Strumenti e approcci corretti migliorano la visibilità e il controllo delle spese

Controllare e vedere le spese della tua azienda è sempre stato importante, cosa ancora più evidente con le turbolenze, le interruzioni e i grandi cambiamenti degli ultimi anni. Anche se molte aziende hanno processi automatizzati e migliorati, rimangono molte opportunità per ottenere una migliore visibilità, efficienza, conformità e informazioni.

Con gli strumenti e la strategia giusti, la tua azienda può superare le difficoltà comuni che ti ostacolano la visione e rendono più difficile gestire dove vanno a finire i soldi. Ad esempio, puoi vedere le spese sostenute per eventi e acquisti diretti dai fornitori oppure i processi disconnessi, i colli di bottiglia e i dati incompleti ostacolano la tua visione e la tua strategia finanziaria?

7 modi per aumentare la visibilità e il controllo sulle spese

Leggi la checklist delle sette funzionalità che i moderni strumenti di gestione delle spese devono seguire per garantire la visibilità delle spese e aumentare il controllo dei costi da parte dei responsabili finanziari. 

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Modi chiave per migliorare la visibilità e il controllo delle spese

L’adozione di soluzioni intelligenti e di misure volte a semplificare i processi aiutano a chiarire il quadro di spesa e a preparare la tua azienda al cambiamento: anche se non riesci a prevedere come sarà, possiamo garantirti che sta arrivando.

Quando prendi in considerazione nuove soluzioni di gestione delle spese, cerca le sette capacità. Verifica se queste:

1. Consolidano i dati in un’unica piattaforma? L’unione dei dati relativi a spese, viaggi e fatture in un’unica soluzione accessibile come la piattaforma SAP Concur garantisce che i processi e la tecnologia di spese, dati e conformità non siano frammentati. Quasi 4 persone su 5, per l’esattezza il 78%, dei responsabili delle decisioni in materia di T&E preferiscono una piattaforma centralizzata.¹

2. Acquisiscono ogni prenotazione di viaggio? Quando le prenotazioni avvengono al di fuori dello strumento di prenotazione aziendale, le spese possono risultare invisibili. Con Concur TripLink puoi controllare le transazioni di viaggio sui siti dei fornitori e su altre fonti, quindi riunire le informazioni relative a viaggi, viaggiatori e itinerari.

3. Integrano i dati di viaggi, spese e fatture nel tuo ERP? La tua azienda può disporre di dati quasi in tempo reale che ampliano la tua capacità di vedere, controllare e analizzare le spese. In questo modo puoi gestire meglio il flusso di cassa e prendere decisioni migliori.

4. Automatizzano la gestione dei chilometraggi? Utilizza uno strumento basato su GPS come Drive per monitorare automaticamente i viaggi dei dipendenti. La tua azienda prende il controllo e lo esercita su una spesa complessa che frustra i dipendenti ed è soggetta a spese eccessive e frodi.

5. Responsabilizzano i responsabili del budget? Uno strumento semplificato come Budget impiega la dashboard e fornisce immagini e informazioni facili da seguire che consentono ai tuoi responsabili di monitorare le spese con meno problemi e li avvisa quando i costi in denaro si avvicinano ai loro limiti. Puoi fare un ulteriore passo avanti nel processo di budget con Concur Request, che ti consente di approvare le spese prima di sostenerle.

6. Sfruttano gli strumenti di AI? Grazie all’intelligenza artificiale, le aziende possono dettagliare accuratamente le ricevute con ExpenseIt, rivederle per verificarne la conformità e segnalare le eccezioni per un intervento di follow-up umano con Verify e stabilire un audit trail per il controllo di budget, imposte e potenziali frodi.

7. Forniscono analisi avanzate e personalizzate? Le dashboard e i report standard e personalizzabili ti aiutano a gestire le spese con precisione, individuare le tendenze e sviluppare previsioni. Intelligence mette a tua disposizione oltre 180 report e dashboard che possono essere personalizzati, mentre gli esperti di reporting di Consultative Intelligence ti aiutano ad approfondire con report e approfondimenti personalizzati in base alle esigenze della tua azienda.

Operando in un’unica piattaforma, insieme queste funzionalità ti aiutano a monitorare dove stanno andando i soldi, identificare potenziali risparmi, fare affari migliori con i fornitori, valutare le policy di spesa e implementare rapidamente modifiche in grado di aumentare la conformità.

Ulteriori informazioni per ottenere controllo e chiarezza

Scopri come un approccio informato e le soluzioni SAP Concur possono migliorare la gestione e l’adattabilità delle tue spese:

• Scopri le 5 principali sfide di budget per le organizzazioni e la chiave per controllare le spese non alla tua portata, i dati incompleti e i processi inefficienti.

• Leggi Fate fruttare ogni euro speso in viaggi per un esame più approfondito delle soluzioni, delle app e dei servizi di gestione delle spese e dei viaggi di SAP Concur.
• Non dimenticare di consultare la checklist dei 7 modi per aumentare la visibilità e il controllo sulle spese.

¹Empower the Future of Work with Intelligent Travel and Expense Solutions, Forrester Consulting, 2023.