Best practice per il controllo delle note spese: esempi e checklist per migliorare efficienza, processi e conformità

Ottimizza il controllo delle spese e migliora la conformità

Adottare le best practice significa ridurre errori costosi e attività ripetitive, limitare i rischi di frodi interne ed esterne e abbassare la probabilità di sanzioni da parte delle autorità fiscali e degli enti di controllo. Implementare procedure efficaci non solo migliora l’efficienza operativa e ottimizza i processi, ma assicura anche un aspetto fondamentale nella gestione delle spese: la conformità normativa.

La conformità: una sfida quotidiana

Dalla prenotazione dei viaggi di lavoro alla gestione delle note spese, dal controllo delle fatture all’identificazione delle voci imponibili, la conformità rappresenta una sfida continua per molte funzioni aziendali. Per adeguarsi a normative fiscali, requisiti contabili e priorità in costante evoluzione, è essenziale disporre di un solido sistema di audit supportato dalla tecnologia giusta. Indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, un controllo efficace consente di affrontare con sicurezza cambiamenti normativi e obblighi contabili, garantendo maggiore trasparenza e affidabilità nei processi finanziari.

Affina il tuo approccio con la guida giusta

Questa guida ti aiuterà a sviluppare best practice efficaci e ad ottimizzare il controllo delle spese, offrendoti strumenti concreti per migliorare la gestione aziendale. Scoprirai:

• Le domande chiave da porsi – Quando, cosa e perché: come definire gli elementi essenziali di un audit e strutturare una strategia vincente.
• I vantaggi della revisione automatizzata – Perché anche le piccole imprese possono trarne beneficio e come questa soluzione incide sulla conformità normativa.
• Passaggi e suggerimenti pratici – Strategie per aumentare l’efficienza e rafforzare i controlli di audit.
• Un nuovo punto di vista sull’audit – Scopri come trasformarlo da semplice obbligo a vera opportunità di crescita.
• Case study di successo – Esempi concreti di aziende che hanno ottimizzato la gestione della conformità grazie a soluzioni avanzate.

Elementi essenziali dell’audit: le domande chiave per applicare le best practice

Per condurre un audit efficace e colmare eventuali lacune nella conformità aziendale, è fondamentale partire da quattro concetti chiave: quando, su cosa e chi e perché stai effettuando l’audit?

Perché effettuare controlli sulle spese?

La risposta più immediata è garantire la conformità, assicurandosi che i dipendenti rispettino le regole e individuando tendenze che possono accelerare o rallentare la crescita aziendale. Tuttavia, un audit ben strutturato offre vantaggi strategici più ampi:

• monitorare e ottimizzare i costi. Viaggi di lavoro e note spese rappresentano una delle voci più rilevanti del bilancio, con un impatto diretto sulla redditività.
• Individuare e correggere comportamenti scorretti. Promuovere una cultura della spesa responsabile aiuta a evitare sprechi e migliorare la gestione finanziaria.
• Prevenire errori comuni. Ridurre il rischio di spese duplicate, note spese incomplete o ricevute mancanti migliora la precisione e l’affidabilità del processo.
• Ridurre i rischi normativi e fiscali. Evitare sanzioni e multe dovute al mancato rispetto delle normative assicura maggiore sicurezza finanziaria.
• Ottimizzare il recupero dell’IVA. Strumenti di audit avanzati possono massimizzare il rimborso dell’imposta, migliorando la liquidità aziendale.
• Migliorare i processi aziendali. Una maggiore visibilità sulle spese consente di ottenere insight utili per affinare strategie e procedure.

Un audit strutturato non è solo una misura di controllo, ma un'opportunità per ottimizzare la gestione finanziaria e rendere l’azienda più efficiente e competitiva.

Cosa (e chi) deve essere controllato?

Per una strategia di audit efficace, il primo passo è esaminare ogni richiesta di rimborso spese. Questo permette di costruire una solida base di controllo e individuare eventuali anomalie. Se un’analisi completa non è praticabile, è essenziale concentrarsi su aree ad alto impatto, come:

• acquisti in contanti, spesso più difficili da tracciare.
• Dipendenti che viaggiano frequentemente, poiché generano volumi di spesa più elevati.
• Nuovi dipendenti o reparti, che potrebbero non conoscere a fondo le policy aziendali.
• Team o individui con precedenti violazioni della policy, per monitorare il rispetto delle regole.

Oltre ai controlli mirati, l’adozione di misure preventive può migliorare la gestione delle spese aziendali:

• preferire l’uso delle carte aziendali, per garantire maggiore controllo e visibilità sui pagamenti.
• Richiedere sempre le ricevute per ogni spesa, fornendo strumenti digitali ai dipendenti per acquisirle e giustificando eventuali ricevute mancanti.

Un approccio strutturato e proattivo consente di rafforzare il sistema di controllo, ridurre i rischi e ottimizzare la gestione finanziaria dell’azienda.

Quando è necessario controllare le spese aziendali dei dipendenti?

Il momento ideale per effettuare i controlli è prima dell’approvazione della nota spese.

Molte aziende attendono la fase finale per verificare le richieste, ma questo approccio può generare inefficienze, costringendo i manager, già molto impegnati, a gestire spese non conformi o a recuperare somme già rimborsate.

Introdurre una fase di pre-approvazione consente invece ai dipendenti di correggere eventuali errori in anticipo e di individuare tempestivamente possibili criticità, evitando sprechi di tempo e risorse.

Che cosa è necessario controllare nelle piccole e medie imprese?

Le regole di audit variano in base a settore, cultura aziendale e requisiti normativi, ma non dovrebbero dipendere dalle dimensioni dell’impresa. Anche le PMI possono trarre grandi vantaggi dall’adozione di best practice di audit, che semplificano la gestione delle spese e migliorano la conformità.

Le esigenze di controllo, efficienza e scalabilità sono le stesse delle grandi aziende. Anzi, spesso i titolari e i dirigenti delle PMI ricoprono più ruoli contemporaneamente, occupandosi di risorse umane, marketing, IT e strategia generale. In questo contesto, adottare strumenti e procedure efficaci può migliorare i processi senza pesare su risorse già limitate.

Ecco alcune soluzioni utili:

• utilizzare un’unica piattaforma per la gestione di spese e viaggi, capace di raccogliere ricevute, fatture e documentazione fiscale, integrarsi con altri sistemi e crescere con l’azienda.
• Automatizzare i processi di gestione delle spese, riducendo le attività manuali, migliorando l’analisi dei dati e garantendo il rispetto delle scadenze fiscali.
• Promuovere una cultura della conformità, rendendo il rispetto delle policy un processo naturale grazie a soluzioni intuitive e semplici da adottare.
• Affidarsi a fornitori tecnologici esperti, per permettere ai titolari e ai responsabili di concentrarsi sulla crescita dell’impresa anziché sulla gestione amministrativa.

Un approccio strategico al controllo delle spese non solo aiuta a mantenere la conformità, ma favorisce anche una gestione aziendale più snella ed efficace.

Come migliorare l’efficienza degli audit

Le aziende hanno molteplici motivi per ottimizzare i processi di controllo delle spese. Un dato allarmante evidenzia l’importanza di un monitoraggio accurato: il 13% delle frodi per appropriazione indebita deriva da schemi legati ai rimborsi spese.¹

Per questo motivo, è essenziale adottare misure concrete per aumentare l’efficienza degli audit e rafforzare i controlli. Ecco alcune strategie pratiche per rendere il processo più sicuro ed efficace.

Checklist per aumentare l’efficienza degli audit

La conformità delle spese riguarda diversi aspetti cruciali: dagli obblighi fiscali ai rapporti con i fornitori, fino al rilevamento delle frodi, al recupero dell’IVA e alla solidità dei processi aziendali. Migliorare l’efficienza dei controlli significa aumentare la trasparenza e ridurre i rischi.

Ecco alcuni consigli di esperti per ottimizzare gli audit:

• calcola i costi degli audit. Confronta l’impatto di un processo manuale rispetto a uno automatizzato, valutando il tempo e le risorse necessari per ciascuna soluzione.
• Utilizza carte aziendali. Acquisire, classificare e processare automaticamente le spese migliora la visibilità sui dati e riduce il tempo dedicato dai dipendenti alla compilazione delle note spese.
• Riduci le modifiche alle note spese. Identifica le voci e le situazioni che più frequentemente causano respingimenti o passaggi aggiuntivi tra richiedenti, approvatori e revisori.
• Integra l’intelligenza artificiale nei processi di verifica. Sfrutta l’AI per controllare la conformità delle spese, consentendo al team di concentrarsi solo sulle eccezioni segnalate dal sistema.

Una gestione più efficiente degli audit non solo riduce i rischi, ma libera tempo e risorse da destinare ad attività di maggior valore per l’azienda.

Suggerimenti per rafforzare i controlli di audit

Le regole di audit devono essere allineate ai processi e agli obiettivi aziendali. Un aspetto fondamentale è concentrare le risorse nei punti critici, in modo che le spese ad alto rischio non passino inosservate.

Ecco alcune strategie per migliorare i controlli di audit:

• Identifica le spese a basso rischio e basso costo. Automatizza il loro controllo con strumenti basati su intelligenza artificiale, riservando il tempo dei revisori per le spese più critiche.
• Adotta un approccio mirato. Focalizza l’attenzione sugli acquisti più rischiosi, come quelli in contanti o classificati come “spese varie”, invece di affidarti a controlli casuali.
• Definisci benchmark per indicatori chiave. Monitora tassi di eccezione, rifiuto e revisione delle note spese, confrontandoli con le best practice del settore per misurare i miglioramenti.

Checklist e suggerimenti strutturati aiutano a ottimizzare l’approccio al controllo delle spese. Un ulteriore passo strategico è rivedere la filosofia di audit, riconoscendone il valore come opportunità di miglioramento piuttosto che come un semplice obbligo burocratico.

Valutare gli audit come opportunità, non come un fastidio

Oggi la gestione della conformità si intreccia con molteplici sfide: riduzione dei rischi, regolamentazioni e digitalizzazione fiscale, sostenibilità, sicurezza informatica e adozione dell’intelligenza artificiale. Tuttavia, affrontare questi temi con una mentalità proattiva può trasformare l’audit da semplice adempimento burocratico a una reale opportunità di crescita per il business.

I requisiti di conformità come leva strategica

Gli obblighi normativi non devono essere visti solo come vincoli, ma possono trasformarsi in vantaggi competitivi. Ecco come:

• gestione fiscale e normativa più efficiente. La conformità può essere un’occasione per evitare sanzioni onerose, ottimizzare il recupero dell’IVA e aumentare la produttività grazie all’uso di strumenti tecnologici avanzati.
• Migliore controllo delle spese interne. Soluzioni automatizzate semplificano i processi, migliorano l’efficienza operativa e garantiscono l’applicazione delle policy aziendali, riducendo sprechi di tempo e denaro.
• Sostenibilità e responsabilità sociale. Monitorare e sostenere iniziative ESG (Ambiente, Sostenibilità e Governance) consente di allinearsi alle normative emergenti e di rispondere alle aspettative di clienti e dipendenti.
• Sicurezza e innovazione con l’intelligenza artificiale. Sfruttare l’AI per migliorare la conformità, proteggere i dati aziendali e sviluppare standard etici per un utilizzo responsabile delle nuove tecnologie.

Adottare le best practice negli audit e affrontare la conformità come un percorso di miglioramento continuo permette alle aziende non solo di rispettare le regole, ma anche di generare valore aggiunto. Guardare alle sfide come opportunità è ciò che distingue le organizzazioni più competitive.

Esempi e storie di successo: audit delle spese secondo le best practice

Un audit efficace si basa su quattro domande fondamentali: perché, chi, quando e cosa controllare. Tuttavia, esempi concreti dimostrano come le migliori pratiche di audit possano essere applicate con successo in diverse realtà aziendali.

Case study di aziende che hanno ottimizzato l’audit delle spese

• Uber ha ridotto del 70% i ticket dell’help desk grazie all’implementazione di soluzioni basate sull’intelligenza artificiale. Questi strumenti controllano automaticamente le note spese, segnalano eventuali anomalie ai dipendenti e consentono correzioni immediate, migliorando la conformità.

• PETRONAS, gruppo globale nel settore dell’energia, ha ottenuto un risparmio del 20% sui costi di viaggi e note spese grazie a una piattaforma integrata per la gestione delle spese. L’adozione di un sistema automatizzato ha eliminato le spese non conformi e ridotto i costi di gestione.

• Penn State University ha migliorato la conformità delle spese in 24 campus utilizzando le soluzioni SAP Concur per redigere report fiscali, raccogliere ricevute e gestire carte e dati di acquisto in un’unica piattaforma.

• Chobani, azienda leader nel settore alimentare, ha ottenuto fino a quattro ore di risparmio al giorno grazie all’automazione dell’audit con Concur Expense e Verify. L’integrazione dell’intelligenza artificiale ha aumentato l’efficienza del team finanziario e migliorato il rispetto delle policy aziendali.

“Una volta deciso di procedere con l’utilizzo di Verify e di passare a uno strumento di audit basato sull’AI, ho osservato un miglioramento immediato della conformità. I dipendenti sapevano che ogni voce di spesa sarebbe stata esaminata dall’AI.”
— Marcy Hagenbuch, esperta di sistemi finanziari per Chobani.

Questi esempi dimostrano che l’adozione di soluzioni automatizzate e basate su AI porta vantaggi concreti in termini di risparmio, efficienza e conformità, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore dell’azienda.

Conclusione

Gestire il controllo e la conformità delle spese può essere complesso, poiché coinvolge più fasi e richiede un’attenzione costante ai dettagli. Tuttavia, come per molte altre attività finanziarie, l’adozione di soluzioni automatizzate permette di semplificare i processi, migliorare il livello di controllo e garantire una gestione più fluida e sicura delle note spese.

Quando automazione, tecnologia e un approccio sistematico si integrano, la conformità diventa non solo più semplice, ma anche più efficace, riducendo errori, ottimizzando le risorse e migliorando l’esperienza per dipendenti e responsabili finanziari.

“Gli utenti possono creare le proprie voci riguardanti hotel ed entertainment sette volte più velocemente, inoltre il tempo necessario per la presentazione risulta minore. Dal punto di vista del responsabile del trattamento, si riscontrano meno errori ed è necessario restituire un minor numero di note spese.”
— Zeta Lazar, Team Lead di KUKA, produttore globale di robotica.

Investire in soluzioni avanzate per il controllo delle spese non è solo una questione di conformità, ma un’opportunità per aumentare efficienza, trasparenza e competitività, garantendo alle aziende maggiore sicurezza e agilità operativa.

¹Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations, ACFE, 2024.