Se c’è un momento in cui è d’obbligo tenere d’occhio i soldi, quello è sempre.

Ricordi la prima volta che la mamma ti ha dato i soldini per andare giù al negozio a prendere il latte? Tu hai pensato: “Cavolo, il latte costa poco. Mi avanzeranno soldi per un sacchetto di caramelle e la mamma non lo saprà mai!”

Sì, beh, invece lo sapeva.

La storia non è molto diversa nel mondo in crescita degli affari dei grandi, solo che si tratta di miliardi e miliardi di dollari, e le persone non cercano di rimediare uno spuntino da pochi soldi, ma acquistano invece dispositivi per l’ufficio domestico, pasti costosi (per i clienti? Per se stessi? Per divertimento?) e cercano di inserire chissà cos’altro nelle loro note spese (maggiori dettagli su questo tra un attimo).

Ovviamente, la maggior parte delle loro spese è legittima, ma con l’aumento esponenziale del numero dei lavoratori da remoto e ibridi, diventa sempre più difficile capire in che misura le loro spese superino il limite.

Le pandemie tendono a essere una rovina.

Sono stati due anni difficili, per usare un eufemismo, e anche se la nuova libertà trovata dal tuo team ha i suoi vantaggi (lavorare dal divano può essere comodo), è molto, molto più difficile per te capire come vengono spesi i tuoi soldi. Quindi, quando ti arriva da Amazon una ricevuta di 1.500 dollari, non sai se si tratta di latte, caramelle o di un sistema home-theater, che sicuramente non serve per lavorare.

Secondo un recente report di approfondimenti sulla spesa di SAP Concur sponsorizzato da Oversight, il rischio di spesa delle aziende è quasi triplicato dall’inizio della pandemia e il lavoro da remoto ha aperto le porte a spese ad alto rischio e altamente discutibili. Il dipendente di un cliente, ad esempio, ha cercato di far passare un silenziatore per fucili come spesa per lavorare da casa. Un silenziatore per fucili.

Anomalie come questa potrebbero essere facili da individuare (anche se non è sempre così), ma come fai a sapere se il buono regalo da 100 dollari che stai regalando è davvero per un cliente o per l’uso personale di un dipendente? Come fai a capire se una cena da DoorDash è stata regalata a un cliente o consumata da uno dei tuoi addetti alle vendite?

È tutto sbagliato. Anche le violazioni di spesa stanno aumentando, o lievitando, a seconda dei casi. Secondo il report, tra il 2019 e il 2020 le violazioni di spesa T&E sono aumentate del 292%. Dati la confusione e il caos che sono derivati dal passaggio al lavoro da remoto, le violazioni relative a spese vive e fraudolente sono aumentate rispettivamente del 32% e del 12%.

Naturalmente non è tutto intenzionale. Non tutti vogliamo scialacquare il denaro che la mamma ci ha dato per comprare il latte, ma con un numero sempre crescente di dipendenti che spendono il denaro dell’azienda (senza carte aziendali) il numero degli errori è destinato ad aumentare.

Certamente è importante sapere se ciò avviene accidentalmente o intenzionalmente, ma alla fine, il denaro della tua azienda esce per non rientrare.

Cosa puoi fare?

Il grande e improvviso cambiamento che abbiamo vissuto tutti nel 2020 richiede un impegno per il miglioramento continuo e ci impone, in qualità di leader finanziari, di riesaminare il modo in cui gestiamo la spesa per assicurarci che le politicy e i processi su cui facevamo affidamento siano in grado di tenere il passo con i cambiamenti e le sfide odierni. Significa che dobbiamo trovare nuovi modi per monitorare la spesa dei dipendenti al fine di garantire la conformità anche quando questi non sono in ufficio. Richiede controlli dei costi più rigorosi e processi più fluidi, in modo da poter adattare le regole alla nostra realtà attuale rendendole più difficili da violare.

Il report SAP Concur/Oversight prende in considerazione anche questo argomento, offrendo un ricco elenco di azioni suggerite che puoi intraprendere per affrontare le spese e i rischi che comportano, dal monitoraggio della spesa nelle categorie ad alto rischio all’ampliamento dei programmi di carte aziendali, fino all’aumento degli audit.

Adesso scendi al negozio, prenditi un dolcetto e da’ un’occhiata. Poi contatta il tuo rappresentante commerciale SAP Concur per ulteriori informazioni.