Che cosa sono i rimborsi chilometrici?

Che cosa sono i rimborsi chilometrici?

Si tratta di importi che il datore di lavoro deve rimborsare al dipendente che ha utilizzato il proprio veicolo personale per una trasferta. È l’ACI che regola il rimborso e determina le spese di chilometraggio con una tariffa aggiornata ogni anno che dipende da tre fattori:

• Potenza fiscale del veicolo (cavalli fiscali).
• La distanza percorsa.
• L'alimentazione del veicolo.

Se l'utilizzo di un veicolo personale per un viaggio di lavoro è del tutto legale e consentito dalla legislazione vigente, tuttavia, il suo utilizzo può essere severamente limitato dalla politica interna dell'azienda.

Può essere preferibile il trasporto pubblico o, laddove ciò non sia possibile, l'uso di un'auto aziendale o il noleggio di un veicolo. In questo caso, le spese possono essere pagate direttamente dall'azienda tramite il proprio conto aziendale o gestite da un responsabile trasferte. Al contrario, nell'ambito delle indennità chilometriche, è sempre necessario documentarle adeguatamente per evitare qualsiasi rischio di frode o di problemi durante un controllo interno.

Quando il percorso di trasferta e il calcolo della retribuzione sono stati validati internamente, il datore di lavoro deve pagare l'importo del rimborso solo al dipendente. Si noti che le spese di viaggio sono esenti dai contributi previdenziali e dall'imposta sul reddito.

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Come posso avere diritto al rimborso chilometrico?

Per avere diritto al rimborso chilometrico, ogni dipendente deve registrare i dettagli di ogni trasferta lavorativa per richiedere il rimborso. Ed è proprio su questo punto che ciò può richiedere qualche secondo o diverse ore, a seconda della maturità tecnologica dell'azienda.

Quando non ci sono strumenti idonei, il dipendente deve annotare ogni trasferta in un foglio di calcolo Excel per assicurarsi che nulla venga dimenticato come le date delle trasferte, dei motivi e delle distanze percorse. Si tratta quindi di un compito che deve essere svolto rapidamente dopo ogni trasferta, e può portare a imprecisioni, omissioni, dati mal corretti o mal calcolati.

Fortunatamente, se il datore di lavoro desidera limitare e automatizzare attività dispendiose in termini di tempo e di basso valore, uno strumento di gestione delle spese (come Concur Drive) consente di calcolare automaticamente tutto da un'app mobile. In questo modo, il dipendente in trasferta può avviare la propria applicazione al momento della partenza e il viaggio e i chilometri vengono automaticamente registrati. Una volta completato il viaggio, la voce di spesa viene creata immediatamente e inviata per la convalida.

Costi chilometrici auto 2023

L'attuale tariffa per il rimborso chilometraggio è stata aggiornata nel Gennaio 2023 dall’ACI:  per calcolarlo bisogna prendere il valore al km indicato nelle tabelle ACI e moltiplicarlo per i chilometri percorsi; si ottiene così il rimborso in euro.

Costi chilometrici 2023 per gli scooter

Gli scooter di cilindrata inferiore ai 50cc  sono inclusi nelle tabelle ACI relative ai motocicli. Anche in questo caso, una volta rilevato il costo chilometrico e moltiplicato per I km percorsi durante la trasferta, si avrà l’importo spettante che andrà inserito nella nota spese.

Rimborso chilometrico 2023 per i motocicli

Il modello di calcolo si avvicina a quello utilizzato dalle auto con le stesse variabili: potenza, distanza e potenza del motore.

Rimborso chilometrico 2023 per le bici

Non esiste una rimborso chilometrico per le biciclette simile a quello per le auto o per I motocicli. Si tratta di un'indennità volontaria parte dei diversi programmi locali Bike to Work che il datore di lavoro paga ai dipendenti che utilizzano una bicicletta per completare in tutto o in parte il viaggio. L'ammontare al chilometro e  l' importo massimo variabile per dipendente sono decisi a livello di singola azienda ed è esente dai contributi sociali e dall’imposta sul reddito (entro il massimale).

Se i dipendenti che utilizzano la propria automobile o moto per viaggi d'affari non hanno limiti in termini di distanza, l'indennità per il chilometraggio in bici è fortemente limitata. L'obiettivo è quindi quello di promuovere la bicicletta per lo spostamento casa lavoro piuttosto che per i viaggi d'affari convenzionali.

Una sana gestione delle spese di chilometraggio è un prerequisito per strutturare la gestione delle trasferte. Con gli strumenti giusti a disposizione, i tuoi team possono guadagnare produttività, passare meno tempo a contare i chilometri percorsi e più tempo a far crescere la tua azienda e incontrare le persone giuste.

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