I principali suggerimenti per contrastare le frodi nella tua organizzazione

Siete una delle organizzazioni che discute di come combattere le frodi in questo momento?
Potreste essere una delle tante organizzazioni che vedono un aumento dei livelli di frode. Oversight, una piattaforma di audit e gestione del rischio di AI, segnala un aumento del 292% dei tassi di violazione di T&E dall'inizio della pandemia.

Allo stesso tempo, è probabile che la tua attenzione si concentri nuovamente sulla continuità aziendale e sulla crescita aziendale, pertanto è essenziale tenere sotto controllo i costi e ridurre le spese inutili.

Conoscere le attività T&E fraudolente per cui fare attenzione

Forse il fattore più importante nella lotta contro la frode è la comprensione delle opportunità. Alcune delle aree più comuni includono:

• Arrotondamento del chilometraggio. Se i dipendenti registrano il chilometraggio manualmente anziché utilizzare il tracciamento GPS, è difficile convalidare le richieste di rimborso chilometraggio.
• Spese false. Ad esempio, un dipendente potrebbe inviare una richiesta di rimborso spese per la colazione per un importo esiguo, ad esempio £ 10, senza ricevuta. Ma se la colazione è stata inclusa nella tariffa dell'albergo, nel corso di una settimana, questa spesa di viaggio fraudolenta si sommerà rapidamente.
• Pagamenti duplicati. Due dipendenti che cenavano insieme potevano entrambi ottenere una ricevuta per la bolletta totale ed entrambi potevano richiedere l'importo totale, non il costo del loro pasto individuale.
• Preziosi forfait. Se si paga un forfait, i dipendenti possono utilizzare una piccola parte dell'indennità, richiedere l'intero importo e intascare la differenza.

Affrontare prima le frodi accidentali

Parallelamente alla consapevolezza di inganni comuni, è altrettanto importante ricordare che la maggior parte delle frodi professionali è accidentale e non deliberata.

A volte, un dipendente semplicemente non si rendeva conto che una politica era cambiata. Ugualmente, a volte, è stata una vera e propria svista sottomettere una ricevuta Amazon per l'attrezzatura di lavoro a domicilio senza rimuovere il romanzo bestseller che avevano ordinato contemporaneamente.

Eppure il 37 per cento delle non conformità ha almeno un’eccezione, che comprende rifiuti e usi impropri, e il 24 per cento ha almeno due o più eccezioni, quindi anche la spesa fatta in errore cresce rapidamente.

Per ridurre i casi di frode accidentale, è possibile prendere in considerazione:

• Implementazione di un sistema di carte aziendali. Quando i viaggiatori d'affari addebitano le spese direttamente all'azienda, non inseriscono accidentalmente numeri errati nelle richieste di rimborso spese. C'è poco spazio per errori e si ottengono cifre molto più dettagliate e accurate.
• Concentrarsi sulla comunicazione. Adottare una politica di tolleranza zero e far luce sui comportamenti fraudolenti sono alcune delle cose migliori che potete fare per scoraggiare le frodi.
• Valutazione dei propri sistemi. I processi manuali di T&E offrono molte possibilità di errori (reali o meno). Implementando un sistema di gestione delle spese integrato e automatizzato, è possibile configurare regole di revisione appropriate, assicurarsi che le spese siano codificate correttamente e rivedere le policy e le procedure in modo che funzionino al meglio.

Il valore dei sistemi automatizzati di gestione delle spese nella lotta alle frodi professionali

Quando si tratta dei tuoi sistemi, l'automazione ti offre gli strumenti di cui hai bisogno, soprattutto in un clima in cui ci si aspetta di fare di più con meno. Già nel 2017 gli esaminatori delle frodi consideravano l'IA e il ML strumenti essenziali per aiutare le organizzazioni a individuare le attività e i modelli fraudolenti e per individuare le aree grigie delle politiche che devono essere rafforzate per porre fine alle spese accidentalmente non conformi.

Gli strumenti migliori del settore, come le soluzioni SAP Concur, combinano la potenza dell'intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico con l'intelligenza umana per aiutare le organizzazioni a migliorare i processi di T&E. Offrono i vantaggi di conformità derivanti dalla trasparenza dei dati. Offrono inoltre una vasta gamma di strumenti aggiuntivi per aiutarti a migliorare ulteriormente la conformità.