Best practice per il controllo delle note spese: esempi e checklist per migliorare efficienza, processi e conformità

Ottimizza il controllo delle spese e migliora la conformità

Ridurre errori costosi e attività ripetitive, mitigare i rischi di frodi interne ed esterne e diminuire la probabilità di sanzioni da parte delle autorità fiscali e degli enti di controllo: questi sono solo alcuni dei vantaggi offerti dall’adozione delle best practice. Implementare procedure efficaci consente di migliorare l’efficienza operativa, ottimizzare i processi e garantire l’elemento più importante nella gestione delle spese: la conformità normativa.

La conformità: una sfida quotidiana

Dalla prenotazione dei viaggi di lavoro all’invio delle note spese, fino al controllo delle fatture e all’identificazione delle voci imponibili, la conformità rappresenta una sfida costante per molte funzioni aziendali. Per restare al passo con normative fiscali, requisiti contabili e priorità in continua evoluzione, è fondamentale dotarsi di un solido sistema di audit supportato dalla giusta tecnologia. Indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, un controllo efficace permette di affrontare con sicurezza cambiamenti normativi e obblighi contabili.

Esplora la guida per perfezionare il tuo Approccio

Questa guida ti aiuterà a sviluppare best practice efficaci e a ottimizzare la gestione del controllo delle spese. Scoprirai:

• Le domande chiave da porsi: quando, cosa e perché, per definire gli elementi essenziali dell’audit e strutturare una strategia efficace.
• I vantaggi della revisione automatizzata per le piccole imprese e il suo impatto sulla conformità.
• Passaggi e suggerimenti pratici per migliorare l’efficienza e rafforzare i controlli di audit.
• Perché considerare l’audit un’opportunità, anziché un semplice obbligo.
• Esempi concreti di aziende che hanno raggiunto il successo grazie a soluzioni avanzate per la gestione della conformità delle spese.

Elementi essenziali dell’audit: domande chiave per applicare le best practice

Per individuare gli elementi fondamentali di un audit e adottare best practice in grado di colmare eventuali lacune nella conformità della tua organizzazione, è essenziale partire da alcune domande di base: Quando, su cosa e perché stai effettuando l’audit?

Perché effettuare controlli sulle spese?

La risposta più immediata è garantire la conformità, assicurandosi che i dipendenti rispettino le regole e identificando tendenze che possono accelerare o rallentare la crescita dell’azienda.

Tuttavia, un audit sulle spese può avere obiettivi più ampi e strategici, tra cui:

• Monitorare e ottimizzare i costi di viaggi e note spese, una delle voci di bilancio più rilevanti, con un impatto diretto sui margini aziendali.
• Individuare e correggere comportamenti scorretti, promuovendo una cultura della spesa responsabile.
• Prevenire errori comuni, come spese duplicate, note spese incomplete o ricevute mancanti.
• Ridurre i rischi normativi e fiscali, evitando sanzioni, multe o altri provvedimenti derivanti dal mancato rispetto delle normative.
• Ottimizzare il recupero dell’IVA, utilizzando strumenti di audit avanzati per massimizzare il rimborso dell’imposta.
• Migliorare i processi aziendali, aumentando la visibilità sulle spese e ottenendo insight utili per affinare strategie e procedure.

Un approccio strutturato all’audit non solo tutela l’azienda dai rischi, ma offre anche un'opportunità concreta per ottimizzare la gestione finanziaria e operativa.

Cosa (e chi) deve essere controllato?

Per una strategia di audit efficace, il primo passo è esaminare ogni richiesta di rimborso spese. Questo permette di creare una solida base di controllo e individuare eventuali anomalie. Se un'analisi completa non è praticabile, è fondamentale concentrarsi su aree ad alto impatto, come:

• Acquisti in contanti, spesso più difficili da tracciare.
• Dipendenti che viaggiano frequentemente, poiché generano volumi di spesa più elevati.
• Nuovi dipendenti o reparti, che potrebbero non conoscere a fondo le policy aziendali.
• Team o individui con precedenti violazioni della policy, per monitorare il rispetto delle regole.

Oltre ai controlli mirati, l’adozione di misure preventive può migliorare la gestione delle spese aziendali:

• Preferire l’uso delle carte aziendali per garantire maggiore controllo e visibilità sui pagamenti.
• Richiedere sempre le ricevute per ogni spesa, fornendo strumenti digitali ai dipendenti per la loro acquisizione e giustificando eventuali ricevute mancanti.

Quando è necessario controllare le spese aziendali dei dipendenti?

La risposta più efficace è: prima dell’approvazione della nota spese.

Attendere l’approvazione finale, come fanno molte aziende, può generare inefficienze, obbligando i manager, spesso già molto occupati, a gestire richieste non conformi o a dover recuperare somme già rimborsate.

Introdurre una fase di pre-approvazione consente invece ai dipendenti di correggere eventuali errori in anticipo e di individuare tempestivamente possibili criticità, evitando sprechi di tempo e risorse.

Che cosa è necessario controllare nelle piccole e medie imprese?

Le regole di audit variano in base a settore, cultura aziendale e requisiti normativi. Ciò da cui non dovrebbero dipendere, invece, sono le dimensioni dell’impresa. Anche una piccola o media impresa può trarre grandi vantaggi dall’adozione di best practice di audit, capaci di semplificare la gestione delle spese e migliorare la conformità.

Dopotutto, le piccole imprese hanno le stesse esigenze di controllo, efficienza e scalabilità delle grandi organizzazioni. Anzi, spesso i titolari e i dirigenti ricoprono più ruoli contemporaneamente, occupandosi di Risorse Umane, marketing, IT e strategia generale. In questo contesto, l’introduzione di best practice e strumenti di controllo può migliorare i processi senza gravare su risorse già limitate. Ecco alcune soluzioni utili:

• Utilizzare un’unica piattaforma per la gestione di spese e viaggi, capace di raccogliere ricevute, fatture e documentazione fiscale, integrarsi con altri sistemi e crescere insieme all’azienda.
• Automatizzare i processi di gestione delle spese, riducendo le attività manuali, liberando il team da compiti ripetitivi, migliorando l’analisi dei dati e garantendo il rispetto delle scadenze fiscali.
• Promuovere una cultura della conformità, in cui rispettare le policy diventa la scelta naturale perché le soluzioni adottate sono semplici, intuitive e agevolano i comportamenti corretti.
• Affidarsi all’esperienza dei fornitori tecnologici, per permettere ai titolari e ai responsabili di concentrarsi su ciò che davvero conta per la crescita dell’impresa.

Come migliorare l’efficienza degli audit

Le aziende hanno molteplici ragioni per ottimizzare i processi di controllo delle spese. Tra le principali, spiccano due dati allarmanti: il 13% delle frodi per appropriazione indebita deriva da schemi legati ai rimborsi spese, con perdite mediane che raggiungono i 50.000 USD.¹

Per questo, è fondamentale adottare misure concrete per aumentare l’efficienza degli audit e rafforzare i controlli di verifica. Ecco alcuni passaggi pratici per rendere il processo più sicuro e performante.

Checklist per aumentare l’efficienza degli audit

La conformità delle spese abbraccia diversi aspetti cruciali: dagli obblighi fiscali ai rapporti con i fornitori, fino al rilevamento delle frodi, al recupero dell’IVA e alla solidità dei processi aziendali, essenziale per competere e crescere.

Per migliorare l’efficienza dei controlli, ecco alcuni consigli di esperti per aumentare l’efficienza degli audit:

• Calcola i costi degli audit per confrontare l’impatto di un processo manuale rispetto a uno automatizzato, valutando tempo e risorse necessari per ciascuna soluzione.
• Richiedi l’utilizzo delle carte aziendali per acquisire, classificare e processare automaticamente le spese, migliorando la visibilità sui dati e riducendo il tempo dedicato dai dipendenti alla compilazione delle note spese.
• Riduci le modifiche alle note spese individuando le voci e le situazioni che causano più frequentemente respingimenti e passaggi aggiuntivi tra richiedenti, approvatori e revisori.
• Integra l’intelligenza artificiale nei processi di verifica, sfruttandola per controllare la conformità delle spese e permettere al team di concentrarsi solo sulle eccezioni segnalate dal sistema.

Una gestione più efficiente degli audit non solo riduce i rischi, ma libera tempo e risorse da destinare ad attività di maggior valore per l’azienda.

Suggerimenti per rafforzare i controlli di audit

Le regole di audit devono essere allineate ai processi e agli obiettivi aziendali. Un passo chiave nel restringere i controlli di audit è decidere dove concentrare le risorse, in modo che le spese ad alto rischio non passino inosservate.

Ecco alcuni suggerimenti per creare regole di audit più efficaci:

• Identifica le spese a basso rischio e basso costo che possono essere gestite da strumenti automatizzati con intelligenza artificiale, riservando il tempo dei revisori per i controlli più critici.
• Adotta un approccio mirato agli audit, focalizzando l’attenzione sugli acquisti più rischiosi, come quelli in contanti o classificati come “spese varie”, piuttosto che affidarsi a controlli casuali sulle note spese.
• Definisci benchmark per indicatori chiave, come tassi di eccezione, rifiuto e revisione delle note spese, così da monitorare i miglioramenti e confrontarli con le best practice del settore.

Checklist e suggerimenti strutturati aiutano a ottimizzare l’approccio al controllo delle spese. Un ulteriore passo strategico è rivedere la filosofia di audit, riconoscendone il valore come opportunità di miglioramento anziché come un semplice obbligo burocratico.

Valutare gli audit come opportunità, non come fastidio

La gestione della conformità oggi si intreccia con numerose sfide: riduzione dei rischi, regolamentazioni e digitalizzazione fiscale, sostenibilità, sicurezza informatica e adozione dell’intelligenza artificiale. Tuttavia, affrontare questi temi con una mentalità proattiva può trasformare l’audit da semplice adempimento burocratico a vera opportunità di crescita per il business.

I requisiti di conformità possono essere trasformati in opportunità commerciali:

• Considerare la conformità fiscale e normativa come un’occasione per evitare sanzioni onerose, recuperare l’IVA e aumentare la produttività grazie all’uso di strumenti tecnologici avanzati.
• Rafforzare la gestione delle spese interne attraverso soluzioni che automatizzano i processi manuali, migliorano il controllo e l’efficienza operativa, applicano in modo semplice le policy aziendali e favoriscono il risparmio di tempo e denaro.
• Contribuire al benessere del pianeta e delle persone monitorando e sostenendo iniziative legate ai principi ESG (Ambiente, Sostenibilità e Governance), sempre più richiesti dalle normative e apprezzati dai dipendenti.
• Sfruttare l’intelligenza artificiale per migliorare la conformità e l’efficienza, proteggendo i dati aziendali e sviluppando standard etici per l’uso responsabile delle nuove tecnologie.

Adottare le best practice negli audit e affrontare la conformità come una possibilità di miglioramento continuo consente alle aziende non solo di rispettare le regole, ma anche di generare valore aggiunto. Guardare alle sfide come opportunità è ciò che differenzia le organizzazioni più competitive.

Esempi e storie di successo: audit delle spese secondo le best practice

Alla base di un audit efficace ci sono quattro domande fondamentali: perché, chi, quando e cosa controllare. Tuttavia, esempi e storie di successo di altre organizzazioni dimostrano come le migliori pratiche di audit possano essere applicate con successo in diverse realtà aziendali:

• Uber ha ridotto del 70% i ticket dell’help desk implementando soluzioni basate sull’intelligenza artificiale, capaci di controllare automaticamente le note spese e segnalare eventuali rifiuti ai dipendenti, permettendo loro di correggere rapidamente le anomalie.
• PETRONAS, gruppo globale nel settore dell’energia, ha ridotto del 20% i costi di viaggi e note spese grazie a una piattaforma integrata di gestione delle spese, eliminando le spese non conformi e abbattendo i costi di gestione.
• Penn State University utilizza le soluzioni SAP Concur per redigere report fiscali, raccogliere ricevute e gestire carte e dati di acquisto, migliorando la conformità delle spese in 24 campus.
• Chobani, con l’adozione di Concur Expense e Verify, ha ottenuto risparmi fino a quattro ore al giorno grazie all’automazione dell’audit basata sull’AI, aumentando significativamente l’efficienza del team finanziario.

“Una volta deciso di procedere con l’utilizzo di Verify e di passare a uno strumento di audit basato sull’AI, ho osservato un miglioramento immediato della conformità. I dipendenti sapevano che ogni voce di spesa di ogni report sarebbe stata esaminata dall’AI”, afferma Marcy Hagenbuch, esperta di sistemi finanziari per Chobani.

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 Conclusione

Gestire il controllo e la conformità delle spese può risultare complesso, poiché richiede più fasi e l’attenzione a numerosi dettagli. Tuttavia, come accade per molte altre attività in ambito finanziario, l’adozione di soluzioni automatizzate consente di semplificare i processi e migliorare il livello di controllo, garantendo alle aziende una gestione più fluida e sicura delle note spese.

Quando automazione, tecnologia e un approccio sistematico si integrano, la conformità diventa non solo più semplice, ma anche più efficace.

“Gli utenti possono creare le proprie voci riguardanti hotel e intrattenimenti sette volte più velocemente, inoltre il tempo necessario per la presentazione risulta minore”, afferma Zeta Lazar, Team Lead di KUKA, produttore globale di robotica. “Dal punto di vista del responsabile del trattamento, si riscontrano meno errori ed è necessario restituire un minor numero di note spese.”

¹Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations, ACFE, 2024.