Travel Risk Management: come garantire la sicurezza nei viaggi d'affari

I viaggi offrono sia opportunità che rischi; per gestire questi ultimi, è fondamentale avere una buona strategia di Travel Risk Management.

Gli incidenti durante i viaggi non mettono a rischio solo i dipendenti, ma possono anche danneggiare i profitti della tua azienda. Il Travel Risk Management ti aiuta a prevenire potenziali problemi e a rispondere rapidamente ed efficacemente in caso di emergenza.

Implementando un sistema per prevenire gli incidenti legati ai viaggi, puoi evitare costi imprevisti, problemi legali e danni alla reputazione della tua azienda.

I viaggi di lavoro possono riservare molte sorprese. Per esempio, un terremoto può impedire a un team internazionale di raggiungere l'aeroporto. La perdita di un passaporto può costringere il dipendente a dover trovare un sostituto mentre è all'estero. Anche un semplice tamponamento in una città sconosciuta può causare ritardi e costi imprevisti.

Essere preparati è fondamentale. Anche se non puoi prevenire tutti i rischi di viaggio, puoi evitare molti problemi e gestire efficacemente quelli che si presentano. Un piano efficiente di Travel Risk Management ti fornisce i dati, le strategie e le tecnologie necessarie per operare con maggiore precisione ed efficacia.

Cos'è il Travel Risk Management?

Il Travel Risk Management (TRM) è un approccio proattivo e sistematico volto a garantire la sicurezza delle persone durante i loro spostamenti.

La tua azienda manda i dipendenti nei luoghi necessari per fare networking, partecipare a corsi di formazione, gestire vendite e supervisionare progetti di persona.

Viaggiare comporta inevitabilmente dei rischi. Eventi meteorologici estremi possono danneggiare gli alloggi e causare ritardi. Emergenze mediche possono richiedere interventi rapidi, mentre tensioni politiche possono provocare disordini imprevisti. Sebbene non sia possibile prevedere ogni eventualità, creare un framework completo per la valutazione dei rischi di viaggio consente alla tua organizzazione di ridurre i rischi quando possibile e di gestire efficacemente le situazioni che si presentano.

Una policy e una strategia efficaci si basano su tre aspetti principali: prevenzione e pianificazione, consapevolezza, e risposta.

Sviluppare un framework completo per la valutazione dei rischi di viaggio

Una gestione efficace del Travel Risk Management è proattiva, non reattiva. Si sviluppa un framework per identificare i rischi più probabili per la tua azienda e creare soluzioni preventive, così da affrontare i problemi prima che si verifichino.

Ad esempio, supponiamo che Bill sia un esperto di logistica che viaggia in diversi paesi per sviluppare nuovi impianti di produzione. Se si reca in paesi tropicali durante la stagione degli uragani, il Travel Risk Management richiederà piani specifici per il maltempo. Potrebbe essere necessario cancellare il viaggio all'ultimo minuto per evitare una tempesta. Se si trova già in una zona colpita da un uragano, l'azienda dovrà organizzare un rifugio sicuro per lui fino a quando il viaggio non sarà nuovamente sicuro. Inoltre, potrebbe essere privo di corrente e di internet, rendendo necessario un telefono satellitare per mantenere le comunicazioni.

Parla con i tuoi dipendenti in viaggio per capire meglio i rischi che hanno riscontrato, così da poterti organizzare di conseguenza.

Il Travel Risk Management inizia con la prevenzione e la pianificazione

Puoi creare best practice per ridurre i rischi legati ai viaggi, comprendere i rischi specifici dei luoghi che visiti e sapere come comportarti in caso di incidente.

Qual è una tattica efficace per testare la preparazione della tua organizzazione e sviluppare piani di risposta? La Crisis Response Exercise (CRE): questa pratica ti permette di simulare situazioni ipotetiche, così che tutti sappiano come reagire in caso di incidente.

La consapevolezza è fondamentale

I dati in tempo reale sono cruciali per prendere decisioni informate. Questa esigenza di consapevolezza riguarda non solo i dirigenti, ma anche tutti i membri del team e gli stakeholder. Assicurati che ciascuno sia consapevole dei propri rischi e delle esposizioni, sappia come mitigare i rischi e conosca le procedure corrette da seguire in caso di incidente durante il viaggio.

I dipendenti potrebbero necessitare di una formazione specifica per affrontare qualsiasi imprevisto durante i viaggi. Ad esempio, la formazione sulla consapevolezza situazionale è fondamentale per aiutarli a riconoscere ed evitare situazioni potenzialmente pericolose. È importante che tutti abbiano aspettative realistiche e sappiano prendere le decisioni giuste per ridurre i rischi e garantire che tutto proceda senza intoppi.

La consapevolezza, però, non è qualcosa da affrontare una sola volta. È essenziale rivalutare continuamente:

• Le normative e le leggi sui viaggi
• Le situazioni politiche in evoluzione
• Le condizioni meteorologiche avverse

Risposta rapida ed efficace

Nessuno desidera pensare a possibili emergenze durante i viaggi. Tuttavia, avere a disposizione le risorse adeguate ti consente di garantire la sicurezza dei tuoi dipendenti e di metterli al sicuro rapidamente se dovesse verificarsi un problema.

La comunicazione è essenziale e rappresenta il primo passo importante. Assicurati che i membri del tuo team abbiano contatti a cui riferire eventuali incidenti e ottenere istruzioni su come procedere. Considera anche l'adozione di una soluzione di gestione dei viaggi che permetta ai tuoi dipendenti di organizzare autonomamente piani di viaggio alternativi, riducendo così i disagi e garantendo una gestione fluida delle emergenze.

Che i tuoi viaggiatori stiano gestendo la perdita di un passaporto, un tamponamento in una città sconosciuta o voli cancellati a causa di maltempo imprevisto, è fondamentale che sappiano cosa fare.

Travel Risk Management significa avere le risposte pronte e comunicarle chiaramente, affinché i dipendenti in viaggio sappiano come comportarsi.

Con una reazione tempestiva e una gestione efficace dei rischi, puoi garantire la sicurezza dei tuoi dipendenti, ridurre i disagi, proteggere i profitti dell'azienda e mantenere intatta la sua reputazione.

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