Tracciare il futuro delle spese di trasferta: dati, visibilità e sostenibilità

Le attuali condizioni economiche hanno messo le aziende in difficoltà. I costi più elevati comprimono i profitti e l'aumento dei prezzi rischia di allontanare i clienti. Le aziende stanno cercando di contenere le spese attraverso una maggiore efficienza. Nel frattempo, continua la spinta verso la sostenibilità. Le aziende che sono in grado di gestire i costi senza compromettere il servizio o i loro valori, possono ottenere un vantaggio competitivo. Tutto questo però richiede uno stretto controllo dei costi e miglioramenti nella visibilità e nell'analisi dei dati.

Impatto della crisi del costo della vita sulle aziende

Questa crisi del costo della vita ha colpito le aziende in vari modi. I costi operativi più elevati dovuti ai costi dei materiali e dell'energia più alti, la domanda di salari più generosi, gli aumenti dei tassi di interesse per il credito e la resistenza dei clienti all'aumento dei prezzi possono tutti danneggiare la redditività.

Le aziende si stanno impegnando a fondo per trovare il modo di ridurre i costi all'interno delle loro organizzazioni. Stiamo assistendo a un aumento dell'attenzione sulle revisioni organizzative. Ad esempio, rivedere le catene di approvvigionamento e analizzare la base dei fornitori può rivelare riduzioni dei costi ed efficienze. Le aziende stanno anche impiegando ulteriori livelli di tecnologia per trovare risparmi sui costi e migliorare la produttività.

Adam Bazeley, EMEA Head of the Client Development Team, ritiene che continueremo a sentire le sfide associate a queste condizioni economiche. Egli cita l'aumento dei tassi di interesse, gli eventi mondiali e l'incertezza continua come fattori chiave che influenzeranno almeno la prima metà del 2024, ma è ottimista sul potenziale di un sollievo nella seconda metà dell'anno.

Efficienza dei pagamenti nelle imprese

L'efficienza dei pagamenti è un'area che consente di migliorare la produttività e di mantenere un controllo rigoroso dei costi. La soluzione di gestione dei pagamenti delle spese di SAP Concur consente ora ai clienti di gestire in modo efficiente i pagamenti in un numero significativamente maggiore di Paesi e di aumentare l'efficienza nei pagamenti delle spese ai dipendenti.

Questo include anche una soluzione di gestione dei pagamenti delle fatture per il mercato statunitense, con l'intenzione di aggiungere anche altre regioni.

Tecnologia delle carte virtuali per i pagamenti aziendali

Un'altra novità di SAP Concur è la possibilità di gestire i pagamenti attraverso un processo di carte virtuali. Ciò consente alle aziende di migliorare i days payable outstanding (DPO) riducendo il tempo necessario per pagare i fornitori. Le carte virtuali possono accelerare i pagamenti e migliorare significativamente le relazioni con i fornitori, offrendo un vantaggio competitivo. Concur Invoice automatizza, digitalizza e velocizza l'intero processo di gestione delle fatture. Tuttavia, anche le aziende che utilizzano Concur Invoice continuano ad effettuare pagamenti con assegni cartacei. Collegando Concur Invoice alla piattaforma di carte virtuali della propria banca, quando arriva una fattura, viene generata una carta virtuale per l'importo esatto e può essere pagata automaticamente, eliminando assegni cartacei e attività manuali. In questo modo si riduce anche il rischio di frode, senza esporre la carta a spese aggiuntive.

Dati e visibilità

Uno dei motivi principali per cui tante aziende investono in SAP Concur è la scarsa visibilità delle loro spese e la consapevolezza della necessità di migliorare. Hanno bisogno di una maggiore comprensione per prendere decisioni aziendali intelligenti e controllare i costi in modo efficiente. Quasi due terzi dei leader aziendali affermano che le loro aziende sono sotto pressione per gestire i costi, ma molti non dispongono dei dati necessari per farlo. SAP Concur fornisce servizi all'interno del portafoglio di prodotti per aiutare a identificare le capacità di reporting che offrono quella visibilità e portano a risultati migliori. Ad esempio:

• Concur Expense consente ai dipendenti di presentare note spese per i costi di viaggio, i pasti e altre spese aziendali. Fornisce strumenti per acquisire le ricevute, creare rapporti, inoltrarli per approvazione, rimborsare i dipendenti e generare report. Le caratteristiche principali includono la verifica automatizzata delle spese, l'integrazione con i sistemi contabili e le applicazioni mobile.
• Concur Travel è uno strumento di prenotazione online che consente ai dipendenti di prenotare voli, hotel, auto a noleggio e altri viaggi attraverso un portale centralizzato. Le caratteristiche principali includono l'applicazione delle politiche di viaggio, avvisi e notifiche di viaggio, l'integrazione con i dati sulle tariffe aeree e alberghiere, i profili dei viaggiatori e le analisi sulla visibilità delle spese.

Insieme, queste soluzioni SAP Concur forniscono alle aziende una piattaforma end-to-end per il controllo delle spese, l'applicazione della conformità, la semplificazione dei processi e la visibilità delle spese dei dipendenti e sulle trasferte aziendali. L'integrazione tra i moduli spese e viaggi consente di semplificare i rimborsi e la rendicontazione delle spese T&E.

Sebbene molte aziende non credono di essere abbastanza grandi da giustificare l'automazione della gestione delle spese, o abbiano processi preesistenti che funzionano bene, la gestione manuale delle spese è semplicemente inefficiente. Richiede tempo, è soggetta a errori e non fornisce la visibilità necessaria per lavorare in modo efficace. I processi manuali, inoltre, aprono le aziende a livelli crescenti di frode sulle spese.

Sostenibilità

Il 40% delle grandi aziende si è impegnato pubblicamente a ridurre le emissioni e a migliorare le proprie pratiche ambientali, sociali e di governance (ESG). Questo influisce su quasi ogni aspetto del business, dalla selezione dei fornitori alle pratiche operative, fino ai viaggi dei dipendenti. I viaggi d'affari sostenibili sono una preoccupazione crescente. Un recente report ha rivelato che il 97% dei viaggiatori d'affari aumenterebbe la durata del viaggio per ridurre l'impatto ambientale e l'80% dei viaggiatori d'affari afferma che le politiche di sostenibilità li rendono più propensi a lavorare per un'organizzazione.

Sebbene la crisi del costo della vita abbia rallentato alcune iniziative ecologiche, le aziende sono ancora alla ricerca di soluzioni sostenibili in grado di identificare il loro impattano sulle emissioni di carbonio. SAP Concur offre diverse opzioni a supporto dei clienti, per consentire loro di analizzare i dati e di introdurre cambiamenti all'interno dell'azienda per ridurre l'impronta di carbonio e i costi.

Concur Travel può evidenziare le opzioni sostenibili e i partner ecologici utilizzando campi personalizzati. In questo modo, quando i dipendenti prenotano un viaggio, possono scegliere le opzioni più sostenibili. È inoltre possibile utilizzare messaggi personalizzati per spiegare le iniziative di sostenibilità e viaggiare in modo più intelligente. Ad esempio, prendere il treno da Londra a Parigi può ridurre le emissioni del 96% rispetto all'aereo.

Potete dare ai vostri dipendenti la possibilità di fare scelte di viaggio più sostenibili e prenotarle direttamente con i fornitori di Concur TripLink. Potete anche utilizzare TripIt per mostrare ai dipendenti la loro impronta di viaggio e fornire loro opzioni pratiche per compensare le loro emissioni di carbonio.

Migliorare dati, visibilità e sostenibilità

Fornendo ai team finanziari e ai dipendenti gli strumenti giusti, è possibile ottenere dati, visibilità e controllo dei costi per gestire l'azienda in modo più efficiente. È inoltre possibile adattare le pratiche per migliorare la sostenibilità.

Prendersi cura dei dettagli è importante tanto quanto assumere un ruolo guida per affrontare le sfide riguardanti:

• il raggiungimento del ROI

• la promozione della sostenibilità e la D&I

• il miglioramento dell'esperienza dei dipendenti

• la gestione delle prenotazioni multicanale

La guida del Travel Manager per il successo

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