Come rimborsare gli alcolici nelle note spese

Quando si combinano vendite, clienti, pranzi e cene per ragioni lavorative, trattative commerciali, vino e bevande alcoliche, tutti i soliti luoghi comuni saltano agli occhi.

Per molto tempo una buona bottiglia e un aperitivo sono stati la regola nei pasti aziendali. Tuttavia, anche se le tendenze cambiano e l'alcol non è più un obbligo assoluto, la questione di come rimborsarla nelle note spese rimane sempre un argomento complesso. Tra necessità reale e conforto personale, il limite è sempre fumoso.

Ma cosa dice la legge sul rimborso di alcolici nelle note spese?

Dal punto di vista tecnico, il vino è equiparato ai soliti alimenti. Ciò significa che viene speso e rimborsato allo stesso modo di altre spese per il pasto, come il piatto della giornata o il caffè. È quindi parte integrante della fattura pasti (come spiegato qui nella nostra guida al recupero dell'IVA sui pasti), e viene presentata sulla nota spese presentata al datore di lavoro.

Un bicchiere di vino garantisce il giusto rapporto commerciale tra un cliente e un fornitore? Può essere utilizzato per sviluppare un'attività? In parole povere, si tratta di una spesa come qualsiasi altra spesa in un pasto di lavoro?

Ciò che conta per l'amministrazione fiscale è la questione della proporzionalità nelle spese sostenute. Se queste spese sono conformi, normali e contribuiscono allo scopo previsto (firma del contratto, negoziazione, fidelizzazione dei clienti, ecc.), non ci sono problemi. Traduzione: un bicchiere di vino, va tutto bene. Due aperitivi, tre bottiglie e un digestivo: può essere un problema.

Soprattutto da quando la sentenza   prevede che il datore di lavoro debba rimborsare «le spese che un dipendente giustifica di aver sostenuto ai fini della sua attività professionale e nell'interesse del datore di lavoro (...)». Se il dipendente rispetta la legge, non c'è nulla che impedisca al dipendente di passare dall'alcol a una nota spese.

Ma anche il datore di lavoro ha voce in capitolo.

In che modo i datori di lavoro gestiscono gli alcolici in una nota spese?

Alla fine, spetta al datore di lavoro decidere. Non se il dipendente può bere (quest'ultimo si prende la propria responsabilità), ma se l'azienda può e deve rimborsare legittimamente l'alcool bevuto nell'ambito di una spesa professionale.

Ecco perché è molto importante disporre di una policy di reporting spese accurata in questo caso. Esistono inoltre diversi scenari applicabili.

Alcuni esempi:

La politica categorica: nessun rimborso sul consumo di alcol. Se il dipendente vuole bere, deve pagarlo lui stesso. Il problema è che si tratta di una posizione difficile da verificare nel contesto della gestione dei prezzi fissi.

La politica pragmatica: rimborso limitato a un bicchiere per persona per pasto, o l'equivalente di X euro.

Politica flessibile: l'azienda lascia ai propri dipendenti il compito di autoregolarsi. Si fida e interviene solo nei casi di abusi manifesti e ripetuti.

Ci sono anche altri contesti in cui si può consumare alcol: nel minibar di un albergo, o in un bar della stazione in attesa di un treno, per esempio. Pertanto, ogni caso deve essere identificato dalla policy della nota spese. Se è accettabile rimborsare una spesa alcolica nell'ambito di una relazione commerciale o di partnership, ciò potrebbe non essere il caso nel caso di un tragitto o di una missione individuale.

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Come si spesa il consumo di alcol nelle note spese?

Tutto dipende dalla vostra politica interna.

In base a un divieto totale, non è da escludere che alcuni dipendenti stiano cercando di consumare alcolici nonostante il divieto. Per questo chiedono al ristoratore una fattura complessiva per un "pasto completo" senza mostrare il dettaglio. Al di là del problema etico, è anche un problema economico per il datore di lavoro. Non possono vedere i dettagli del pasto, quindi possono richiedere il rimborso dell'IVA corretto.

Pertanto, se si rimborsano alcolici nei report spese, è importante richiedere una ricevuta dettagliata. Di conseguenza la fattura deve menzionare entrambe le aliquote IVA in modo da poter recuperare l'importo rettificato.

Se i dipendenti possono effettivamente spendere alcolici in spese, si tratta solo di tenerne traccia e rendere conto. Il divieto assoluto facilita la vita delle imprese, ma è una decisione che deve inserirsi nelle policy e nei valori dell'oganizzazione.