A nessuno piace un buon audit.

Anche con tutti i cambiamenti e le sfide che abbiamo appena affrontato, anche con l’assoluto imperativo che le aziende devono vedere, gestire e tentare di risparmiare ogni centesimo possibile, le organizzazioni sono ancora restie a guardare ai propri processi di audit. Certo, vorrebbero rivedere il 100% dei loro report spese per assicurarsi che non siano trafitti da errori o pieni di frodi, ma l’atto stesso dell’auditing richiede tempo e denaro.

Inoltre, gli audit potrebbero evidenziare cose a cui non vuoi pensare. Come affrontare i tuoi processi.

Ma quanto costa incrociare le dita e sperare per il meglio? Cosa rischiamo come aziende se ignoriamo la lezione di economia del mondo reale del COVID-19 e lasciamo che le cose tornino alle pratiche pre-pandemiche? Cosa succede se non controlliamo noi stessi (o, per lo meno, esaminiamo quanto stanno spendendo i nostri dipendenti)?

Ebbene, il nostro primo pensiero potrebbe riguardare le multe e i fiaschi che rischiamo se non rispettiamo la conformità. O i costi che sosteniamo non prestando attenzione all’errore umano o all’avidità umana, che compaiono entrambi nei report spese con relativa frequenza.

Alcuni sostengono, tuttavia, che i costi reali del decadere nello status quo si manifestano quando iniziamo a rimanere indietro.

Le aziende hanno conosciuto la resilienza nel 2020. È ora di imparare a reinventare. Ridedicazione. Ci impegniamo nuovamente a rivalutare il modo in cui svolgiamo il nostro lavoro. Dobbiamo essere disposti a rinunciare ai nostri sistemi di processi inefficienti e impegnarci per il miglioramento continuo. Perché se non lo facciamo, non saremo in grado di adattarci al cambiamento continuo e alla sfida.

E ci saranno continui cambiamenti e sfide.

Anche questo è un motivo sufficiente per incorporare revisioni intelligenti della spesa in tutti i processi. E non dovrebbe essere esclusiva responsabilità dell’AP rimanere al passo con ogni audit: hanno un lavoro più importante da svolgere, non hanno il tempo di fare altro e non vogliono chiedere al loro supervisore il motivo per cui lei ha speso 3.200 dollari statunitensi in "forniture per ufficio" la scorsa settimana.

Tu, d’altro canto, vuoi dare loro l’aiuto di cui hanno bisogno.

La soluzione si trova nella combinazione di tecnologia intelligente e revisione di esperti. (Ricorda, questa è solo una parte della soluzione più ampia di cui stiamo parlando qui: l’impegno per il miglioramento continuo). Vuoi ancora persone con gli occhi sulla pagina; vuoi solo assicurarti che siano supportati da intelligenza artificiale e strumenti di apprendimento automatico che assicurano che ogni addebito critico da ogni report spese riceva il giusto controllo.

È un approccio in due parti che non può che essere conveniente, vero?

È vero. Secondo questo Foglio di Suggerimenti per gli Audit, che offre cinque modi in cui gli audit possono favorire la crescita, sottolineando i problemi prima che danneggino i profitti o portino alla non conformità. C’è anche una semplice formula per aiutare a calcolare quanto costeranno gli audit alla tua organizzazione e che tipo di ROI vedrai quando automatizzi e esternalizzi il processo. 

E anche se non ti piace l’idea di controllare tutto, tutti.