Ridurre le frodi mediante la tecnologia, le policy e gli altri strumenti a tua disposizione

Anche se ci sono molte cose che le aziende non possono prevedere, le frodi sono un fatto comune della vita delle aziende. I numeri sostengono questo punto dolente: a causa dei furti commessi dai dipendenti, in media le aziende perdono 145 dollari a singolo furto e in genere questi si protraggono per un anno prima di essere scoperti.¹

Per un’azienda, la prevenzione delle frodi, sia interne che esterne, e il perseguimento della compliance vanno di pari passo. Capire tutto questo è il primo passo. Lo sviluppo di un approccio efficace, in particolare per contrastare i furti dei dipendenti che erodono la fiducia e i profitti, richiede lavoro e un approccio coerente che coinvolga policy, tecnologia, creazione di report e benchmarking. Una volta implementato, questo approccio si traduce in un’azienda in cui i furti sono difficili e in una cultura in cui seguire la compliance è più semplice. L’azienda ottiene così agilità e prontezza al cambiamento.

Come superare l’incertezza in materia di frodi ed essere pronti al futuro

Leggi il nostro eBook per scoprire quattro passaggi che ti aiuteranno a combattere le frodi e creare conformità, dall’aggiornamento delle policy all’uso della tecnologia e alla creazione di report giusti, fino al benchmarking con gli standard del settore. 

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Come prevenire e rilevare le frodi

1. Prendere in considerazione la policy

L’aggiornamento delle policy di spesa per adattarle chiaramente ai tempi, ad es. all’aumento del lavoro da casa, è un passo importante. Policy chiare e pertinenti comunicate in soluzioni automatizzate di viaggi e note spese riducono la probabilità di sostenere spese non conformi. Le soluzioni intelligenti possono guidare efficacemente i dipendenti verso le scelte preferite e conformi, formandoli al contempo sulla policy di spesa mentre prendono decisioni di acquisto. Grazie alla tecnologia, puoi modificare facilmente le policy in base alle condizioni e raccogliere dati per valutare il rischio di frode.

2. Stabilire il processo giusto con la tecnologia giusta

Gli strumenti automatizzati per viaggi e note spese assicurano la deterrenza in vari modi. Essi possono integrare facilmente i dati delle carte di credito nelle note spese, applicare regole di audit automatizzate che migliorano assegni e saldi, richiedere ricevute elettroniche al di sopra di soglie specifiche e supportare programmi di audit esterni per scopi di supervisione e controllo delle spese. La soluzione basata sull’intelligenza artificiale, come Verify, controlla le ricevute e le policy all’interno di Concur Expense, consentendo ai revisori di concentrarsi sulle transazioni ad alto rischio. La tecnologia può essere integrata da una formazione sulla consapevolezza delle frodi che insegna cosa cercare e cosa segnalare, nonché da una regolare valutazione dell’umore dei dipendenti, poiché l’insoddisfazione può spingerli a commettere delle frodi.

3. Utilizzare la creazione di report per monitorare e analizzare i dati delle spese

Monitorando attentamente gli acquisti dei dipendenti, puoi individuare più rapidamente le frodi e bloccare le perdite prima che si verifichino. Gli strumenti di creazione dei report ti aiutano a vedere modelli come spese duplicate e casi in cui i partecipanti non dovrebbero partecipare a pasti aziendali. Con dati migliori, puoi determinare quali categorie di spesa sono più suscettibili alle frodi e concentrare il tuo controllo. Per accompagnare la tua analisi, determina chi nella tua azienda, dalla finanza alle risorse umane, dall’IT ai viaggi, ha responsabilità chiave nel prevenire e trovare le frodi. Con i loro ruoli definiti, è più probabile che i dipendenti segnalino i potenziali problemi e si fidino del sistema.

Confrontare la compliance rispetto agli standard del settore

Molti settori sono soggetti a determinati tipi di frode, quindi informati e progetta controlli in grado di affrontare i rischi più grandi. Fatto ciò, stabilisci come sta andando l’azienda in ambiti come la percentuale di transazioni in contanti, i tassi di allegati delle ricevute, i chilometraggi personali eccessivi e il tasso di spese ad alto rischio. Con questi indicatori a disposizione, puoi dimezzare gli attuali obiettivi di rischio o rifocalizzare i tuoi sforzi su quelli nuovi.

Strumenti per combattere le frodi e creare la compliance

Leggi il nostro eBook Come superare l’incertezza in materia di frodi ed essere pronti per il futuro per consultare statistiche sullo stato delle frodi ed esaminare passaggi e soluzioni utili per combattere i furti dall’interno e dall’esterno.

1. Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations, ACFE, 2024.