La connessione tra strumenti T&E e produttività aziendale

Tra i dipendenti resta la percezione che le soluzioni di viaggi e note spese (T&E) aziendali rallentino il lavoro.

Nel primo Sondaggio globale sui viaggi d’affari SAP Concur, pubblicato nel 2019, abbiamo chiesto ai viaggiatori d’affari di tutto il mondo se preferirebbero sottoporsi a un’otturazione dal dentista o compilare una nota spese. Quasi uno su quattro (24%) ha affermato che preferirebbe sopportare il disagio di andare dal dentista piuttosto che dettagliare le spese e contabilizzare le ricevute.

Nel 2023 abbiamo chiesto ai viaggiatori d’affari di tutto il mondo qual è la fase più stressante dei viaggi d’affari e il 43% ha indicato la fase preliminare, tra cui la pianificazione, la prenotazione e l’organizzazione del viaggio. Quasi un quarto (24%) ha affermato che la fase più stressante è quella successiva al viaggio, inclusa la procedura di presentazione delle note spese.

Ma la cosa curiosa è che, secondo il nostro sondaggio del 2023, la maggior parte dei viaggiatori d’affari (64%) ha affermato di non utilizzare uno strumento aziendale per prenotare i viaggi. Quali vantaggi stanno perdendo i viaggiatori d'affari – e di conseguenza anche le loro organizzazioni – scegliendo metodi di prenotazione alternativi, nella convinzione che siano più rapidi e semplici?

La ricerca suggerisce che gli strumenti T&E migliorano la produttività, dando ai dipendenti il tempo di concentrarsi su altri lavori. Un’analisi IDC di clienti SAP Concur selezionati ha rilevato che il tempo necessario per prenotare un viaggio risulta ridotto del 54% quando si utilizzano soluzioni SAP Concur come Concur Travel. Dopo che Concur Expense è stato reso disponibile, i dipendenti sono stati in grado di completare le note spese il 43% più velocemente e i tempi di rimborso sono stati dimezzati.

Gli strumenti T&E migliorano anche l’esperienza del travel manager. Nel nostro Sondaggio globale sui viaggi d’affari SAP Concur 2024, il 38% dei travel manager ha affermato che i dipendenti che non prenotano o aggiornano i loro piani di viaggio utilizzando gli strumenti aziendali renderanno il loro lavoro più impegnativo nei prossimi 12 mesi. Il 37% ha affermato che sostenere il duty of care dei viaggiatori senza visibilità su tutti i viaggi rende difficile svolgere con successo il proprio ruolo.  L’utilizzo degli strumenti T&E aziendali aumenta non solo la produttività dei viaggiatori d’affari, ma anche quella dei team di viaggi e finanza.

La produttività è una delle principali considerazioni legate all'integrazione della tecnologia di intelligenza artificiale generativa negli strumenti e nei flussi di lavoro, e la gestione di viaggi e spese (T&E) non fa eccezione.  Il nostro sondaggio del 2024 ha rilevato che il 64% dei travel manager a livello globale vorrebbe che l’AI fosse utilizzata per automatizzare almeno alcune delle loro responsabilità. Il 95% dei viaggiatori d’affari prenderebbe in considerazione l’utilizzo dell’automazione basata sull’intelligenza artificiale per supportare le proprie attività, tra cui:

• Fornire indicazioni su benessere e sicurezza (37%).
• Supporto per visto e documentazione (37%).
• Acquisizione e rendicontazione delle spese (37%).
• Trovare opzioni di viaggio sostenibili (37%).
• Conformità alla policy sui viaggi della propria organizzazione (35%).
• Acquistare le opzioni ed effettuare una prenotazione (35%).
• Effettuare cancellazioni o ottenere raccomandazioni di riprenotazione (34%).

SAP Concur sta già incorporando l’AI generativa nelle sue soluzioni. Ad esempio, una recente aggiunta,Request Assistant in Concur Request, consente ai dipendenti di risparmiare tempo e fatica fornendo stime intelligenti dei costi per un viaggio.

Inoltre, molte delle principali funzionalità che i viaggiatori d'affari intervistati considerano fondamentali in uno strumento di prenotazione sono già disponibili nelle soluzioni SAP Concur e stanno diventando sempre più standard: facile riprogrammazione o modifica in caso di cancellazioni o ritardi, possibilità di prenotare o aggiornare i viaggi tramite desktop o dispositivi mobili, capacità di confrontare tutte le opzioni di viaggio disponibili in un unico strumento di prenotazione, integrazioni con altri strumenti aziendali per semplificare il lavoro amministrativo come i report delle spese, e molto altro.

Nel complesso, secondo le organizzazioni intervistate nello studio di IDC, si è verificata una riduzione del 48% dei costi in termini di tempo sostenuti dagli utenti associati alla prenotazione dei viaggi e alla preparazione delle note spese dopo l’adozione delle soluzioni SAP Concur. I miglioramenti alla produttività dei dipendenti hanno consentito a queste organizzazioni di risparmiare circa 777.000 dollari all’anno in costi di viaggi e note spese.

Quindi, in che modo le organizzazioni possono consentire ai dipendenti di sfruttare i vantaggi in termini di produttività degli strumenti T&E aziendali, comprendendo che quasi due terzi di essi attualmente non lo sono?

1. Assicurarsi che i dipendenti si sentano a proprio agio nell’utilizzarli. Con l’aumento dell’adozione dell’AI, ad esempio, quasi due viaggiatori d’affari su cinque nel nostro sondaggio del 2024 (38%) hanno espresso interesse per la formazione fornita dall’azienda su come utilizzare le opzioni abilitate all’AI per prenotare viaggi d’affari.
2. Ricordare ai dipendenti le funzionalità utili incluse negli strumenti T&E dell’azienda, comprese le applicazioni mobile e le opzioni per risparmiare tempo come Request Assistant.
3. Fornire ai dipendenti opzioni approvate dall’azienda, come l’utilizzo di Concur TripLink quando un viaggio richiede la prenotazione direttamente sul sito Web di un fornitore.

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