Il valore dell'automazione nella gestione delle spese dei dipendenti

La crisi del costo della vita è presente in tutta Europa, e sia le imprese che i lavoratori si sentono coinvolti. I prezzi dell'energia e dei generi alimentari sono alle stelle, e molti analisti stanno addirittura prevedendo una recessione nel 2023.

L'economia spaventosa e volatile in cui viviamo sta mettendo le risorse finanziarie in primo piano. A sua volta, i bilanci, le spese e gli stipendi diventeranno potenzialmente un grande punto di stallo per le aziende. Soprattutto se si considerano i datori di lavoro che cercheranno di fare tagli per sopravvivere, mentre i dipendenti cercheranno di fare il possibile per coprire il costo crescente della vita quotidiana.

Questa tensione sul posto di lavoro sta già cominciando a mettere sotto i riflettori i processi di gestione delle spese. Ad esempio, quali policy devono essere adeguate per tenere conto del contesto attuale e per sostenere i dipendenti? In che modo è possibile abbreviare i tempi di rimborso per garantire che il personale non copra le spese di tasca propria? E in che modo i team finanziari possono garantire che la necessità di rimborsare rapidamente il personale non comporti errori?

In un recente sondaggio, abbiamo chiesto ai responsabili decisionali quale fosse lo stato dell'infrastruttura di gestione delle spese nella loro azienda, comprese le sfide e gli obiettivi futuri. In questo post sul blog, illustrereremo quali sono le sfide emerse dalla crisi del costo della vita e perché l'automazione sta diventando fondamentale per affrontarle.

Tempi ridotti per la gestione delle spese

Una buona gestione delle spese può essere fondamentale per la soddisfazione dei dipendenti, in quanto garantisce un rapido rimborso del denaro.

Tuttavia, per molte aziende, la crisi dovuta all'inflazione mostra che i processi di spesa sono inadeguati a queste sfide. Forse una delle sfide più importanti è la creazione di policy per il lavoro da remoto, una considerazione relativamente nuova dopo la pandemia.

Con il lavoro da casa molto più comune, il 45% dei dipendenti afferma che il loro datore di lavoro li sta incoraggiando a lavorare da casa per risparmiare sulle bollette dell'elettricità e del riscaldamento in ufficio. Tuttavia, molti dipendenti tornano in ufficio spinti da difficoltà finanziarie, con il 47% dei lavoratori che rientrano per evitare di consumare energia a casa.

E allora, chi dovrebbe pagare le bollette delle famiglie? La probabilità è che i processi di spesa debbano tenere conto almeno di una parte delle bollette energetiche dei dipendenti se vogliono continuare a incoraggiare il lavoro da remoto. I team finanziari dovranno inoltre rimanere attenti e vigili per un verosimile aumento delle spese dei dipendenti che potrebbero non rispettare la policy aziendale.

La necessità dell'automazione

Molti degli attuali processi di spesa sono lunghi, manuali e stressanti. Sono queste esperienze stressanti per i dipendenti che hanno suscitato un grande interesse per l'automazione. Attualmente, la metà dei dipendenti ritiene che l'automazione semplificherebbe i propri sforzi nella richiesta di rimborso spese. Il 51% dei decisori finanziari e HR concorda anch'essi sul fatto di affidarsi troppo ai processi manuali che non sono adatti al lavoro ibrido.

Con un processo automatizzato, i dipendenti sono in grado di caricare facilmente le foto delle ricevute in un sistema centralizzato, senza la necessità di compilare i moduli. Da lì, l'automazione può filtrare le richieste in base alle politiche aziendali prima di essere controllata dal personale incaricato.

Oltre a rendere un servizio semplice, intuitivo e rapido, l'automazione ha la capacità di affrontare alcune delle principali sfide relative alla gestione delle spese attuale.

In primo luogo, è possibile introdurre rapidamente nuove politiche in tutto il sistema. Ciò è particolarmente utile quando le aziende iniziano ad adattare le proprie policy di spesa al moderno ambiente di lavoro remoto.

In secondo luogo, l'automazione lascia poco spazio all'errore in termini di controllo delle spese rispetto alle policy. Ciò significa anche che la conformità delle spese possa essere controllata più rapidamente, facendo risparmiare al reparto finanziario tempo prezioso da dedicare altrove e garantendo che i dipendenti vengano rimborsati rapidamente.

Investimenti con un ROI rapido in un periodo finanziario tumultuoso

Nonostante gli evidenti vantaggi dell'automazione per una gestione delle spese di successo, non è sempre facile giustificare il ritorno del proprio investimento.

Due degli ostacoli più comuni all'implementazione dell'automazione, all'interno dei team finanziari sono la mancanza di consenso da parte dei principali stakeholders e la mancata percezione del valore apportato.

È comprensibile che le principali parti interessate esitino a spendere denaro quando si concentrano su tagli e risparmi. Inoltre, se i dipendenti non si rendono conto di tutti i vantaggi dell'automazione, è improbabile che investano tempo nell'apprendimento o nella comprensione dei vantaggi che potrebbero derivarne.

A sua volta, la prima azione da intraprendere quando si pensa di implementare l’automazione non è l’investimento in sé, ma è una sessione informativa. Si tratta di garantire che tutti i dipendenti dell'azienda comprendano che un'ottima gestione delle spese dei dipendenti sostenuta dall'automazione può consentire conformità, soddisfazione dei dipendenti e un'elaborazione delle spese rapida ed efficiente.

Se i leader sono in grado di trasmettere questi vantaggi, si troveranno in una posizione molto più forte per ottenere supporto nell'implementazione di soluzioni automatizzate. Ciò porterà la gestione delle spese a un livello ideale per operare con successo nell'attuale contesto economico, apportando ulteriori vantaggi per l'azienda a lungo termine.

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