Obbligo di diligenza (duty of care): non più solo per le emergenze

L’obbligo di diligenza, in passato, riguardava la gestione delle crisi, e veniva in gran parte utilizzato dalle compagnie petrolifere e del gas e da altre aziende che operano in ambienti remoti e soggetti a pericoli.

La pandemia di COVID-19 e la natura del lavoro in continua evoluzione hanno cambiato questo aspetto. Ora non è più possibile considerare il duty of care come risposta a un’emergenza ogni cinque anni o quasi. Non è più sufficiente rispolverare il piano di crisi e reagire.

“Le leadership esecutive riconoscono che c’è un’enfasi molto più ampia e un’attenzione molto più strategica sul duty of care”, ha affermato Isaac Bowman, Senior Manager presso Deloitte, durante una sessione sull’argomento al SAP Concur Travel Industry Summit. “Sappiamo tutti che i dipendenti sono la nostra risorsa più preziosa. E il programma di viaggio è fondamentalmente l’aspetto logistico che movimenta queste persone, o preziose risorse, in tutto il mondo.”

La pandemia, naturalmente, ha reso la sicurezza un problema quotidiano e diffuso, che riguarda sia i viaggiatori che gli altri dipendenti. Le organizzazioni hanno compreso di avere crescenti responsabilità e hanno studiato, cambiato e migliorato sistemi e pratiche.

Hanno rafforzato i controlli, ad esempio assicurandosi che i viaggi siano approvati dai leader, che possono ricevere report regolari e tenere riunioni settimanali per rimanere informati sui cambiamenti e i requisiti di viaggio. Utilizzano sempre più la tecnologia di tracciamento dei viaggiatori, che non solo consente all'azienda di sapere dove si trovano i dipendenti, ma può anche contattarli per informarli di eventuali restrizioni e altri problemi.

“Uno dei cambiamenti che abbiamo notato è che in passato i programmi erano gestiti in maniera più leggera affidandosi semplicemente alle TMC, che si occupavano di tutto, e andava bene così”, ha affermato Tony Peter, vice presidente senior di Strategic Partnerships presso Travel Incorporated e membro del panel della sessione. “Abbiamo sempre avuto a disposizione ottimi tool interattivi… ma da quando è iniziata la pandemia, il cliente a qualsiasi livello sta diventando più attivo e accede a tali dati.”

Ogni dipendente, non solo chi viaggia

Mentre la pandemia svuotava gli uffici aziendali e trasformava camere da letto e tavoli da pranzo in luoghi di lavoro, sparivano le differenze tra i dipendenti che viaggiano e quelli che rimangono in sede. Allo stesso tempo, la definizione di duty of care e dei soggetti che coinvolge si è ampliata.

Proprio come le organizzazioni prima si sentivano responsabili di tenere sotto controllo i viaggiatori e la loro posizione, ora dovevano controllare lavoratori da remoto con esigenze molto simili. Contattare un dipendente non era più così semplice come andare alla sua scrivania o cercare il suo indirizzo di casa. Le organizzazioni dovevano superare l’approccio uguale per tutti.

“Le funzioni principali del duty of care hanno un valore per l’organizzazione che va oltre alla semplice risposta ai disastri naturali”, ha affermato Bowman. “Il lavoro è in realtà ovunque si trovi il dipendente, un giorno può essere il mio studio di casa o il mio giardino, oppure una caffetteria dall’altra parte della strada, ma potrebbe anche voler dire passare metà dell’anno a lavorare dalla mia casa vacanze, dall’altra parte della regione, del Paese o del mondo”.

Salute mentale ed equilibrio tra vita lavorativa e privata

La visione ampliata del duty of care va ben oltre la capacità di inviare avvisi ai viaggiatori o di farli rientrare nel Paese in caso di malattia.

Ora, il duty of care si estende alle case dei lavoratori da remoto e riguarda sia la salute mentale che fisica. Per prendersi cura della forza lavoro e preservarne l’efficienza, le organizzazioni devono valutare e tenere conto di esigenze come l’attività fisica, la dieta e persino i bisogni spirituali. Al di fuori dei confini e del controllo di una struttura aziendale, la configurazione impropria di un ufficio domestico (i tavoli da pranzo non sono ergonomici) potrebbe essere un rischio da gestire. Con una serie così ampia di fattori, il duty of care si estende oltre il team di gestione dei viaggi, arrivando a comprendere le risorse umane, la sicurezza, le operazioni e altro ancora.

La ricerca dimostra chiaramente l’impatto della pandemia sulla salute mentale. Le aziende devono essere consapevoli di questo aspetto e accogliere le discussioni al riguardo.

“Il duty of care si è evoluto assumendo un significato molto più ampio, che non solo coinvolge i viaggiatori o i dipendenti in sede, ma anche le persone che lavorano da casa, e non si occupa solo di discutere dei disturbi fisici e degli infortuni sul lavoro, ma arriva a comprendere anche la sfera della salute mentale”, ha affermato il Dott. William Hauptman, Medical Director Assistance presso International SOS.

Informazioni e consenso

Una domanda frequente da parte dei viaggiatori riguarda la necessità di effettuare tutte le prenotazioni attraverso il sistema di gestione dei viaggi aziendale. Questo dubbio generalizzato solleva problemi che coinvolgono formazione, informazioni e consenso.

I travel manager generalmente preferiscono un sistema chiuso perché consente loro di proteggere e consigliare al meglio i viaggiatori nonché aiutare altri dipartimenti, come la sicurezza, a partecipare. Tuttavia, dato il crescente desiderio di flessibilità dei viaggiatori e l’applicazione sempre più ampia del duty of care, è necessario essere in grado di acquisire informazioni di prenotazione dall’esterno, in modo da poter contattare i viaggiatori e tenerli informati.

I sistemi e la formazione dei dipendenti sono essenziali.

“Possiamo creare un’ottima policy su come reagire a ogni tipo di contingenza. Ma se non disponiamo di processi in grado di implementare tale strategia e non disponiamo di dati per valutare la strategia, questa non sarà in grado di decollare”, ha affermato Bowman.

“È fantastico che al viaggiatore venga data una nuova direzione, ma deve anche capire perché e cos’altro è necessario per poter essere davvero partecipanti attivi e disponibili”, ha affermato Peter.

Maggiori informazioni

L’evoluzione del duty of care: La sessione Come gestire e prevedere i rischi del SAP Concur Travel Industry Summit presenta i membri del panel Anne Hamilton, The Walt Disney Company, Isaac Bowman, Deloitte, Ralph Colunga, SAP Concur, Tony Peter, Travel Incorporated e il Dott. William Hauptman di International SOS. Guarda la sessione QUI

Il duty of care non riguarda più solo la sicurezza di coloro che viaggiano. QUI

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