Nuove risoluzioni per i responsabili finanziari: Pronti a tutto

I responsabili finanziari si stanno rendendo conto che il loro approccio alla gestione delle spese necessita di un cambiamento radicale. La volatilità economica, le incertezze del mercato e i rapidi progressi tecnologici rappresentano una nuova sfida verso lo sviluppo di sistemi e processi completi al di là delle misure di riduzione dei costi e dell’ottimizzazione delle risorse. 

La maggior parte delle organizzazioni finanziarie è pronta a non farsi schiacciare dalla pressione. Abbiamo condotto uno studio con i senior finance leader e abbiamo appreso che il 90% concorda sul fatto che preparare la propria attività per l’inaspettato è oggi un compito fondamentale. Solo il 2% non è d’accordo. 

Mentre i responsabili finanziari valutano i loro approcci, ecco i quattro obiettivi fondamentali ai quali dovrebbero puntare per il 2024. 

Innovare per controllare costi, conformità e flusso di cassa 

La qualità della gestione della spesa rimane cruciale, indipendentemente da come l’economia, l’inflazione o i tassi di interesse potrebbero fluttuare nel prossimo anno. Tuttavia, è ancora più importante durante i picchi di volatilità dei costi e i continui cambiamenti normativi. 

La chiave per una gestione efficace delle spese consiste nel collegare i dati relativi a viaggi, fatture e spese su un’unica piattaforma unificata. Questo consolidamento migliora il controllo e la sicurezza nella gestione di più fonti di spesa. 

Anche l’intelligenza artificiale (AI) è un elemento rivoluzionario. Grazie all’AI che garantisce il rispetto della compliance, la piattaforma può esaminare ogni spesa, confrontarla con le policy finanziarie e segnalare potenziali problemi. Questo flusso di lavoro semplificato funziona senza il fastidio di raccogliere e cercare ricevute cartacee e di affrontare passaggi contorti. Crea un’esperienza semplice che gestisce la maggior parte delle attività senza compromettere la conformità. 

È inoltre possibile aggiungere estensioni per supportare complesse sfide fiscali. Automatizzare il recupero delle imposte indirette come l’IVA può riportare denaro nel bilancio. Inoltre, queste estensioni possono analizzare automaticamente le note spese per identificare le spese che costituiscono benefit imponibili per i dipendenti, mantenendo al contempo la compliance, senza dover ricorrere al lavoro manuale. 

Rafforzare visibilità, analisi e pianificazione 

Le organizzazioni finanziarie operano sulla trasparenza delle spese, che si tratti di monitorare i progressi rispetto a un piano annuale o di adeguare i budget in base a nuove priorità trimestrali. Tuttavia, una soluzione di spesa dedicata è solo il punto di partenza.  

Potenti strumenti di creazione di report e dashboard preconfigurati e pronti all’uso sono essenziali per ottenere informazioni sull’efficacia delle policy, sui modelli di spesa e sulle potenziali opportunità di risparmio. Consentono alle organizzazioni finanziarie di sfruttare report e competenze collettive per ricavare informazioni in tempo reale per prevedere e pianificare scenari diversi. 

L’ultima parte del puzzle è l’integrazione dei dati di spesa come prenotazioni di viaggi, chilometraggio, riunioni e fatture. Questa intelligenza completa consente ai responsabili delle decisioni finanziarie e organizzative di negoziare sconti e risparmi con i fornitori in modo più efficiente, monitorando, gestendo e ottimizzando le performance. 

Adattare i processi, le policy e le priorità in modo dinamico 

Molte aziende gestiscono le spese attraverso vari reparti, gruppi, filiali e sedi, utilizzando strumenti legacy separati. Il risultato è un’esperienza frammentata caratterizzata da policy incoerenti, dati ridondanti e obsoleti e report manuali. 

Affrontare questo problema diffuso richiede la creazione di una fonte coerente e sicura di verità finanziaria per l’intera azienda. Questo approccio unificato consente all’azienda di sfruttare informazioni, servizi e competenze di supporto coerenti per affrontare i nuovi requisiti fiscali in nuovi mercati, valutare le tariffe delle indennità di viaggio e del chilometraggio e valutare le policy di spesa, le configurazioni delle soluzioni e le strategie di sostenibilità. 

Man mano che le policy o i processi evolvono, tutti i dipendenti, indipendentemente dall’esperienza, dall’organizzazione e dal ruolo, possono impegnarsi con successo nei flussi di lavoro con istruzioni passo passo fornite attraverso pop-up sullo schermo. 

Migliorare il morale, la produttività e la fidelizzazione 

Nel mutevole mercato del lavoro di oggi, i sistemi interni devono fornire strade che migliorino la produttività e creino un’esperienza orientata al processo che dia energia all’intera forza lavoro. Questo vale soprattutto per i processi di viaggio, spesa e fatturazione.  

Automatizzare la sincronizzazione della gestione dei viaggi con le note spese facilita un processo di prenotazione mobile semplice che richiede uno sforzo minimo da parte dell’utente. Inoltre, l’integrazione dei processi di fatturazione elimina la necessità per i professionisti della contabilità fornitori e i responsabili del budget di dedicare tempo prezioso all’acquisizione, alla codifica, all’elaborazione e all’approvazione manuale delle fatture. 

Le app mobile e la tecnologia AI avanzata semplificano ulteriormente l’esperienza, consentendo ai dipendenti di registrare le spese da qualsiasi luogo, eliminare le ricevute cartacee e aggiungere facilmente addebiti alle note spese con pochi clic. 

Guidare il futuro della tua azienda con la resilienza finanziaria 

L’inizio di ogni anno è un momento per riflettere e apportare cambiamenti. I responsabili finanziari devono utilizzare questo tempo per esaminare queste quattro risoluzioni e cercare modi per applicarle nella loro organizzazione.  

Per ulteriori informazioni, i responsabili finanziari possono visitare https://www.concur.com/future-proof-your-business-travel-expense-management per scoprire come costruire un programma resiliente e rendere la loro attività a prova di futuro.