Quando è stata l’ultima volta che hai valutato i tuoi sistemi di controllo?

Prima di iniziare, vorrei sapere come va. Sono passati un paio d’anni, anni duri per tutti e, poiché ci tengo, volevo chiederti come va.   

Intendo dire, economicamente.  

Lo so, non è il tipo di conversazione che si dovrebbe avere con qualcuno: non si fanno domande alle persone sui soldi. E, in genere, è così, ma dovremmo considerare se non sia opportuno fare più domande sulle entrate e (ancor più importante) sulle uscite, per lo meno quando si parla di aziende.  

Sicuramente avrai dei KPI che tengono la spesa sotto controllo. Ma, nel caso in cui non te ne fossi accorto, (vedi i sopra menzionati anni difficili), la spesa è cambiata e non poco e se i tuoi indicatori chiave di performance non sono stati adeguati per riflettere tali cambiamenti, è possibile che le tue verifiche non siano corrette e ti stiano fornendo informazioni altrettanto errate.  

E non importa l’andamento economico, la tua azienda non può permettersi un simile errore.  

Allora, come misuri queste cose? 

In qualità di dirigente finanziario, saprai praticamente tutto quello che c’è da sapere per avere una visione globale della spesa. Avrai implementato gli strumenti per raccogliere i dati, redigere report sulle informazioni emerse e gestire la tua strategia finanziaria. Ma se non hai aggiornato gli indicatori, come fai a sapere come vanno le cose?  

Abbiamo recentemente creato una scorecard per KPI  per la gestione della spesa, pensata per aiutare le aziende a riconsiderare i loro parametri di spesa. È un modo per te e per il tuo team di misurare il rischio, migliorare la performance del programma, valutare la precisione dei budget e trarre il massimo profitto dal tuo investimento.  

Ad esempio, cosa stai facendo per essere certo di non spendere contanti quando le carte aziendali ti offrono un miglior vantaggio di negoziazione? E se la tua organizzazione ha del personale viaggante, come saprai che il chilometraggio presentato sia quello reale? Perché, come evidenziato dalla scorecard, i chilometraggi doppi presentati sono aumentati del 2,127% nell’ultimo trimestre dell’anno scorso*. Un risultato che farebbe preoccupare qualunque CFO.  

E come va con questioni tipo l’esperienza dei dipendenti o l’integrità dei dati? Sei ancora alle prese con le eccezioni nelle fatturazioni? Queste sono categorie di KPI che possono salvare o rovinare il tuo budget e vanno inserite nella lista delle cose da rivedere e a cui fare attenzione.  

Ripensaci. 

Negli ultimi due anni le cose sono cambiate più di quanto alcune aziende abbiano mai visto dal loro inizio, e mentre tu e i tuoi colleghi fate il possibile per stare al passo con questi rapidi cambiamenti, è tempo di ripensare non solo i processi, ma anche gli indicatori che li tutelano. La scorecard dei KPI offre 17 nuovi indicatori da prendere in considerazione e vale certamente la pena valutare il tuo criterio di misurazione.  

* Report informativo sulla spesa del 2021 SAP Concur + Oversight