Persone, AI, automazione: come migliorare gli audit delle note spese

Non è un segreto che il modo più efficace per ottimizzare gli audit sia monitorare il 100% delle note spese. Tuttavia, questo approccio richiede risorse significative in termini di tempo e denaro, entrambi limitati. La tua azienda, però, può affrontare questa sfida grazie a una sinergia vincente tra tecnologia avanzata e competenze umane.

Le soluzioni di audit basate sull’intelligenza artificiale ti permettono di analizzare ogni report delegando alla tecnologia il compito di gestire le operazioni più complesse. Questi strumenti non solo rilevano eccezioni, ma apprendono e migliorano costantemente. I revisori esperti, a loro volta, possono concentrare le proprie competenze sulle irregolarità più complesse, offrendo un valore aggiunto decisivo.

Tuttavia, per massimizzare i risultati del processo di audit, è necessario andare oltre la semplice integrazione di persone e tecnologia. Le chiavi per garantire efficienza e conformità includono: comprendere come gli audit possano migliorare la gestione delle spese e supportare la crescita aziendale; sfruttare al meglio le rispettive capacità di tecnologia e personale; seguire le best practice per determinare quando, su cosa e perché condurre gli audit.

5 modi in cui audit efficienti possono contribuire alla crescita della trasformazione digitale

Le soluzioni Audit Services di SAP Concur offrono un supporto intelligente per gestire attivamente le spese e garantire il controllo, portando maggiore efficienza e opportunità di crescita per la tua azienda.

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Un approccio poliedrico permette alle aziende di prevenire i problemi prima che si trasformino in criticità. Grazie a soluzioni avanzate, è possibile analizzare le note spese per individuare eccezioni, lasciando ai revisori umani la gestione dei casi che l’intelligenza artificiale (AI) non riesce a risolvere. Alcuni strumenti consentono di effettuare controlli sulle policy e sulle ricevute direttamente durante la fase di spesa, oppure di confrontare report e ricevute prima dell’esecuzione di un pagamento, identificando eventuali anomalie o frodi. In questo modo, il personale può concentrarsi esclusivamente su casi ad alto rischio e attività a elevato valore aggiunto.

“Con l’Audit intelligente stiamo inserendo verifiche della policy prima dell’approvazione del manager. Garantendo che la policy sia seguita prima di tale revisione, possiamo mettere da parte più note spese che non richiedono intervento, aumentare la velocità di pagamento, ridurre la morosità, eliminare il lavoro dal sistema e mantenere il nostro profilo di rischio”, afferma Jeffrey Thompson, Direttore del Programma di Servizi di Pagamento per Progettazione, Policy e Approvvigionamento di Merck.

Potenziale di crescita ed efficienza dell’audit delle note spese

L’automazione del processo di audit offre benefici tangibili, consentendo significative riduzioni di tempo e costi. Ad esempio, grazie all'intelligenza artificiale (AI), è possibile diminuire del 60% gli errori legati alle note spese e ridurre fino al 90% i tempi di revisione, sfruttando la tecnologia per l’analisi preliminare dei report.¹ Le macchine, infatti, sono particolarmente efficaci in attività ripetitive e laboriose, spesso poco apprezzate dagli esseri umani.

Ecco alcune strategie per rendere più efficiente il processo di audit, aumentando l’agilità operativa e liberando risorse preziose da destinare alla crescita, un obiettivo prioritario per oltre la metà dei CFO (il 57%²):

• Ridurre le spese non conformi: favorisci l’utilizzo delle carte di credito aziendali per minimizzare le ricevute cartacee problematiche e semplificare i controlli.
• Identificare le aree di miglioramento: individua i trasgressori ricorrenti e le policy che generano confusione, ottimizzando così l’efficacia complessiva.
• Sfruttare soluzioni automatizzate basate sull’AI: verifica ogni nota spese in modo completo, eliminando la necessità di controlli manuali, spesso soggetti a errori, e riducendo i rischi di frodi.
• Contrastare errori e falsificazioni: utilizza un sistema di visione intelligente per affrontare abitudini umane come la compilazione approssimativa o la falsificazione delle spese.

Con un sistema di visione intelligente, puoi contrastare due tendenze umane: la compilazione di documenti approssimativi e la falsificazione delle spese. “Una volta deciso di procedere con l’utilizzo di Verify e di passare a uno strumento di audit basato sull’AI, ho visto che la compliance migliorava immediatamente”, afferma Marcy Hagenbuch, esperta di sistemi finanziari per Chobani. “I dipendenti sapevano che ogni voce di spesa di ogni report sarebbe stata esaminata dall’AI."

Determinare le best practice per il processo di audit

Per definire il miglior equilibrio tra tecnologia intelligente e competenze umane nel processo di audit, è essenziale rispondere a domande chiave relative a scopo e obiettivi. Le risposte guideranno l’implementazione delle best practice.

Quando eseguire l’audit

Implementando tecnologie che effettuano screening e controlli prima dell’approvazione da parte dei manager, i dipendenti possono risolvere eventuali problemi in anticipo. Questo approccio consente all’azienda di individuare con maggiore precisione le aree comuni di non conformità, ridurre il tempo speso dai revisori per il follow-up e prevenire la necessità di recuperare fondi già rimborsati.

Che cosa sottoporre ad audit

Le aziende che ancora gestiscono le spese su supporti cartacei o che non sfruttano appieno l’automazione spesso devono scegliere quali note spese o tipi di spese controllare, limitando la copertura. Le tecnologie moderne eliminano questa limitazione, permettendo di esaminare ogni spesa senza sforzo aggiuntivo. Anche se la tua azienda non ha completato la transizione digitale, impegnarsi a revisionare ogni voce può rivelare aree di miglioramento e favorire una maggiore compliance.

Perché eseguire l’audit

Anche se la risposta può sembrare ovvia, identificare il “perché” aiuta a definire la mission aziendale. L’audit serve a promuovere la compliance, gestire i costi, rilevare comportamenti inadeguati, ridurre i rischi o ottimizzare il recupero dell’IVA? Una combinazione di questi obiettivi è ideale, ma stabilire delle priorità ti permette di focalizzare le risorse e raggiungere i risultati più rilevanti per il tuo business.

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