Come richiedere un rimborso chilometrico

Quando i dipendenti viaggiano nel corso del loro lavoro, possono dover utilizzare i loro veicoli personali. Una situazione che si verifica perché l’azienda non ha auto aziendali o perché nessuna è disponibile nel momento in cui ne ha bisogno.

In cambio, l'azienda è tenuta a pagare un indennizzo ai propri dipendenti come rimborso chilometrico. Un importo non fissato in modo casuale dall'azienda e che integra un processo che richiede una buona organizzazione.

Il rimborso chilometraggio è previsto solo per le trasferte. Ciò esclude il tragitto casa lavoro. L'indennità è determinata dall'ACI e comprende tutti gli addebiti relativi all'uso dell'auto, inclusi ammortamento, assicurazione, manutenzione, carburante e usura generale. Se il rimborso chilometrico non include spese correlate, quali pedaggio o parcheggio, questi ultimi possono essere richiesti anche come parte della nota spese.

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Rimborsi chilometrici auto

Il calcolo si basa su una scala amministrativa non negoziabile e che tiene conto di tre fattori principali: la potenza fiscale del veicolo, l’alimentazione e la distanza percorsa.

Le tariffe per il rimborso chilometraggio vengono aggiornate regolarmente dall’ACI. Quelli attualmente applicabili sono stati pubblicati il 1 Gennaio 2023 sulla Gazzetta ufficiale.

Le spese di chilometraggio degli scooter

Nelle grandi aree metropolitane, non è raro utilizzare uno scooter per i viaggi di lavoro. Risparmia tempo, spazio, parcheggio agevolato… i benefici sono molti, specialmente se viene utilizzato negli spostamenti quotidiani.

Rimborsi chilometrici per gli scooter 50cc

Gli scooter 50 cc fanno parte delle tabelle relative alle moto: anche  in questo caso è sufficiente trovare il costo corrispondente al modello guidato e moltiplicarlo per I km percorsi durante la trasferta di lavoro.

Rimborso chilometrico per motocicli/scooter con cilindrata superiore a 50cc.

Se il motociclo è munito di un motore di cilindrata superiore a 50 cm3, il rimborso chilometrico 2023 rientra nella categoria dei motocicli. Pur essendo adatte agli spostamenti intra-metropolitani, le moto sono anche un mezzo di trasporto utilizzato dai dipendenti per viaggi più lunghi. La lista ACI dedicata ai motocicli contiene tutti i costi chilometrici per ogni modello.

Cosa contiene un rimborso chilometrico?

Questa è una riga standard all'interno di una nota spese, ma deve includere campi specifici per consentire il calcolo del rimborso chilometrico:

• La data del viaggio.
• Il motivo del viaggio.
• La distanza percorsa per la trasferta specifica.
• La distanza totale accumulata percorsa dall'inizio della trasferta in caso quest’ultima sia divisa in più viaggi.

La maggior parte del software specializzato nell'elaborazione delle note spese dispone di funzionalità avanzate per integrare le note spese di chilometraggio. Ciò consente di vedere alla fine di un certo periodo chi ha viaggiato molto, quanto spesso e per quale distanza. Si tratta di indicatori utili per adattare o aggiornare la propria politica interna e capire in anticipo l'impatto sul bilancio.

Notare che solo il proprietario della vettura può dichiarare una spesa di chilometraggio. Infatti, anche viaggiando con un collega, sarà l'unico a sostenere le spese generali legate alla sua auto.

Come si calcola la distanza per un rimborso chilometrico?

Si tratta di un dibattito ricorrente in azienda. Si deve prendere in considerazione il contachilometri della vettura? Guardare il percorso su Internet? E se sì, su quale sito?

Di norma, spetta al datore di lavoro dare le regole giuste e applicarle a tutti come parte della propria policy di spesa. Se decide di usare Google Maps come riferimento, così sarà per tutti. Uno strumento standardizzato consente di evitare le discrepanze tra i dipendenti e di ridurre il rischio di frode, dato che a fine anno I rimborsi chilometrici possono ammontare a svariate migliaia di euro..

Per semplificare questo lavoro, sono disponibili anche strumenti di gestione che calcolano accuratamente la distanza percorsa utilizzando il GPS integrato in un'app mobile per note spese. Ciò consente di risparmiare tempo prezioso perché il sistema lo include automaticamente nel report spese e può calcolare l'indennità corrispondente. Di conseguenza, il dipendente non deve gestirla e questa funzionalità riduce il rischio di errore garantendo al contempo la conformità ottimale alle regole interne.

Quando è necessario registrare le spese per il rimborso chilometrico?

Tutto dipende dalla tua organizzazione personale e dalla frequenza dei viaggi. Alcuni lo fanno su base giornaliera, settimanale, mensile o trimestrale. Se non si dispone degli strumenti digitali per supportare la creazione e la gestione dei report spese, è necessario farlo il prima possibile per evitare errori o dimenticanze.

Per fortuna non è una domanda da fare alle organizzazioni con strumenti dedicati, perché tutto viene calcolato automaticamente da uno smartphone.

La creazione di un rimborso chilometrico è essenziale quando si prende la vettura personale per un viaggio di lavoro, ma spesso si tratta di un compito non apprezzato dai dipendenti. Dobbiamo poi inserire tutte le tappe del percorso, controllare I percorsi indicati dalla mappa, le eventuali deviazioni e così via, per ogni tragitto. Un lavoro attento e dispendioso in termini di tempo senza alcun valore aziendale, che può essere automatizzato da applicazioni e software per la gestione delle spese.

Altre opzioni per semplificare la gestione delle trasferte

In generale, il rimborso vettura basato sulla tariffa per il rimborso chilometrico è di interesse per l'azienda quando le trasferte sono gestite in maniera puntuale. Tuttavia, per questioni di gestione del rischio o per limitare i tempi di controllo e ridurre il rischio di frodi, alcuni datori di lavoro possono scegliere di vietare l'uso dell'automobile personale.

Questa decisione deve essere presa in modo strategico e condiviso con tutti i dipendenti. In questo modo, è possibile decidere di vietare tutte le trasferte con veicoli personali quando il tragitto supera un determinato limite impostato internamente. Se questa decisione viene inserita nella politica interna, l’azienda deve anche proporre alternative.

L'auto a noleggio

È l'alternativa più semplice e semplice da configurare. In caso di frequenti spostamenti, l'azienda può stringere una partnership con un'unica società di noleggio in grado di depositare le auto in loco e occuparsi di recuperarle o guidare i dipendenti con un sistema di navetta. La gestione del carburante può essere gestita anche dalla società di noleggio per risparmiare tempo ai dipendenti.

In questo caso, la gestione degli affitti viene gestita attraverso un'applicazione aziendale che consente ai dipendenti di assumere la proprietà delle proprie auto a noleggio. Nel caso in cui l'azienda paghi direttamente il noleggio tramite una carta aziendale, o attraverso un accordo che consenta alla società di noleggio di inviare una fattura a fine mese all'azienda, i dipendenti non hanno anticipi da fare. L'assicurazione copre anche tutti i dipendenti e protegge così l'azienda. Gli unici costi possono essere quelli relativi ai pedaggi, ai parcheggi e al carburante.

L'auto aziendale

Nel caso di viaggi giornalieri, come ad esempio per venditori o dirigenti, l'auto aziendale è un'opzione interessante. Con un sistema di leasing con o senza opzione di acquisto, questo non influisce sul flusso di cassa dell'azienda e semplifica le note spese. Come per l'auto a noleggio, gli unici costi rimborsabili nell'ambito di una missione aziendale saranno i pedaggi, il parcheggio e il carburante. Si noti che alcuni datori di lavoro consentono l'uso dell'auto aziendale durante le vacanze e i fine settimana dei dipendenti. Occorrerà quindi fare in modo che vi sia una netta distinzione tra le spese relative all'uso professionale (cioè rimborsabili) e quelle puramente personali, per evitare frodi.