Ultimo Aggiornamento: March 1st, 2018
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La Sua Società potrà essersi abbonata ai Servizi Concur sia direttamente con Concur o indirettamente mediante un rivenditore autorizzato dei Servizi Concur. La presente informativa privacy non modifica alcun termine di un eventuale contratto commerciale con la Sua Società o tra la Sua Società ed un rivenditore, a seconda dei casi, ma è semplicemente finalizzata a fornirLe informazioni supplementari relativamente ai Servizi Concur. Ai sensi della normativa sulla protezione dei dati applicabile la Sua Società viene considerata titolare del trattamento, e il trattamento da parte di tali dati da parte di Concur per i Servizi Concur viene svolto sotto il controllo, diretto o indiretto a seconda dei casi, della Sua Società. Dovrà rivolgere alla Sua Società le eventuali domande sulle modalità in cui i dati relativi a Lei vengono utilizzati nell’ambito dei Servizi Concur.
DATI PERSONALI RACCOLTI
“Dati Personali” si riferisce a qualunque informazione relativa a Lei che venga fornita da o per contro della Sua Società o dai propri utenti autorizzati dei Servizi Concur nell’ambito dei o derivanti dall’utilizzo da parte loro dei Servizi Concur. Comprende altresì i dati personali forniti a o a cui Concur o chi per essa abbiano avuto accesso al fine di fornire supporto ai sensi dei Servizi Concur. Non tutti i dati della Sua Società contenuti nei Servizi Concur rappresentano Dati Personali. In via generale, i Dati Personali nei Servizi Concur comprendono le seguenti categorie di dati:
Le categorie di informazioni relative a Lei raccolte o derivate nell’ambito dei Servizi Concur, dipendono, in parte, dai Servizi Concur a cui la Sua Società si sia abbonata e come i Servizi Concur sono configurati per la Sua Società.
Sarà Lei a fornire i Dati Personali direttamente nel momento in cui li inserisce nei Servizi Concur. In alcuni casi un altro utente quale un amministratore di account potrà creare un account per conto Suo o potrà fornire i Dati Personali quale parte del Suo utilizzo dei Servizi Concur sotto il controllo o con il permesso della Sua Società.
I Servizi Concur potranno inoltre ottenere i Dati Personali da altre fonti quali i sistemi di back office finanziario o risorse umane, oppure da agenti di viaggio e società di organizzazione trasferte che collaborano con la Sua Società. I Servizi Concur si connettono inoltre a partner terzi quali linee aeree, catene di alberghi, catene di ristoranti o servizi di trasporto condiviso. Ciascuno dei siffatti servizi connessi potranno permettere il trasferimento dei Dati Personali relativi a Lei verso i Servizi Concur. In via generale, tali connessioni sono sotto il controllo della Sua Società. Ma, come viene illustrato più avanti, può abilitare la connessione dei Servizi Concur con determinati altri servizi Concur o di terzi da Lei selezionati e che risultino nella raccolta delle fonti supplementari di Dati Personali.
Quando utilizza i Servizi Concur, alcune informazioni quali indirizzo IP, informazioni sul dispositivo o browser, log o informazioni clickstream, ad esempio, vengono raccolte automaticamente in relazione al Suo utilizzo ed attività sul Servizio Concur con finalità di gestione delle problematiche di supporto tecnico e di comprendere le Sue modalità di utilizzo dei Servizi Concur. Per ottenere tali informazioni, Concur potrà impiegare determinate tecnologie di tracciamento quali i cookies, i web beacons o strumenti analitici di terzi.
COME VENGONO IMPIEGATI I DATI PERSONALI
Concur utilizzerà i Dati Personali nell’ambito dei Servizi Concur per le seguenti finalità:
Nel caso in cui la Sua Società si sia abbonata a determinati Servizi Concur che permettono alla Sua Società di identificare e confermare la posizione di alcuni o di tutti i propri utenti e di comunicare con gli stessi nel corso di eventi quali calamità naturali, attacchi o altri eventi a rischio, tali Servizi Concur utilizzano le informazioni di localizzazione tratte dal Suo profilo e itinerari di viaggio nei Servizi Concur o dal luogo di check in che fornisce direttamente mediante il Suo dispositivo mobile, e potranno anche tentare di determinare la posizione dalle ricevute elettroniche o altri servizi partner o fornitore che ha collegato ai Servizi Concur.
OPZIONI A SUA DISPOSIZIONE CIRCA I DATI PERSONALI
Determinate parti dei Servizi Concur Le permettono di operare scelte relativamente a quali informazioni relative a Lei sono raccolte, come vengono utilizzate e con quali terzi vengono condivise. Nel momento in cui utilizza i Servizi Concur si troverà davanti a scelte, quale l’abilitare o meno le ricevute elettroniche, iscriversi nel My Travel Network o collegarsi ai servizi partner che già utilizza nell’App Center. Queste funzionalità dei Servizi Concur possono essere abilitate nelle impostazioni del Suo profilo Servizi Concur o per il tramite del Concur App Center. Riceverà maggiori informazione sui Dati Personali impiegati e condivisi mediante tali strumenti nel momento in cui Le si presenta l’opzione del collegamento.
Le applicazioni mobili Concur Le permettono inoltre di effettuare delle scelte circa i Dati Personali relativi alla Sua posizione. Nel caso in cui la Sua Società si sia abbonata, le funzionalità delle applicazioni mobili di Concur quali ad esempio Drive o Expenselt, possono ricavare la Sua posizione sull’utilizzo dei servizi di localizzazione mediante il Suo dispositivo mobile, che potrà abilitare o disabilitare mediante l’applicazione mobile stessa così come le preferenze privacy nel Suo dispositivo mobile.
Lei ha altresì a disposizione scelte relative ad alcune delle tecnologie utilizzate per il tracciamento del Suo utilizzo dei Servizi Concur, ivi compresi i cookies o Google Analytics. Potrà esprimere il Suo diniego all’utilizzo dei cookies selezionando le apposite impostazioni del Suo browser o mediante gli eventuali altri meccanismi previsti. Si prega di notare che le impostazioni sono limitate al particolare browser installato sullo specifico dispositivo e che, di conseguenza, se utilizza i Servizi Concur con un browser o dispositivo diversi, ivi compreso un dispositivo mobile, potrà essere necessario disabilitare i cookies di tracciamento nei browser dei vari dispositivi utilizzati. Non potrà essere sempre possibile disabilitare i cookies nelle applicazioni mobili Concur. La disabilitazione dei cookie implica che non sarà in grado di utilizzare le piene funzionalità del relativo sito. Google Analytics potrà essere impiegato per la compilazione di report sull’attività del sito e per aiutare Concur a migliorare l’usabilità e la funzionalità dei Servizi Concur. Le informazioni sull’utilizzo di Google dei dati raccolti sono disponibili all’indirizzo https://www.google.com/policies/privacy/partners/. Google fornisce una Add-on per cancellare dal browser Google Analytics al seguente indirizzo: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en.
Può inoltre optare per collegare i Servizi Concur con altri prodotti Concur a cui si è abbonato singolarmente. Le applicazioni Concur quali TripIt o Hipmunk sono a Sua disposizione quali persona fisica, e nel caso in cui si è abbono e abbia configurato il Suo account con una o più di tali applicazioni potrà essere in grado di collegare tali servizi personali con il Suo account utente Servizi Concur.
COME VENGONO CONDIVISI I DATI PERSONALI
Concur potrà condividere i Dati Personali con le proprie affiliate globali e i loro agenti e fornitori di servizi integrati che collaborano alla fornitura dei Servizi Concur in tutto il mondo nella misura necessaria a mettere a disposizione i Servizi Concur.
I Dati Personali relativi a Lei e contenuti nei Servizi Concur sono a disposizione della Sua Società e degli altri utenti, soggetti o terzi a cui la Sua Società decida di fornire accesso. La Sua Società potrà ordinare a Concur di mettere le informazioni, ivi compresi i Dati Personali, a disposizione di terzi mediante le API Concur. Nella misura ammessa nel nostro contratto per i Servizi Concur, Concur potrà anche condividere i Dati Personali con business partner, fornitori di servizi, agenti terzi autorizzati o appaltatori per le finalità connesse alla fornitura dei Servizi Concur, ivi compresi l’elaborazione delle transazioni, l’hosting del sito web, supporto cliente o tecnico, o finalità di analisi
Concur non vende o cede a terzi i Dati Personali raccolti a fini di marketing, salvo l’utente abbia dato il suo specifico ed espresso consenso al trattamento. Per ulteriori informazioni su eventuali utilizzi dei Suoi Dati Personali per finalità di marketing, La preghiamo di consultare la Politica sulla Privacy di Concur all’indirizzo https://www.concur.com/en-us/privacy-policy.
Come illustrato innanzi, potrà scegliere di collegare i Servizi Concur a determinati siti o servizi terzi e di autorizzare l'accesso, quale mediante l’App Center Concur, iscrivendosi al My Travel Network o collegandosi ad applicazioni personali quali Triplt o Hipmunk. Quando collegati con Triplt, gli itinerari di viaggio saranno sincronizzati automaticamente tra i Suoi account. Quando sopra potrà comprendere i viaggi personali contenuti in Triplt a meno che Lei non decida di escludere tali viaggi. Quando collegato con Hipmunk, Concur e la Sua Società si scambieranno le informazioni di base sui viaggi che prenota e le informazioni di profilo e pagamento per metterLa nella condizione di ricevere sconti di viaggio e benefit aziendali, a seconda dei casi.
Concur potrà condividere i Dati Personali per indagare su, prevenire o prendere iniziative con riguardo ad attività illecite, presunte frodi, circostanze che implichino il pericolo per l’incolumità fisica di chicchessia, l’ottemperanza agli ordini di autorità o decisioni del giudice, o di quant’altro sia previsto dalla legge, nella misura ammessa dal nostro contratto per i Servizi Concur.
MODALITÀ DI TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI NEGLI USA
Concur gestisce i Servizi Concur da data center ubicati in diversi luoghi in tutto il mondo, ivi compresi gli Stati Uniti. L’utilizzo dei Servizi Concur potrà implicare che i Suoi Dati Personali possono essere trasferiti, utilizzati, trattati o archiviati negli Stati Uniti o qualsiasi altro paese di attività o stabilimento di Concur, dei suoi uffici o dei suoi call-center, anche in paesi privi di una normativa a tutela della privacy che offra una tutela equivalente a quella prevista dalla legge del Suo paese. Concur adotterà le misure finalizzate ad assicurarsi che i Dati Personali vengano trattati ai sensi delle disposizioni dei nostri contratti, ivi compresi eventuali contratti per il trattamento dei dati, quali i contratti intersocietari di trattamento dei dati tra le affiliate e la normativa applicabile in qualunque luogo i dati siano situati.
DIRITTI PER DETERMINATI UTENTI
Concur aderisce alla normativa sulla tutela dei dati applicabile nello Spazio Economico Europeo, la quale, nel caso sia applicabile a Lei, comprende i seguenti diritti:
In caso di domande o qualora intendiate esercitare uno di tali diritti dovrete prendere contatti con la Sua Società.
SICUREZZA E CUSTODIA DEI DATI PERSONALI
Concur impiega apposite tecnologie di sicurezza standard e misure organizzative per proteggere i Dati Personali da divulgazioni non autorizzate e conserverà i Dati Personali in database attivi per diversi periodi di tempo a seconda dei specifici Servizi Concur, la tipologia di dati e la normativa applicabile e le istruzioni del titolare del trattamento.
AGGIORNAMENTI E DOMANDE
Nel caso in cui Concur apporti eventuali modifiche alla presente Informativa sulla Privacy Concur pubblicherà tali modifiche e cambierà la data di “ultimo aggiornamento” di cui sopra. Concur potrà farlo senza preavviso ed in ogni momento. Nel caso in cui abbia domande o dubbi relativamente alla presente informativa privacy dovrete preliminarmente contattare la Sua Società. Nel caso in cui non riceva risposta alla Sua richiesta, potrà rivolgerla al coordinatore privacy di Concur all’indirizzo privacy-request@concur.com o alla Sua autorità per la protezione dei dati locale.
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