Spese di Trasferta e Rappresentanza: le Novità 2025

La Nuova Legge di Bilancio 2025 e le Note Spese

La Legge 30 dicembre 2024, n. 207, introduce importanti novità in materia di tracciabilità e deducibilità delle spese aziendali. Dal 1° gennaio 2025, le aziende e i dipendenti devono adeguarsi alle nuove regole per garantire il rispetto delle normative fiscali e ottimizzare la gestione delle note spese.

Le Categorie di Spesa Coinvolte

Le principali voci di spesa aziendali soggette alle nuove disposizioni comprendono:

• Spese di rappresentanza: includono costi sostenuti per intrattenere clienti o partner commerciali, come pranzi, cene o eventi aziendali.
• Spese per carburante: riguardano i rifornimenti effettuati per veicoli aziendali.
• Spese per mobilità: comprendono i costi relativi a taxi, servizi di ride-sharing (Uber, Free Now) noleggio auto e macchina con conducente.
• Spese per alloggio: includono pernottamenti in hotel o altre strutture durante viaggi di lavoro.
• Spese di vitto: riguardano pranzi di lavoro ed eventi aziendali organizzati in ristoranti o tramite catering.

Tracciabilità e Deducibilità delle Spese Aziendali

Dal 1° gennaio 2025, la normativa ha reso obbligatoria la tracciabilità dei pagamenti per la deducibilità delle spese aziendali, in conformità con l’articolo 23 del Dlgs 241/1997. 

Le spese di vitto, alloggio, viaggi e trasporti, nonché quelle di rappresentanza, possono essere dedotte solo se effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili, come versamenti bancari o postali, carte di pagamento (debito, credito o prepagate) assegni bancari o circolari, sistemi elettronici di pagamento come bonifici bancari e postali.

La tracciabilità non è solo un requisito formale, ma un principio fondamentale per garantire maggiore trasparenza nei bilanci aziendali e ridurre il rischio di frodi fiscali. Utilizzare metodi di pagamento tracciabili significa permettere all’Agenzia delle Entrate di verificare in modo immediato e certo l’autenticità delle spese dichiarate, limitando eventuali abusi.

Oltre alla tracciabilità del pagamento, la deducibilità di una spesa dipende anche dalla sua inerenza e congruità rispetto all’attività aziendale. Anche un pagamento effettuato con un metodo tracciabile può essere contestato se la spesa non è considerata strettamente legata all’attività lavorativa.

Le imprese devono quindi adottare una gestione rigorosa delle note spese, implementando controlli interni per verificare che ogni spesa sia adeguatamente documentata e conforme alle regole aziendali e fiscali.

Controlli e Trasparenza

Con l’introduzione di queste misure, l’Amministrazione fiscale potrà monitorare con maggiore efficacia le spese aziendali, evitando abusi e irregolarità. Tuttavia, la tracciabilità non sarà sufficiente per garantire la deducibilità di una spesa: l’Agenzia delle Entrate dovrà verificare la congruità e l’inerenza dei costi rispetto all’attività lavorativa, come stabilito dall’articolo 109 del T.U.I.R. Anche in caso di pagamento con mezzi tracciabili, le spese dovranno essere adeguatamente documentate.

Le spese pagate con metodi non tracciabili, come il contante, non saranno deducibili, concorreranno a formare l’imponibile e saranno considerate come reddito per il dipendente, quindi tassate.

Le Conseguenze per Aziende e Dipendenti

• Per le aziende: sarà necessario aggiornare le procedure di pagamento per garantire la conformità normativa ed evitare rischi fiscali e sanzioni.
• Per i dipendenti: dovranno utilizzare esclusivamente strumenti di pagamento tracciabili per le spese di trasferta, pena la tassabilità delle stesse.

Come Prepararsi: Le Soluzioni Disponibili

Per affrontare al meglio i cambiamenti introdotti dalla nuova normativa, le aziende possono adottare diverse soluzioni digitali che semplificano la gestione delle note spese e garantiscono il rispetto delle nuove regole. SAP Concur permette di automatizzare il tracciamento delle spese aziendali, assicurando maggiore precisione e riducendo il rischio di errori.

Tra le funzionalità disponibili, vi è la possibilità di importare automaticamente le transazioni effettuate con carte aziendali, sia su conto personale che su conto aziendale, collegandole direttamente ai sistemi di gestione contabile.

Inoltre, è possibile personalizzare i valori di alcuni campi delle voci di spesa (esempio, metodo di pagamento) o aggiungere dei nuovi campi custom per differenziare i pagamenti tracciabili da quelli non tracciabili, facilitando il controllo e la rendicontazione. Alcune aziende, ad esempio, hanno scelto di associare un conto economico specifico alle spese non tracciabili per gestirle in maniera più efficace.

Un altro strumento utile è la creazione di alert e notifiche automatiche che ricordano ai dipendenti le nuove regole da seguire quando inseriscono le spese a sistema. Allo stesso tempo, l’amministrazione può ricevere segnalazioni per verificare i giustificativi di pagamento e assicurarsi che ogni spesa sia conforme alla normativa.

Ulteriori soluzioni di gestione come Intelligent Audit possono supportare il processo verificando la presenza delle ricevute o altre condizioni richieste dalla normativa.

Per garantire una gestione ottimale, è possibile anche integrare i sistemi aziendali con servizi di mobilità come Uber e Free Now, che permettono di importare direttamente le ricevute nei gestionali aziendali, evitando errori o dimenticanze nella documentazione.

L’adeguamento alle nuove regole rappresenta un’opportunità per migliorare il controllo interno e ottimizzare la gestione finanziaria. Adottando strumenti digitali e procedure automatizzate, le imprese possono garantire la conformità normativa, ridurre gli errori e ottenere maggiore trasparenza e controllo sui costi.

In attesa, di ulteriori chiarimenti su questa nuova legge, si consiglia di fare un primo passaggio con i fiscalisti e, per soluzioni personalizzate, di contattarci per scoprire come semplificare la gestione delle note spese della tua azienda.