizione e la rendicontazione delle spese (37%), la ricerca di opzioni di viaggio sostenibili (37%) e altro ancora.

Ecco alcuni modi in cui le aziende possono utilizzare l’AI per semplificare la gestione T&E, sia oggi che nel prossimo futuro.

Esperienze di prenotazione migliorate

Quanto più l’AI riesce a gestire il processo di viaggio aziendale, tanto migliori saranno le intuizioni, i suggerimenti e la semplificazione del processo di pianificazione delle spese. Con il continuo sviluppo della tecnologia, l’AI aiuterà i dipendenti a recuperare più tempo solitamente dedicato alle attività amministrative e supporterà ulteriormente le aziende nel ridurre i costi senza sacrificare le risorse.

Sebbene l’interesse per l’AI sia forte, soprattutto quando affronta i problemi specifici legati alla prenotazione dei viaggi, le aziende dovranno assicurarsi di introdurre gli strumenti di AI in modo responsabile. Complessivamente, l’89% dei viaggiatori d’affari si dichiara disponibile a utilizzare le opzioni di prenotazione abilitate dall’AI in presenza di una formazione o di determinate garanzie. Più di uno su cinque (22%) ritiene che le raccomandazioni di viaggio abilitate dall’AI siano fondamentali per l’inclusione nello strumento di prenotazione dei viaggi della propria azienda.

Sebbene il 19% dei viaggiatori d’affari dichiari di volere un elenco di opzioni di prenotazione curate dall’AI in base alle proprie preferenze ed esigenze, molti (34%) preferirebbero comunque esaminare e prenotare da soli i propri viaggi d’affari.

Oggi c’è anche un certo disagio generazionale nei confronti dell’AI e ciò va contro gli stereotipi. Il 95% dei viaggiatori d’affari della Gen Z e il 92% dei millennial affermano di non sentirsi a proprio agio nell’utilizzo di strumenti di prenotazione basati sull’AI, rispetto all’83% di quelli della Gen X e al 68% dei baby boomer. La formazione fornita dall’azienda e la garanzia che gli strumenti sono affidabili e non creano pregiudizi potrebbero contribuire ad alleviare il disagio.

Monitoraggio e analisi in tempo reale

L’enorme quantità di dati che la gestione T&E integrata fornisce la rende un’applicazione ideale per l’uso dell’AI per riconoscere schemi che non sono visibili all’occhio umano. Tuttavia, ciò richiederà un po’ di pazienza da parte dei leader aziendali e la disponibilità degli strumenti giusti per massimizzare il valore dei progressi dell’AI.

Nel nostro sondaggio, il 42% dei travel manager ha incluso le direttive aziendali per ridurre i costi di viaggio tra i principali fattori che renderanno il loro lavoro più difficile nei prossimi 12 mesi, a causa delle sfide in corso. Il 32% ha citato il taglio dei costi dei viaggi di lavoro come obiettivo principale della propria azienda per quanto riguarda i viaggi di lavoro. Senza potenti strumenti per la creazione di report, supportati dall’AI, integrati nella loro soluzione T&E, sarà difficile soddisfare i leader e tenere sotto controllo i costi.

Sfruttando l’analisi predittiva, l’AI può aiutare a ottimizzare la conformità e le spese di viaggio per mantenere i costi al minimo, migliorando al contempo la produttività e l’esperienza degli utenti. Ad esempio, con Request Assistant in Concur Request, i viaggiatori d’affari possono sviluppare stime supportate da dati per i viaggi d’affari prima che avvenga qualsiasi spesa, facilitando approvazioni rapide e aiutando a rispettare il budget. Le soluzioni di audit basate sull’AI come Concur Detect by Oversight possono anche aiutare ad analizzare gli schemi dei dati di spesa per identificare le frodi e gli abusi ripetuti, proteggendo l’azienda e il suo capitale.

Conformità alle policy e sviluppo

Quando ogni dollaro speso deve essere contabilizzato, l’AI può offrire soluzioni pratiche alle sfide della conformità T&E. Dopo tutto, la conformità non riguarda solo le regole. Si tratta di creare processi coerenti, fluidi ed efficienti. Utilizzando l’AI, l’automazione e i dati, le aziende possono ridurre le spese non conformi, mitigare i rischi e migliorare l’esperienza complessiva dei dipendenti, con alcune condizioni.

Il 35% dei viaggiatori d’affari è disposto a prendere in considerazione l’utilizzo dell’automazione basata sull’AI per essere aiutati a rispettare le policy di viaggio dell’azienda. Tuttavia, per sentirsi a proprio agio nell’utilizzare le opzioni abilitate dall’AI per prenotare viaggi d’affari, quasi la metà dei viaggiatori d’affari (48%) vuole avere la certezza che i propri dati personali siano protetti. Quasi un terzo (32%) vuole garanzie da parte dell’azienda che non subiranno ripercussioni se le prenotazioni suggerite dall’AI non sono conformi alla policy aziendale.

La sicurezza dei dati è una priorità assoluta per SAP Concur e soluzioni integrate come Concur Travel, Concur Expense e Concur Request, inclusa la funzione Request Assistant, possono aiutare a supportare la conformità attraverso l’AI e l’automazione, facilitando al contempo i timori di ripercussione. Offrono ai viaggiatori d’affari un’esperienza migliore e più ottimizzata per prenotare viaggi e inviare spese. Nel frattempo, i travel manager e i team finanziari possono facilmente approvare ed elaborare le spese. È un vantaggio per entrambe le parti.

Leggete i nostri whitepaper su SAP Concur Global Business Travel Survey per conoscere le opinioni dei viaggiatori d’affari e travel manager sull’AI e sui viaggi aziendali.

Il sondaggio SAP Concur Global Business Traveler Survey è stato condotto da Wakefield Research tra il 5 e il 26 aprile 2024, tra 3.750 viaggiatori d’affari in 24 mercati: Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Germania, Francia, Benelux (Belgio, Paesi Bassi, Lussemburgo), Svezia, Danimarca, Norvegia, Finlandia, Italia, Spagna, ANZ (Australia, Nuova Zelanda), Medio Oriente (EAU, Arabia Saudita), Giappone, Corea, India, Messico, Brasile, SEA (Singapore, Malesia), Sud Africa, Portogallo, Svizzera e Austria.

Il sondaggio SAP Concur Global Travel Manager Survey è stato condotto da Wakefield Research tra il 5 aprile e il 26 aprile 2024, tra 600 travel manager, definiti come coloro che dirigono o amministrano programmi di viaggio per aziende in 6 mercati: Germania, Canada, Giappone, Paesi ANZ (Australia e Nuova Zelanda), Regno Unito e Stati Uniti.