Una checklist “Prima di partire” per i viaggiatori d’affari

Negli ultimi 12 mesi, su Concur Travel sono stati prenotati più di 30 milioni di voli. Sebbene alcune aziende abbiano veri e propri viaggiatori abituali, molti dipendenti affrontano solo pochi viaggi di lavoro all'anno.  Con l’ingresso delle nuove generazioni nel mondo del lavoro, la preparazione a una trasferta può richiedere maggiore attenzione rispetto ai colleghi più esperti. 

In SAP Concur, il nostro obiettivo è semplificare e migliorare l’esperienza di viaggio per i nostri clienti.  Per questo creiamo risorse utili, come modelli e checklist personalizzabili, che le aziende possono adattare per supportare i propri dipendenti.  Per aiutare i viaggiatori d’affari, indipendentemente dalla loro esperienza, abbiamo sviluppato una checklist di riferimento che travel manager e responsabili HR possono condividere con i dipendenti per garantire una preparazione efficace prima della partenza.  

Preparazione 

• Prendi confidenza con le policy di viaggio aziendali.   
• Suggerimento: se riutilizzi questa checklist come risorsa aziendale, consideri il collegamento ipertestuale alle policy sui viaggi aziendali per comodità! Hai bisogno di indicazioni sulla policy sui viaggi? Il nostro ultimo template è disponibile qui. 
• Scopri come utilizzare strumenti di prenotazione della tua azienda, quali Concur Travel. 
• Suggerimento: rendi semplice per i tuoi dipendenti la ricerca di materiali di formazione.  Offriamo risorse di formazione per gli attuali clienti su www.concursolutions.com.  
• Conferma le date di viaggio, la destinazione e il budget. 
• Assicurati che le tue forme di identificazione siano aggiornate. 
• Informati sulla sicurezza della destinazione per scegliere al meglio trasporti e alloggi.  
• Verifica i requisiti della tua destinazione, come visti per i viaggi internazionali e le relative tempistiche, e pianifica di conseguenza.  
• Prepara un programma dettagliato del viaggio, includendo margini di tempo per arrivare in anticipo a ogni appuntamento, e aggiornalo man mano durante il processo di prenotazione.  

Prenotazione 

• Prepara un itinerario preliminare con le opzioni di trasporto e alloggio. 
• Coordina i dettagli del viaggio con i colleghi che viaggeranno con te.  
• Invia il tuo itinerario per approvazione, se richiesto.  
• Una volta approvato, riconferma i piani con i colleghi che viaggeranno con te.  
• Prenota il tuo viaggio in base all’itinerario approvato utilizzando gli strumenti di prenotazione preferiti dalla tua azienda, come Concur Travel, o direttamente presso i fornitori di viaggi convenzionati tramite TripLink. 
• Condividi i tuoi piani di viaggio con i colleghi tramite TripIt Pro (incluso con TripLink), sia con chi viaggia con te sia con chi potrebbe essere influenzato dalla tua disponibilità. 

Pianificazione e Preparazione del Bagaglio 

• Informati sui numeri di emergenza locali, le strutture sanitarie vicine e su eventuali considerazioni relative alla tua copertura medica e odontoiatrica. 
• Assicurati di sapere a chi rivolgerti e come contattarli in caso di problemi, che si tratti di disagi nel viaggio o di questioni relative alla salute e alla sicurezza. 
• Informati sulla cultura e le usanze locali, se diverse dalle tue. 
• Identifica le opzioni alimentari che si adattano alle tue esigenze dietetiche, al programma di viaggio e al budget, effettuando le prenotazioni necessarie. 
• Scegli un metodo di trasporto affidabile per gli spostamenti da e per gli aeroporti. 
• Verifica le previsioni meteo e pianifica di conseguenza. 
• Prepara una lista di cose da mettere in valigia per assicurarti di non dimenticare nulla di importante, inclusi dispositivi tecnologici, caricatori, supporti di archiviazione, medicinali e presentazioni o documenti per le riunioni. 
• Assicurati di avere tutto il necessario per essere comodo e produttivo durante il viaggio, come abbigliamento comodo, calze a compressione, scarpe da passeggio, prolunga per la cintura di sicurezza, farmaci, Wi-Fi o hotspot, laptop e caricabatterie, caricabatterie per il telefono, lista di cose da fare, bottiglia d'acqua, snack, ecc.  
• Viaggia con bagaglio a mano, se possibile, per evitare problemi legati al bagaglio registrato una volta arrivato a destinazione.  Informati sui limiti di dimensione e peso del bagaglio. 
• Organizza l'assistenza con la tua compagnia aerea, se necessario, in caso di viaggio in sedia a rotelle o con altre esigenze particolari.  Etichetta la tua sedia a rotelle e altri ausili per la mobilità con il tuo nome e le tue informazioni di contatto, e scatta delle foto.  
• Se viaggi con un cane guida, informati sui requisiti documentali della tua compagnia aerea. 
• Salva tutti gli indirizzi importanti, inclusi hotel e luoghi di riunioni o eventi, insieme ai dettagli di conferma sul tuo telefono e annotali come backup.  Tieni traccia dei piani di viaggio sul tuo telefono con un’app come TripIt. 
• Sviluppa un sistema personale per il monitoraggio delle spese in linea con la policy aziendale. Prendi in considerazione l’utilizzo di tecnologie come la funzione ExpenseIt all’interno dell’app mobile SAP Concur.  

Anche se piuttosto dettagliata, questa checklist "prima di partire" è pensata per rendere l’esperienza di viaggio d’affari più semplice e organizzata per chi la utilizza.   

Per ulteriori risorse sulla gestione dei programmi di viaggio, consulta il nostro Resource Center.