Carte d'acquisto e P-card aziendali: miglior controllo sulle spese dei dipendenti

Mentre la tua organizzazione continua ad evolvere nella gestione delle spese dei dipendenti, esplora i vantaggi dell'utilizzo delle carte di credito aziendali e delle carte d'acquisto per facilitare la visibilità e il controllo quando le aree di spesa dei dipendenti non sono chiare. Un processo di reporting e riconciliazione unificato di carte d'acquisto e carte d'acquisto aziendali semplifica il lavoro dei colleghi addetti alla revisione e alla tesoreria.

Perché la visibilità delle spese è importante?

La tempistica è tutto quando si tratta di gestire efficacemente la spesa. Molte organizzazioni hanno eliminato le pre-approvazioni per la spesa dei dipendenti in quanto possono ritardare le approvazioni associate e comportare costi aggiuntivi. Al contrario, molte organizzazioni hanno ora incorporato politiche organizzative e dipartimentali che guidano il comportamento di spesa dei dipendenti. Il tradeoff in questo caso è che il dipendente decide quando acquistare, per quanto, e si traduce in una minore visibilità per l'azienda.

Sebbene vi siano molti vantaggi che i reparti possono sfruttare per ottenere una visibilità avanzata dei pagamenti dovuti, il reparto di contabilità fornitori è il più ovvio in quanto è loro compito effettuare i pagamenti, garantendo che l'azienda tragga vantaggio dagli sconti per pagamenti anticipati ed eviti addebiti tardivi. Tuttavia, quando i dipendenti utilizzano la propria cassa o carta di credito per pagare le spese di ufficio, i pasti, intrattenere i clienti o partecipare a una conferenza locale, la contabilità fornitori non sa quanto è dovuto. Inoltre, non sapranno quale budget del reparto verrà addebitato fino a quando la nota spese non viene creata e approvata e/o la fattura non viene ricevuta per il pagamento.

Tuttavia, la visibilità si estende oltre il semplice vantaggio del piano di azione. Anche i responsabili del reparto a cui vengono addebitate le spese, come ingegneria, servizi sul campo, marketing e vendite, hanno interesse a sapere quanto spendono i loro dipendenti. Ogni reparto ha un budget di spesa a cui deve attenersi dal mese al mese, e senza preavviso di spese che colpiscono i loro bilanci, i limiti possono essere superati, con conseguente difficile spiegazione al tesoriere o al controllore.

Aspetti chiave:

La visibilità avanzata aiuta a tenere sotto controllo le spese: grazie alla visibilità avanzata degli addebiti successivi, tutti i responsabili del reparto possono chiedere ai dipendenti di trattenere le spese fino al ciclo successivo o di effettuare spese all'interno del budget corrente, in modo da consentire al reparto di rispettare il budget da un ciclo all'altro.

La distribuzione delle carte dei dipendenti accelera i processi finanziari: le aziende che forniscono ai dipendenti carte aziendali, carte di viaggio o elaborano pagamenti con carte d'acquisto hanno il vantaggio di ricevere feed dall'istituto finanziario entro i giorni successivi all'addebito. Ciò consente ai team di contabilità fornitori e finanziari di ottenere visibilità sulle date di scadenza degli importi e dei pagamenti, in genere giorni o settimane prima che la nota spese o la fattura venga elaborata e approvata per il pagamento.

La differenza tra carte di credito aziendali e P-Card

Le carte di credito aziendali sono carte emesse da una banca o da un istituto finanziario per i dipendenti che l'azienda desidera concedere l'accesso ai fondi aziendali. Ogni carta è associata a un nome e/o numero di dipendente, il che aiuta a tracciare qualsiasi esborso effettuato da quel dipendente a qualsiasi fornitore. Questa associazione aiuta non solo il reparto di contabilità fornitori, ma anche quello di revisione, quando si cercano modelli di spesa dei dipendenti per le sinergie di approvvigionamento o si verifica la presenza di potenziali frodi.

Le carte d'acquisto, sono numeri di conto che un istituto finanziario, indicato come emittente o fornitore, emette a un'organizzazione allo scopo di effettuare acquisti da parte dei propri dipendenti. I fornitori sono configurati in modo da accettare ed elaborare i pagamenti tramite carte d'acquisto attraverso il sistema di carte di credito esistente. Le informazioni sull'acquisto, acquisite dal sistema del punto di vendita del fornitore, possono includere il nome del fornitore e l'importo della transazione, nonché informazioni quali codici definiti dal cliente e dettagli della voce d'ordine. L'organizzazione riceve feed dall'istituto finanziario con notifiche di spese in base al loro percorso e un estratto conto di fatturazione una volta al mese. Gli addebiti vengono assegnati al reparto e al tipo di spesa appropriati in base al dipendente che effettua l'acquisto, al codice fornitore, ecc. Inoltre, un vantaggio delle carte d'acquisto sono i controlli che l'organizzazione può implementare per ogni carta d'acquisto, ad esempio: soglie di acquisto, limiti mensili e codici merceologici circuiti di pagamento.

Carte d'acquisto e carte aziendali come canali di spesa separati

Gli addebiti effettuati tramite carte di credito aziendali vengono di norma abbinati alle note spese inviate dal dipendente o alle fatture elaborate, mentre gli acquisti effettuati tramite carte d'acquisto hanno un grado più elevato di motivazione. Questo crea il vantaggio aggiuntivo di un maggiore controllo sulla spesa prima che si verifichi, nonché di una riconciliazione acquisti ottimizzata in un secondo momento. Ecco come funziona:

Innanzitutto, gli acquisti con carta d'acquisto vengono abbinati alle fatture e agli estratti conto della carta d'acquisto.

Quindi, il dipendente che effettua l'acquisto deve verificare che gli addebiti siano corretti e che le merci siano state ricevute.

Infine, l'amministratore del programma carta dell'organizzazione deve validare la transazione e caricarla nel ledger contabilità per il pagamento.

Poiché i processi di invio, revisione e approvazione delle note spese sono diversi per gli acquisti effettuati tramite carte d'acquisto rispetto agli acquisti effettuati tramite carte d'acquisto, è comune per le organizzazioni formare i dipendenti su entrambi i processi e rendere conto della spesa con carta d'acquisto e della spesa con carta d'acquisto come due canali di spesa distinti, anche se fanno entrambi parte di quella che consideriamo spesa dei dipendenti.

Vantaggi derivanti dalla combinazione e automazione dei canali di spesa delle carte di credito

Poiché la spesa dei dipendenti avviene attraverso i canali carta aziendale e carta d'acquisto, le organizzazioni che combinano i flussi di carta di credito aziendale e carta d'acquisto in un'unica piattaforma hanno molto da guadagnare. Ad esempio, fornendo un'esperienza utente simile e ottimizzata per l'invio, la convalida e l'approvazione degli addebiti, più è probabile che acquisti e spese vengano dichiarati e inviati per l'approvazione e quindi riflessi nei libri contabili che portano ai pagamenti e al reporting.

Automatizzare queste attività con l'ausilio dell'intelligenza artificiale (AI) e del machine learning (ML) può contribuire a ridurre al minimo gran parte del lavoro richiesto, con conseguente aumento della produttività e più tempo dedicato a un lavoro significativo, il che aumenta la soddisfazione dei dipendenti. Queste tecnologie avanzate possono verificare la presenza di errori umani, rimanere alla ricerca di pagamenti duplicati e semplificare le approvazioni per gli importi di spesa definiti dai dipendenti mentre passano attraverso lo stesso sistema. Di conseguenza, il reparto di tesoreria trae vantaggio da una gestione di cassa più prevedibile e da approvazioni più rapide per spese ridotte e elevati volumi di addebiti su carta.

Mettere insieme tutto questo: la chiave del pagamento tramite carta

Per quanto riguarda la spesa dei dipendenti, esistono diversi canali di pagamento: contanti, carte di credito aziendali, carte d'acquisto, assegni e altro ancora.

Il pagamento ai fornitori, il rimborso ai dipendenti e la creazione di rapporti ai responsabili di reparto in tutta l'azienda dipendono dalla tempistica con cui il dipendente crea e invia una nota spese o convalida, verifica o riconcilia gli addebiti ricevuti tramite rendiconti della carta di credito.

Quanto prima gli addebiti vengono riconciliati, approvati e registrati nei libri contabili, tanto maggiore è la visibilità che la contabilità fornitori ha sui pagamenti dovuti e i responsabili dei reparti hanno sulle spese effettive rispetto al budget disponibile.

L'integrazione degli elenchi di fornitori in questi canali significa una visione più accurata dei volumi spesi da un fornitore, con la conseguente creazione di ulteriori opportunità per il reparto di approvvigionamento di negoziare prezzi favorevoli.

La combinazione delle spese relative a carte aziendali e carte d'acquisto in un'unica piattaforma consente al reparto di audit interno di verificare l'accuratezza della conservazione dei dati e della contabilità e aiuta il reparto di tesoreria a migliorare la visibilità sulle esigenze di cassa

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