Che cosa tiene svegli i CFO di notte?

“Quando t’imbatti in un periodo difficile, come la crisi da COVID, ti aiuta realmente a vedere cos’è importante e a ricalibrare. Apprenderai di alcune aree della tua attività che, forse, dovevano essere corrette fin dall’inizio e ti offre l'opportunità di concentrarti su questo." – Tom Lavin, CFO di SAP Concur

Se tutti coloro che spendono denaro nella tua azienda facessero esattamente ciò che hai detto loro di fare o se in qualche modo potessero fare esattamente ciò che sai debba essere fatto in un dato momento, tutto andrebbe bene.

Niente più problemi di flusso di cassa, niente più problemi di costo, più nessun rompicapo sul lavoro da casa.

Ma poiché le persone non sono in grado di leggere la tua mente, tu, come gli altri CFO e dirigenti finanziari, probabilmente trascorrai almeno alcune delle tue notti preoccupandoti di cosa fare in merito a questi problemi e, in ultima analisi, come fare in modo che i dipendenti facciano ciò di cui hai bisogno.

E c’è la prova che non sei solo. Un recente sondaggio di Gartner, evidenziato in questo white paper, mostra come il 2020 abbia influito sui CFO, illustrando dettagliatamente tre risultati chiave:

1. L'attenzione si è spostata dalla crescita, dall'efficienza e dalle collaborazioni commerciali alla continuità back-to-business.
2. L'aumento delle posizioni di cassa, la riduzione dei costi funzionali e l'attivazione del lavoro da remoto sono diventati priorità principali.
3. I dirigenti finanziari non sono sicuri di cosa fare dopo.

Ti suona familiare?

“In tempi come questi, ci si rende conto che, se si vuole sopravvivere, è necessario disporre di quella flessibilità e agilità per reagire alle condizioni aziendali in rapida evoluzione e si deve avere il diritto di disporre della tecnologia giusta per farlo.” – Tom Lavin

Esatto. Non è possibile persuadere le persone a fare ciò che devono (o forse sì, ne riparleremo tra un istante). Che cosa fai adesso? Se sei come tutti gli altri CFO, il tuo obiettivo è:

Apportare più ordine e supervisione possibili delle spese, creando la massima coerenza e chiarezza possibile nelle procedure.

Ma come? La trasformazione digitale delle tue procedure è una strategia essenziale per gestire le spese. È il modo in cui ci si assicura che ogni tipo di spesa sia diretta attraverso le autorizzazioni adeguate e che siano applicate le politiche appropriate. L'alta tecnologia, in altre parole, è il modo in cui si ha la sicurezza che i dipendenti stiano scegliendo il fornitore giusto, il prodotto giusto e il prezzo giusto, in modo da ottenere il miglior profitto per il budget.

Ci sono tre aree principali in cui la tecnologia può essere messa in pratica immediatamente.

N. 1: Creare politiche e procedure di spesa trasparenti e coerenti.

La giusta soluzione digitale renderà semplice la configurazione di flussi di lavoro che automatizzano il controllo. Ad esempio, potresti aggiungere una semplice funzione di richiesta alla procedura di acquisto, in modo che i manager possano rivedere le decisioni di spesa prima che vengano prese.

N. 2:  Hai una visione reale della spesa.

I report dettagliati e i dashboard facili da analizzare possono far luce sulle spese nascoste, aiutandoti a vedere a) se i pagamenti dei fornitori che devono essere coperti dai PO sono caricati nei report spese, b) quante spese transitano sulle carte personali e perché e c) dove stanno funzionando le tue categorie di costi e dove sono insufficienti.

N. 3: Aumentare l'efficienza delle procedure e la produttività dei dipendenti.

Un processo digitale di facile utilizzo per tutte le funzioni di spesa, dalle autorizzazioni preventive all'invio di note spese, aumenta le probabilità che vengano seguite le procedure, il team finanziario otterrà dati accurati, i dipendenti possono dedicare più tempo al lavoro e meno tempo alla gestione delle spese e tu manterrai il controllo.

“L’unica cosa che abbiamo imparato dal COVID è che, quando si passa dall’essere tutti in ufficio a essere tutti improvvisamente a casa, si evidenzia davvero la necessità di adattarsi rapidamente a nuovi paradigmi di lavoro.” – Tom Lavin

È semplice: Offri ai dipendenti strumenti intuitivi e automatizzati per aiutarli a gestire le spese e faranno ciò che vuoi. Tu, invece, sarai in grado di vedere le loro spese, controllare i costi e infine farti una bella dormita.

Per saperne di più su come i CFO aiutano a trasformare le avversità in vantaggi in tempi di crisi, scarica questo breve white paper.